Helppokäyttöinen Sprint Retrospektiivinen Agenda-malli

Jos olet Googlessa etsinyt hakusanoilla “Sprint Retrospective Meeting Agenda Vorlage” tai “Was passiert in Sprint Retrospektive Meetings”, olet tullut juuri oikeaan paikkaan.

Tässä artikkelissa haluan ottaa sinut mukaan ja näyttää, miltä sprintin retrospektiivisen kokouksen esityslistat näyttävät. Näytän sinulle kaikki tärkeät seikat, jotka olemme oppineet yli 30 000 ketterän retrospektiivikokouksen aikana, mukaan lukien kuvakaappaukset ja ilmaisen suoran pääsyn, jos haluat itse laatia retrospektiiviagendan.

Ensinnäkin haluan esitellä sinulle erilaisia “rakennuspalikoita”, joita voit käyttää oman Scrum-retrospektiivin agendan laatimiseen. Tässä tapauksessa olen valinnut järjestyksen, joka muodostaa jo itsessään hyvän agendan ketterään retrospektiiviin. Muista kuitenkin, että voit halutessasi järjestellä näitä rakennuspalikoita uudelleen tai jopa jättää joitain pois, jotta voit silti luoda hyvän sprintin retrospektiivin agendan.
Mieti, kuinka paljon aikaa sinulla on jälkikäteen pidettävään kokoukseen ja haluatko sinä ja tiimisi tehdä kaikki nämä eri vaiheet.

Valmistele takautuva tarkastelu:

Ennen kuin voit järjestää onnistuneen retrospektiivin, sinun on ensin valmisteltava se. Tässä ensimmäisessä vaiheessa on erotettava toisistaan sinä istunnon järjestäjänä ja ne henkilöt, jotka osallistuvat istuntoon vain osallistujina.

 

1. Valitse sopiva retroformaatti

Olet ehkä kuullut “What Went Well Retrospective” -retrospektiivistä tai “Sailboat Retro” -retrospektiivistä. Molemmissa tapauksissa on kyse kysymyssarjasta, joka esitetään retrospektiivin aikana. Näitä kysymyksiä pidetään usein retrospektiivin ytimenä. Valmistele siis mieluiten joitain mielenkiintoisia kysymyksiä, joiden avulla tiimisi voi pohtia, mitä viimeisessä sprinttisysäyksessä tapahtui. Tätä tarkoitusta varten on olemassa monia retrospektiivimalleja. Olemme esimerkiksi kirjoittaneet artikkelin yli 50 retrospektiivimallista, ja Echometer-työkalussamme voit myös valita kaikkien näiden eri mallien välillä esiasetuksina.

Tässä tapauksessa näet vasemmalla puolella pienen valikoiman retrospektiivimalleja ja oikealla puolella näet, että jos päätät esimerkiksi “Keep, Stop, Start Retrospective” -retrospektiivin, voit silti mukauttaa kysymykset tiimisi tarpeisiin.

2. kerää tietoja

Kun olet valinnut sinulle ja tiimillesi sopivan mallin, lähetän mielelläni retrospektiivisen kyselyn tiimin jäsenille, jotta he voivat vastata retrospektiivissä esitettäviin kysymyksiin etukäteen. Tämä lyhentää retrospektiivin kestoa ja tekee siitä todistetusti onnistuneemman. Kyselyyn vastaaminen etukäteen ei kuitenkaan ole pakollista, vaan pikemminkin vaihtoehto, jos sinä ja tiimisi haluatte tehdä niin. Jos päätät lähettää kyselyn tiimisi jäsenille, voit tehdä sen Echometer-työkalussa yksinkertaisella hiiren napsautuksella.

Haluatko valmistella retrospektiivin itse hetkessä? Sitten sinun kannattaa tutustua ilmaiseen työkaluumme:

Retrospektiivin kulku:

Kun olet tehnyt kaikki valmistelut retrospektiiviä varten, sinä ja tiimisi voitte aloittaa sen. Tätä retrospektiiviprosessia käytän yleensä:

On tärkeää mainita tässä yhteydessä, että sinun ei tarvitse noudattaa tätä järjestystä, tai voit halutessasi jopa ohittaa osia. Voit yksinkertaisesti päättää, vastaavatko ne tiimisi tarpeita vai eivät.

 

3. jälkikäteen tapahtuva tarkastus / jäänmurtaja

Jotta retrospektiivi saadaan käyntiin ja kaikki oikealle tunnelmalle, käytämme niin sanottuja “jäänmurtajia”. Jäänmurtaja on yksinkertainen kysymys retrospektiivin alussa, jolla saadaan kaikki tiimin jäsenet mukaan ja annetaan heidän kertoa lyhyt tarina esimerkiksi viimeisistä työpäivistään. On tärkeää, että tämä vaihe ei kestä liian kauan. Yleensä esitämme pienen hauska kysymyksen ja annamme kaikille tiimin jäsenille 20 sekuntia aikaa miettiä sitä ja sitten 30 sekunnista minuuttiin aikaa puhua siitä. Yksi henkilökohtaisista suosikkijäänmurtajistani on “Mikä eläin - jäänmurtaja”.

Kuten näet, tämän ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on antaa kaikille tiimin jäsenille hyvä tunnelma ja ensimmäinen osallistuminen istuntoon. Näiden jäänmurtajien ei tarvitse välttämättä sisältää hauskoja eläinkuvia, vaan ne voivat olla myös yksinkertainen kysymys, kuten “Miten päiväsi on sujunut tähän mennessä?”.

Mutta jos sinulla on mahdollisuus tehdä siitä hauskempaa, miksipä ei?

Echometer-työkalussa voit valita eri jäänmurtajamalleista, kuten “Mikä eläin - jäänmurtaja”, tai voit jopa aloittaa retrospektiivin satunnaisesti valitulla jäänmurtajalla tuodaksesi lisää vaihtelua.

4. Toimintakatsaus (toimintakohta)

Lyhyen sisäänkirjautumisen jälkeen seuraava vaihe sprinttiretrospektiivikokouksissani on niin sanottu “toimintakohdan tarkistus”. Yksinkertaisin sanoin ilmaistuna kaikki toimenpiteet, joista viimeisessä sprintissä päätettiin, käsitellään lyhyesti.
Jos tämä on ensimmäinen retrospektiivi tiimin kanssa, etkä ole vielä laatinut toimintakohteita, voit ohittaa tämän vaiheen. Palaan siihen myöhemmin, kun on aika muotoilla uusia toimintakohteita.
Jos sinulla on jo toimintakohteita, sinun on nyt tarkistettava kunkin toimintakohteen kohdalla:

- Olemmeko toteuttaneet toiminnon suunnitellusti? (“Check”)
- Pitääkö meidän varata siihen enemmän aikaa? (“Re-Do”)
- Hylkäämmekö toiminnon uusien tietojen perusteella? (“Cancle”)

Meidän työkalussamme se näyttää jotakuinkin tältä:

Kun olet tarkistanut kaikki toimintakohdat, pääset sprintin retrospektiivikokouksen agendan seuraavaan vaiheeseen…

 

5. tiedonkeruu 2.0

Jos et ole tehnyt sitä jo ennen retrospektiiviä kyselytutkimuksen avulla, tiimisi voi nyt vastata kaikkiin valitsemasi retrospektiivimallin kysymyksiin.

Yleensä emme vain vastaa retrospektiivikysymyksiin, vaan sekoitamme satunnaisesti kaksi niin sanottua “Health Check” -kysymystä mitataksemme tiimin tunnelmaa eri aiheista:

Näin sinulla on mahdollisuus mitata tiimisi terveydentilaa paitsi pistemäisesti myös ajan mittaan. Echometer-työkalussa luodaan automaattinen tilasto, joka mittaa, kuinka “terve” tiimisi on tällä hetkellä verrattuna muihin ajanjaksoihin. Näin voit tunnistaa varhaiset hälytysmerkit ja ryhtyä vastatoimiin ennen kuin tiimin suorituskyky heikkenee.

Kun olet valmis tietojen keräämisen kanssa, annan yleensä jokaiselle tiimin jäsenelle mahdollisuuden esitellä vastauksensa lyhyesti. Tämän tarkoituksena on vain saada nopea ensivaikutelma, eikä vielä syventyä vastauksiin. Se tapahtuu vasta seuraavassa vaiheessa…

6. oivallus ja toiminnan suunnittelu

Tässä vaiheessa Sprint Retrospective Meetingin asialistaa haluamme syventyä tiimin jäsenten vastauksiin. Lähestyäksemme tätä strategisesti annamme tiimin jäsenille ensin mahdollisuuden äänestää siitä, mitä kohtia he haluavat käsitellä syvällisemmin jälkikäteen. Me Echometer:ssä teemme tämän antamalla tiimin jäsenille äänestyspisteitä, jotka he voivat yksilöllisesti antaa vastauksille. Työkalumme laskee automaattisesti, kuinka monta äänestyspistettä jaamme kullekin jäsenelle, jotta kokous pysyy tehokkaana (esimerkissä 2 ääntä käyttäjää kohden on korostettu sinisellä).

Sen jälkeen puhumme vastauksista, joita olemme äänestäneet. Keskustellessamme sitten yksittäisistä kohdista kehitämme toimenpiteitä tiimityön parantamiseksi. Nämä ovat niin kutsuttuja “Action Items” -kohtia, jotka haluamme toteuttaa sprinttisysklissä ja tarkistaa uudelleen seuraavassa retrospektiivissä. Kuten kuvasta näet, työkalussamme Action Items -kohdat voidaan liittää suoraan kokouspisteisiin.

Nyt kun olemme luoneet uusia Action Items -kohtia seuraavaa sprinttisysliä varten, on enää yksi pieni, mutta hieno askel jäljellä…

7. takautuva palaute

Vaikka retrospektiivi on ohi, haluamme käyttää tilaisuutta hyväksenne ja oppia siitä. Sinulle, joka olet retrospektiivin ohjaaja, kuuluu retrospektiivin toteuttamisen lisäksi myös sen varmistaminen, että se on joka kerta parempi ja mukautettu tiimillesi sopivaksi. Tätä varten me Echometer:ssä pyydämme yksinkertaisesti niin sanottua ROTI-pistemäärää. ROTI-pistemäärä (return on time invested) on subjektiivinen mittari, jossa osallistujat voivat arvioida retrospektiiviä asteikolla 1-10. Näin saat nopean palautteen siitä, kuinka hyvä retrospektiivi oli, ja voit myös verrata, miten ROTI-pistemäärä käyttäytyy ajan mittaan, jotta näet, onko yleinen mieliala menossa oikeaan suuntaan.

Toivottavasti pystyin antamaan sinulle hyvän yleiskuvan siitä, miten suunnittelen ja toteutan retrospektiiviset kokoukseni mahdollisimman lyhyessä ajassa. Jos olet kiinnostunut suunnittelemaan omat sprintin retrospektiivisi ammattimaisesti, voit tehdä sen ilmaiseksi Echometer-työkalussamme.
Muista, että tässä esitellyt työkalut ovat vain näyte koko Echometer-universumin kirjosta. Taulut, tilastot ja Terveystarkastus-tutka ovat vain muutamia esimerkkejä.
Joten älä epäröi, klikkaa vain painiketta ja kokeile työkalua ilman rekisteröitymistä: