10 vinkkiä retrospektiivien toteuttamiseen suurissa tiimeissä tai ryhmissä

Retrospektiivien helpottaminen pienessä tiimissä tai ryhmässä voi olla jo haastavaa. Tai hyvin vähän aikaa . Mutta entä retrospektiivit suurissa tiimeissä? Ne ovat yleensä paljon vaativampia. 

Ennen kuin kehitimme retrospektiivien työkalumme, kokosimme monipuolista kokemusta suurempien ryhmien kanssa - usein meillä oli asiakkaan puolelta vaatimuksia, että kokonaisen alueen (usein yli 15 henkilöä) tulisi osallistua retroon.

Siksi haluaisin ensiksi kertoa, mitä haasteita kokemuksemme mukaan on ilmennyt näissä suuremmissa tiimeissä tai ryhmissä.

Retrospektiivien haasteet suurissa tiimeissä tai ryhmissä

1. keskusteluilmapiiri

Kun osallistujia on paljon, osallistujat tuntevat toisensa usein vain vähän arkielämästä. Pienissä ryhmissä voidaan yleensä luottaa luottamukselliseen ja avoimeen keskusteluilmapiiriin, mutta suurissa ryhmissä tämä on usein vaikeampaa. Tosin juuri tämä luottamuksellinen ilmapiiri on yksi tärkeimmistä menestyksekkäiden tiimien menestystekijöistä: Ryhmän psykologinen turvallisuus .

2. sitoutuminen ja keskustelujen jakelu

Samalla jokaisen yksilön on helpompi vetäytyä keskusteluista. Moderaattorina sinun on oltava paljon huolellisempi sen suhteen, että kaikki osallistujat ovat sitoutuneita, että he pystyvät antamaan panoksensa ja että keskustelun jakautuminen on kohtuullisen tasapainoinen.

3. ajanhallinta

Mitä enemmän tiimin jäseniä, sitä enemmän aiheita voidaan tuoda pöytään. Aikataulutus on siksi olennaisen tärkeää, jotta kaikki aiheet voidaan ottaa asianmukaisesti huomioon.

Tilaisuudet retrospektiivien järjestämiseksi suurissa tiimeissä tai ryhmissä

Joskus sinulla ei kuitenkaan ole vaihtoehtoja, ja sinun on kohdattava nämä haasteet. Käytännössä näemme suurissa tiimeissä tyypillisesti seuraavia tilanteita, joissa retrospektiivit ovat tarpeen:

• Suuri tiimi ei yksinkertaisesti jakaudu mihinkään muihin pitkäaikaisiin alaryhmiin. Scrum-oppaan mukaan 9 tai useamman jäsenen tiimiä pidetään “liian suurena”.
• Alue, joka koostuu useista pienistä tiimeistä, jotka haluavat myös toteuttaa yhteisen retron. Tätä kutsutaan “kokonaisretroksi” tai “retrojen retroksi”.

Seuraavat vinkit ovat hyödyllisiä molemmissa tilanteissa. 

10 vinkkiä retrospektiivien toteuttamiseen suurissa tiimeissä tai ryhmissä

Tässä ovat vinkkimme suurten tiimien retrospektiiveihin!

Vinkki 1: Kysele retrospektiivin osallistujaryhmältä.

Retrospektiivi suuressa piirissä olisi ehdottomasti kyseenalaistettava. Ovatko reunaehdot todella muuttumattomia? Eikö ole mitään järkevää vaihtoehtoa?

Suurten tiimien tai ryhmien kohdalla ensimmäinen kysymys olisi, eikö tiimiä voisi jakaa temaattisesti. Emme ole faneja siitä, että kaikki noudattaa tiukasti oppikirjaa (tai tässä tapauksessa Scrum Guidea), mutta rajaus 9 tiimin jäseneen ei ole sattumaa - tähän kokoon asti tuottava retrospektiivi voidaan toteuttaa ilman rajoituksia. Varsinkin jos määrä on huomattavasti suurempi, tiimin kokoonpano tulisi kyseenalaistaa.

Useiden joukkueiden “yleisretroissa” usein käytetty “temppu” on se, että kukin joukkue lähettää isolle kierrokselle vain edustajiaan. Tällä tavoin suuri kierros voidaan pitää hallittavana ainakin osallistujien määrän suhteen. Tiimien edustajien nimeämistä “Overall Retrossa” kutsutaan myös “Scrum of Scrumiksi” toisessa kehyksessä, nimittäin täällä: LeSS-kehys.

Vihje 2: Tarkkaile luottamuksellista suhdetta

• Vaikka ryhmä olisi hyvin suuri, sen sisältö (toimenpiteitä lukuun ottamatta) pysyy luottamuksellisena. → Tästä olisi huomautettava moderoinnissa.
• Hyödynnä lyhyt check-in rentoutuneen ilmapiirin luomiseksi -  vaikka aikaa olisi vähän . 

Vinkki 3: Ota joukkueen koko huomioon aikataulussa

Mitä suurempi ryhmä on, sitä enemmän aiheita ja sitä pitkäkestoisempia keskustelut ovat.

Pieni ryhmä voi siis tottua siihen, että se voi tehdä jälkikäteen tarkastelun tunnissa, mutta suuremmissa ryhmissä tämä ei ole mahdollista.

Tarvittava ajanjakso riippuu suuresti takautuvan tarkastelun valitusta muodosta ja menetelmästä. Kokemuksemme mukaan aikarajat ovat seuraavat:

Jälkikäteisarviointien tavanomaiset ajanjaksot ryhmän koosta riippuen.

• 5 tai vähemmän osallistujaa → 45 - 90 minuuttia
• 6–10 osallistujaa → 60–120 minuuttia
• 10–20 tai enemmän osallistujaa → 90–180 minuuttia

Kokeile vapaasti itse timeboxingia saadaksesi siitä tuntuman. Varaa kuitenkin varsinkin alussa mieluummin hieman enemmän aikaa kuin liian vähän ja katso sitten, mitä vaiheita mahdollisesti voidaan optimoida - seuraavat vinkit voivat olla hyödyllisiä!

Vinkki 4: Rinnakkaisuus aiheiden ja ideoiden keräämisessä

Aiheiden ja ideoiden etsimisen rinnakkaistamiseen voidaan käyttää formaatteja tai menetelmiä, kuten “1-2-4-All”. Miten se toimii?

Jokainen pohtii ensin itse yksilöllisesti aihetta tai kysymystä - esimerkiksi 2 minuuttia (1). Sitten jokainen osallistuja etsii itselleen partnerin kerättyjen ajatusten vaihtoa varten (2), ennen kuin kokoonnutaan neljän hengen ryhmiin (4) ja lopuksi esitellään kerätyt ideat priorisoidussa muodossa ryhmässä (All). 

Löydät tarkemmat ohjeet 1-2-4-All-ohjelmasta tältä sivulta: Vapauttavat rakenteet.

Vinkki 5: Mach Health Check Retrot

Monipuolinen, jännittävä ja arvokas retro suurissa ryhmissä voi olla myös niin sanottu Health Check-retro. Siinä sprintin laatua arvioidaan laadullisen sijaan määrällisesti.

 

Menettely on siis seuraava:

1. Esitetään konkreettisia lausuntoja.
2. Jokainen tiimin jäsen arvioi lausunnot lyhyesti ja ytimekkäästi anonyymisti kyselyasteikolla - kuinka samaa mieltä olet asteikolla 1–7?
3. Valinnainen: Tuloksista keskustellaan. Kerätään positiivisia ja negatiivisia esimerkkejä, jotka voivat selittää tuloksia. Tämä osa saattaa kestää suhteellisen kauan.
4. Nyt suoritetaan suora priorisointi, jossa jokainen tiimin jäsen äänestää nimettömänä siitä, mitkä väittämistä vaativat eniten toimia (lue lisää: Paras ilmainen työkalu anonyymeihin retrospektiiveihin ).
5. Vain eniten ääniä saanut lausuma kirjataan toimeksi.

Tämän menetelmän etuna on se, että kaikkien ei tarvitse sanoa jotain. Sen sijaan saat käsityksen suuresta ryhmästä muutamalla klikkauksella (sekä arvioinnissa, vaihe 2, että priorisoinnissa, vaihe 4).

 

Ainoa tärkeä asia on, että ryhmän arvioimat lausumat on valittu hyvin. Tässä on kaksi vinkkiä:
Tutustu ensin ilmaiseen rakennussarjaamme, josta saat inspiraatiota: Team Health Check rakennussarja .

 

Toiseksi, voit myös suorittaa erilaisia Health Check-retroja suoraan Retro Tool Echometer -työkalulla: Luettelo Health Check Retro-menetelmistä . Tässä on esimerkiksi tiimihenkeä käsittelevä Health Check Retro - kokeile ihmeessä:

Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.

• Arvostus: Arvostamme kollegojemme saavutuksia ja panosta.
• Tiimihenki: Tiimissämme vallitsee luottamuksellinen työilmapiiri.
• Läpinäkyvyys: Tiimissäni kaikki tietävät, kuka työskentelee minkäkin asian parissa.
• Rentoutuminen ja tauot: Minulla on riittävästi tilaa tauoille, joissa voin ottaa uutta energiaa.
• Kokouskulttuuri: Kokouksemme ovat hyvin jäsenneltyjä ja jättävät silti tilaa luovuudelle ja uusille ideoille.
• Tuki: Tiimissäni jokainen tiimin jäsen jakaa henkilökohtaista tietämystään ja kokemustaan.

Vinkki 6: Kokeile Echometeria

Suurten ryhmien retrojen suorittamisessa on hyvä tuki hyvät retrotyökalut (katso luettelo): 14 Retro-työkalut vertailussa ). Ne voivat vähentää huomattavasti työmäärääsi - sisältäen palautteen keräämisen ennen retroa ja toimenpiteiden priorisoinnin.

Haluan erityisesti mainita työkalun, jonka kehittämisessä olin itse mukana: EchometerSiinä yhdistyvät psykologian oivallukset ja Agile:n parhaat käytännöt, joiden avulla tiimin Health Check:stä saadaan paras mahdollinen hyöty irti. 

Annamme sinulle konkreettisia ohjeita työkalussa, miten hyviä toimenpiteitä johdetaan - ja sitä voidaan käyttää sekä online-etänä että offline-tilassa.

Muuten, voit tehdä retroa isossa tiimissä työkalullamme ilman sinun tai tiimisi kirjautumista.

Tällä painikkeella voit avata työkalun suoraan, valita retromenetelmän ja kutsua ryhmän linkin kautta ( Yli 30 takautuvaa menetelmää mahdollista ):

Kun olet päässyt retron loppuun, voit halutessasi luoda ilmaisen tilin tulosten tallentamista varten.

Jos haluat ensin oppia lisää tai aloittaa heti oikean kokeilun - Lue lisää täältä / aloita täältä ilmaiseksi.

Vinkki 7: Käytä taukotilaisuuksia

Nyt aiheet on siis koottu ja karkeasti priorisoitu - suuresta tiimistä tai ryhmästä huolimatta. Seuraavaksi aiheet tulisi analysoida yksityiskohtaisesti, jotta voidaan päätellä, millä pienillä toimenpiteillä voitaisiin saavuttaa parannus. 

Tämä on erityisen hankalaa. Mitä suurempi osallistujaryhmä on, sitä todennäköisempää on, että käsiteltävät aiheet eivät koske kaikkia. Näin ollen vain murto-osa ryhmän jäsenistä voi osallistua aiheeseen. 

Sen vuoksi olisi johdonmukaisesti ulkoistettava tai rinnakkaistettava tiettyjen sellaisten aiheiden käsittely, jotka eivät koske kaikkia ryhmän jäseniä yhtä paljon.

Meillä on erittäin hyviä kokemuksia siitä, että tähän käytetään breakout-sessioita: Aiheet määritellään ja itseorganisoituvat pienryhmät saavat työskennellä niiden parissa. Jokainen osallistuja voi vapaasti liittyä ryhmään ja poistua siitä - aivan kuten tässä: Avoimen tilan muoto.

Näin kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluihin, joihin he voivat aktiivisesti osallistua. Kun keskustelutilaisuuksien tulokset esitellään, parhaassa tapauksessa syntyy konkreettinen toimenpide, joka voidaan toteuttaa suoraan seuraavassa sprintissä. Jos ehdotetut toimenpiteet vaikuttavat uskottavilta ja toteuttamisen arvoisilta koko osallistujaryhmän kannalta, toimenpiteet katsotaan päätetyksi. 

Voi kuitenkin yhtä hyvin olla, että pieni ryhmä ei ole vielä pystynyt tekemään lopullista toimintaehdotusta. Tällaisissa tapauksissa voidaan päättää, että ryhmäkeskustelua jatketaan retrospektiivin ulkopuolella, jos osallistujat pitävät sitä hyödyllisenä.

Varo “puolikkaita” toimenpiteitä

Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin puoliksi harkittu toimenpide, joka on luotu paineen alla ja jota kukaan ei sitten halua hoitaa. Kokemuksemme mukaan onkin erittäin tärkeää huomauttaa suuren tiimin tai ryhmän moderoinnissa, että päätös pitää toinen taukotilaisuus retrospektiivin ulkopuolella voi olla oikeutettu toimenpide, jolla voidaan valottaa aihetta lisää, jos sitä ei ole vielä voitu lopullisesti analysoida retrospektiivin aikataulussa.

Vihje 8: Kerää palautetta etukäteen

Palautteen kerääminen eli “tiedonkeruuvaihe” voi sitoa arvokasta aikaa jälkikäteen tarkasteluun, jonka voisi itse asiassa ulkoistaa etukäteen pyytämällä palautetta jälkikäteen tarkastelua edeltävässä vaiheessa.

Jotta palautepyyntö voidaan jäsentää etukäteen, on usein hyvä idea yhdistää suljettuja kysymyksiä avoimiin kysymyksiin. Näin saat määrällistä palautetta tietyistä näkökohdista ja sinulla on tiimin jäsenenä edelleen mahdollisuus tuoda avoimesti omia aiheita avoimien kysymysten kautta. Spotify käyttää edelläkävijänä myös kohdennettuja suljettuja kysymyksiä, joiden tuloksille he ovat antaneet seuraavan nimen: Ryhmä Health Check.

Olemme muuten kehittäneet työkalun, joka voi tukea sinua retrospektiivissä suurissa tiimeissä. Löydät lisätietoja siitä suoraan alta.

Retrot pienissä ryhmissä ovat parempi ratkaisu

Yli 30 000 retrospektiiviä käsittänyt tutkimuksemme osoittaa selvästi, että tulokset ovat yleensä parempia / osallistujat ovat tyytyväisempiä formaattiin, kun ryhmä on pienempi:

 

Näytä 30 000 retrospektiiviä koskeva tutkimus

 

Päätelmä

Olet varmaan ymmärtänyt, että emme suosittele liian suurta osallistujamäärää retrospektiivien järjestämisessä alussa esitetyistä syistä. Haaste: Retro-tapahtuman isännöinti .

Samalla toivomme, että rinnakkaistamista koskevien vinkkien avulla saatte parhaan mahdollisen hyödyn suurista retrospektiiveistä. Juuri silloin, kun suuri tiimi on tottunut retroryhmän kokoonpanoon, siitä voi tulla ajan myötä yhä helpompaa, ja formaatista voi tulla - haasteista huolimatta - menestys.

Muuten: Jos etsit vielä vaihtelua retroosiisi yleensä, voit tutustua myös tähän artikkeliin: 3 retro-menetelmää yllätysvaikutuksella .

Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).

Yksi parhaista menetelmistä tiimin jäsenten ketterän ajattelutavan kestävään kehittämiseen on muuten ketterän Health Checkin käyttöönotto. Ilmainen Team-Health Check -työkalupakkimme voi auttaa sinua esittämään oikeat kysymykset - klikkaa itsesi läpi: Team-Health Check rakennussarja.

Jos etsit vielä sopivaa retrotaulua (jossa on yli 60 retromenetelmää), artikkelimme voi auttaa sinua aiheen parissa: Vertailun parhaat retrolevyt.