4 vinkkiä hybriditiimien retrospektiiveihin

Monet tiimit työskentelivät Corona-pandemian aikana täysin etänä tai kotitoimistoissa. Pikkuhiljaa jotkin yritykset ovat siirtymässä “takaisin toimistoon” tai hybridi-työmalliin: osa on paikan päällä, osa kotitoimistossa. Koska ajoitus ja “miten” ovat usein epäselviä, myös hybriditiimien retroformaatteja on vaikea suunnitella. Miten siis Agile-valmentajat ja Scrum Masterit voivat parhaiten suunnitella retrospektiivejä hybridi-, toimipaikkakohtaisissa tai etäyhteydellä toimivissa kokoonpanoissa?

Tässä on yhteenveto tärkeimmistä eroista ja vinkkejä retromenetelmiin ja -formaatteihin.

🔮 Hybridityöskentelyn luvut ja näkymät ketterissä tiimeissä

Mutta ensin lyhyesti kysymykseen: Onko hajautettu työskentely edes tulevaisuuden malli ketterissä tiimeissä? Erityisesti “tietotyön” alalla Gartnerin mukaan puolet maailman miljardista työntekijästä tekee jo etätyötä.. On luonnollista kysyä, miten tämä “etätyöskentely” kehittyy koronan jälkeen, työskentelevätkö tiimit jälleen kokonaan “paikan päällä” vai pikemminkin hybridimallissa. Ketterien tiimien kyselyt ovat kuitenkin “Agile:n tila” -tutkimus Selvä:

• Vain 3 % ilmoittaa, että he aikovat palata toimistoon kokopäiväisesti.
• 25 % vastaajista sanoo jatkavansa etätyötä täysin etätyönä myös COVID-pandemian jälkeisessä maailmassa.
• 56 % käyttää mieluummin yhdistelmämenetelmää, jossa palataan toimistoon säännöllisesti mutta ei päivittäin.

Koska meillä on vahvat työntekijämarkkinat erityisesti tietotyön alalla, yritykset saattavat joutua vastaamaan näihin työntekijöiden toiveisiin pysyäkseen kilpailukykyisinä työmarkkinoilla ja välttääkseen lahjakkuuksien menettämisen. Siksi kannattaa perehtyä hajautettuihin ja hybridityömalleihin. Tässä siis vinkkimme hybridiretroihin:

Lue lisää

☝️ Vinkki 1: Selvitä retron asetukset etukäteen.

Monet eivät ole tietoisia tästä, mutta se on todistettu kerta toisensa jälkeen perinteisesti hybridimuotoisissa etäorganisaatioissa, kuten Gitlabissa: Paras asetelma “hybridityöskentelyä” varten on asettaa kaikki viestintä “etänä ensin”.

Jos sinulla on siis tiimi, jonka jäsenet työskentelevät kotona tai kentällä, kannattaa aloittaa heti kaikki viestintä ja dokumentointi. “etäältä ensin” jotka on laadittava. Tämä voi tuntua kalliilta lyhyellä aikavälillä, mutta se maksaa itsensä takaisin pitkällä aikavälillä.

Jos tiimisi siis päättää käyttää hybridimallia, sinun on sitouduttava tekemään se oikein. Ketterässä tiimissä tämä tarkoittaa, että myös retrospektiivien on täytettävä tämä “etänä ensin” -vaatimus.

Mutta mitä tapahtuu, kun osa kollegoista on paikan päällä retrossa ja osa etänä?

☝️ Vinkki 2: Yhtäläinen vuorovaikutus etä- ja paikan päällä oleville osallistujille.

Retrospektiivin tavoitteena on aina luoda kaikille osallistujille samat, mahdollisimman matalat esteet keskusteluun osallistumiselle. Kokemus on osoittanut, että hybridiretrospektiiveissä on kaksi erilaista menetelmää tämän tavoitteen saavuttamiseksi:

Retro Menetelmä 1: Kaikki osallistujat soittavat erikseen.

Tässä retrometodissa kaikki tiimin jäsenet osallistuvat verkkokokoukseen erikseen - myös ne tiimin jäsenet, jotka ovat paikalla toimistossa ja jotka voisivat periaatteessa kokoontua yhdessä tilaan. Näin kaikille osallistujille on tarjolla sama kokoonpano. Miksi kaikkia toimistossa olevia kollegoita ei pitäisi sijoittaa neuvotteluhuoneeseen? Koska se luo kaksiluokkaisen dynamiikan, jossa etäkollegat syrjäytyvät monissa vuorovaikutustilanteissa. Jokainen, joka on kokeillut tätä kokoonpanoa “osittain tilassa, osittain videoneuvottelun kautta”, tietää mistä puhumme.

Retro-menetelmä 2: Digitaalinen kanava myös paikan päällä retroissa

Vaikka menetelmä 1 on “etäältä ensin” -logiikan mukaan suositeltavin vaihtoehto, emme halua riistää sinulta ainakaan menetelmää 2: Jos osa tiimistä on yhdessä huoneessa, vuorovaikutuksen pitäisi olla vähintäänkin mahdollisimman tasavertaista kaikille. Fyysinen valkotaulu ei sovellu tähän. Parempia vaihtoehtoja ovat verkossa olevat valkotaulut (kuten Miro), live engagement -työkalut (kuten Mentimeter) tai yksinkertaisesti vain Echometer - joka yhdistää whiteboard- ja live-engagement-toiminnot. Periaatteessa on tietysti myös varmistettava, että retromuoto (“Keep, Stop, Start” jne.) on ajateltavissa hajautetulle tiimille. Täältä löydät lisää vastaavia, luovia retrospektiivisiä menetelmiä kuten Skribbl tai Johari-ikkuna.

☝️ Vinkki 3 hybriditiimien retrospektiiveihin: Ota tiimi mukaan suunnitteluun.

Tämä vinkki on itsestään selvä, mutta se jätetään usein huomiotta: kysy tiimiltä avoimesti, miten he kuvittelevat hybridiretrospektiivit. Scrum Masterina tai Agile-valmentajana et ole yksin vastuussa retrospektiivimenetelmästä, vaan koko tiimistä.

Tämä toimii hyvin etä-, hybridi- ja paikan päällä tapahtuvissa retrospektiiveissä: Kysy retrospektiivin tarkastuksessa “sijoitetun ajan tuottoa” (Return on Time Invest, ROTI) asteikolla 0:sta (erittäin huonosti sijoitettu aika) 10:een (erittäin hyvin sijoitettu aika) ja kysy arvosanan syytä. Näin luot puitteet, joiden avulla tiimin tuoreet vaikutelmat voidaan kirjata suoraan retrospektiivin lopussa.

☝️ Vinkki 4: Yksi alusta kaikille retroasetuksille (etä-, hybridi- ja paikan päällä tapahtuville).

Etäyhteydet etusijalle -periaatteen mukaisesti olisi oltava digitaalinen retroarkisto, johon kaikki kollegat pääsevät käsiksi.

Tämän pitäisi dokumentoida sekä paikan päällä tapahtuvat jälkikäteiskäynnit, hybridikäynnit että täydelliset etäkäynnit.

Tämä dokumentaatio on erittäin hyödyllinen, kun halutaan havainnollistaa tiimin kehitystä ajan mittaan. Usein olemme kuulleet vanhempien retrospektiivien tarkastelun jälkeen sellaisia asioita kuin “Vau, se olikin suurin haasteemme vuosi sitten?”

Vastaavilla onnistumisen hetkillä on suuri vaikutus siihen, että ketterien menetelmien tuoma lisäarvo tulee konkreettiseksi ja siten sitoutuminen ketteriin menetelmiin lisääntyy.

Echometer tarjoaa alustan, joka tukee kaikkia hybridiretroformaatteja valmistelusta, toteutuksesta seurantaan.

Echometer:n avulla voit:

• Kerää palautetta kyselyllä jo etukäteen ja asynkronisesti retrospektiivin aikana 💬
• Kerää palautetta livenä retrospektiivin aikana ja aloita äänestykset - UUTTA: tämä on nyt erittäin kätevää osallistujille myös älypuhelimella 📲
• Saat automaattisesti ROTI:n jokaisesta retrospektiivistä ja näet, miten eri muotojen laatu koetaan 📊
• Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, sinulla on napin painalluksella yhtenäinen dokumentaatio kaikista retrospektiiveistäsi, mukaan lukien 😮‍💨

Yhtenäisen alustan ansiosta tiimin kehittäminen on avoimempaa kaikille osallistujille, ja tiimillä on eri työkalujen sijaan vain yksi kokonaisvaltainen ratkaisu jatkuvaan tiimin kehittämiseen. 🚀

Voit muuten suorittaa retrospektiivin työkalullamme ilman, että sinun tai tiimisi tarvitsee kirjautua sisään, ja vain kokeilla sitä. Tämän painikkeen kautta voit esimerkiksi suorittaa retrospektiivin 5 ketterästä Scrum-arvosta:

Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.

• Rohkeus: Arvostamme sitä, kun joku osoittaa rohkeutta.
• Kunnioitus: Arvostamme toistemme ajatuksia, vaikka olisimme eri mieltä.
• Sitoutuminen: Jokainen tiimin jäsen pyrkii pitämään lupauksensa.
• Keskittyminen: Emme anna itsemme häiritä itseämme sprinttitavoitteen tavoittelusta.
• Avoimuus: Olemme avoimia rakentavalle palautteelle ja voimme kasvaa siitä.

Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).

Yksi parhaista menetelmistä tiimin jäsenten ketterän ajattelutavan kehittämiseksi kestävästi on muuten ketterän kuntotarkastuksen toteuttaminen. Meidän ilmainen Team-Health Check-rakennussarja voi auttaa sinua esittämään oikeat kysymykset - klikkaa itsesi vain läpi.