10 vinkkiä hyviin takautuviin toimenpiteisiin, mukaan lukien esimerkit

Retrospektiiveissä puhutaan paljon – mutta johtaako tiimi retrospektiivin keskustelusta myös hyviin toimenpiteisiin? Hyvien toimenpiteiden johtaminen usein ratkaisee, havaitaanko retrospektiivit tiimin “puhekokouksena” vai arvokkaana aikana tiimin sprintissä. Nämä ovat siten läheisessä yhteydessä siihen, kuinka paljon molemmat hyötyvät ketteristä menetelmistä: Ketterä tiimi ja organisaatiokulttuuri .

Siksi haluamme tässä artikkelissa jakaa 7 käytännön vinkkiä siitä, miten voit saada aikaan todella mielekkäitä toimia eläkeläisiltäsi, jotka todella auttavat tiimiäsi. Ja mitä virheitä sinun kannattaa välttää. Yksi asia ensin:

Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).

Vinkki 1 hyvien toimenpiteiden saamiseksi retrospektiiveistä: Toimenpiteissä pätee laatu määrän sijasta

Retrospektiivin tavoitteena ei ole, että jokainen tiimin jäsen ottaa siitä mukaansa ainakin yhden tehtävän. Sen sijaan retrospektiivin tavoitteena pitäisi olla kehittää tiimissä yhteinen käsitys siitä, mitkä ovat tiimin kannalta keskeisimmät asiat. 

Kun toimenpiteiden määrä kasvaa, kasvaa myös riski, että toimenpiteet kiinnostavat vain yksittäisiä henkilöitä mutta ovat suhteellisen merkityksettömiä koko ryhmän kannalta. Tällöin todennäköisyys, että tiimi käyttää aikaa täytäntöönpanon ja tehokkuuden yhteiseen seurantaan, vähenee. Ajan mittaan toimenpiteet jäävät sivuun, ja syntyy tunne, että jälkikäteen toteutetuilla toimenpiteillä ei ole sitovaa vaikutusta.

Parempi lähestymistapa: pyrkikää retrospektiivissä tunnistamaan kolme tärkeintä asiaa, joiden osalta kannattaa ryhtyä toimenpiteisiin, ja muotoilkaa ne niin, että niiden toteuttaminen on todella merkityksellistä tiimin kannalta.

Vinkki 2: Priorisoi ensin retrospektiiveissä, määritä sitten toimenpiteet

Miten siis onnistut parantamaan toimenpiteiden laatua?

Retrospektiivi koostuu eri vaiheista hyvästä syystä: Retron 5 vaihetta . Ei ole sattumaa, että toimenpiteiden johtaminen on lopussa. Siitä huolimatta meilläkin on säännöllisesti kiusaus ajatella toimenpiteitä jo varhaisessa vaiheessa palautteen selvittämistä ja haluta kirjata ne ylös. 

Toimenpiteiden kirjaaminen liian varhaisessa vaiheessa retroa voi nopeasti muodostua ongelmaksi. Tämä johtuu siitä, että kerätyn palautteen ja aiheiden priorisointi jää tärkeäksi vaiheeksi. Vasta priorisoinnin jälkeen tiedetään, mitkä aiheet ovat tiimin kannalta kiireellisimpiä, ja voidaan muodostaa sopiva top 3 -prioriteettiluettelo.

Siksi vinkkimme on kirjata ylös toimenpideideoita retron ensimmäisellä puoliskolla ILMAN lopputoimenpiteen määrittelyä. Toimenpiteiden määrittelyn tulisi tapahtua vasta priorisoinnin jälkeen. Tervetullut sivuvaikutus: johdonmukainen kieltäytyminen keskustelemasta toimenpiteistä retron ensimmäisellä puoliskolla on myös suuri hyöty aikataulujen laatimiselle.

Vinkki 3: Vain konkreettisia toimenpiteitä (katso esimerkkejä)

Ehkä olet kuullut saman asian: “No, kirjataan toimenpiteeksi ‘Kaikki kiinnittävät huomiota siihen, että ovat mukavampia’”. Ei ihme, että retrospektiivien ei koeta tuovan lisäarvoa, kun toimenpiteiden muotoilu on niin epämääräistä ja epäystävällistä.

Jos asia on todella niin tärkeä, että se on päässyt kolmen tärkeimmän joukkoon priorisoinnissa, on myös pyrittävä muotoilemaan toimenpide SMART-luokitukseksi. Kaikki tietävät sen nykyään, ja sitä olisi sovellettava standardina myös retrospektiivien toimenpiteisiin: SMART-kriteerit.

Joidenkin aiheiden kohdalla voi tuntua vaikealta muotoilla konkreettisia toimenpiteitä. Seuraavassa on muutama esimerkki siitä, mitä kannattaa ja mitä ei kannata tehdä toimenpiteitä muotoiltaessa:

Ei niin:	Mutta näin:
Kaikki huolehtivat siitä, että ovat ystävällisempiä toisilleen.	Ensi viikolla: Tarkistetaan jokaisen tapaamisen jälkeen, jotta voidaan ilmaista arvostus ja pohtia keskustelua.
Enemmän empatiaa videopuheluissa	Ensi viikolla kaikki laittavat kameransa päälle.
Parempi työnkuvaus	Järjestäkää ensi viikolla työpaja, jossa laajennetaan “Valmiin määritelmää”.
Pääset asiaan nopeammin Dailyissä	Kokeile seuraavaan retroon asti 2 minuutin aikarajoitusta per henkilö Dailyissä.

Tärkeää toimenpiteiden muotoilussa: 

• Toimenpiteiden ei pitäisi olla liian kunnianhimoisia. Näet esimerkiksi, että esimerkissä on kyse vain “työpajan järjestämisestä”. Jää siis täysin avoimeksi, mikä päätös tässä työpajassa tehdään. Retron ajan pitäisi olla tarkoitettu tärkeimpien aiheiden tunnistamiseen, ei niiden välittömään ratkaisemiseen. Myös jatkotapaamisen koordinointi (meillä nimeltään “Breakout Session”) voi olla hyvä toimenpide – 10 kertaa parempi kuin “Parempi tehtävän kuvaus” joka tapauksessa ;-)
• Toimenpiteet voivat olla myös pieniä kokeiluja: ehkä kaikki eivät ole samaa mieltä siitä, kannattaako toimenpide. Tällöin pätee sääntö: “Todiste vanukkaasta on syömisessä”. Jos ei ole painavia syitä sitä vastaan, muotoile toimenpide niin, että muutosta kokeillaan vain seuraavan viikon tai seuraavan kuukauden ajan.

Vinkki 4: Määritä tavoite ja toimenpide erikseen (esimerkin avulla)

Usein tiimi pääsee nopeasti yhteisymmärrykseen siitä, mikä on yhteinen tavoite. Ajatukset siitä, miten tavoite saavutetaan, voivat tietysti silti poiketa toisistaan huomattavasti.

Siksi on usein hyödyllistä sopia ensin yhteisestä tavoitteesta. Vasta kun selkeä tavoite on määritelty, voidaan ryhtyä suunnittelemaan mahdollisia toimenpiteitä.

Myöhemmässä toimenpiteen tarkastelussa tavoite auttaa ankkurina arvioimaan toimenpiteen tehokkuutta. Jos tavoite on saavutettu, toimenpide voidaan päättää. Jos toimenpide on toteutettu, mutta tavoitetta ei ole vielä saavutettu, voi olla järkevää määritellä jatkotoimenpide. Jos tavoite on vanhentunut uusien puitteiden vuoksi, toimenpide voidaan hylätä – riippumatta siitä, onko se jo toteutettu vai ei.

Toimintakatsauksen rakenne voisi olla seuraavanlainen:

	Tavoite saavutettu	Tavoitetta ei saavutettu
Toimenpide vielä avoinna	Toimenpiteen hylkääminen	Toimenpiteen uudelleen esittäminen
Toimenpide suoritettu	Täydellinen toimenpide	Suunnittele tarvittaessa jatkotoimenpiteet

Millainen siis voi olla hyvin muotoiltu toimenpidetavoite? Seuraavassa on jälleen muutamia sopivia esimerkkejä toimenpiteistä ja niitä vastaavista tavoitteista:

Toimenpide	Kohde
Ensi viikolla: Tarkistetaan jokaisen tapaamisen jälkeen, jotta voidaan ilmaista arvostus ja pohtia keskustelua.	Miellyttävämmän työilmapiirin luominen keskusteluissa
Ensi viikolla kaikki laittavat kameransa päälle.	Kaikkien osallistujien parempi integrointi videopuheluihin
Järjestäkää ensi viikolla työpaja, jossa laajennetaan “Valmiin määritelmää”.	Vähemmän kyselyjä ja odotusaikoja tehtäviä toteutettaessa.
Kokeile 2 minuutin aikarajoitusta henkilöä kohti päivittäisessä toiminnassa.	Lyhyemmät päivittäiset jaksot, joissa on tasapainoiset keskusteluosuudet.

Vinkki 5: Vakiinnuta toimenpiteiden tarkastelu kiinteäksi kohdaksi retrospektiivien asialistalle

Jos olet jo vaivautunut muotoilemaan konkreettisia toimenpiteitä ja niihin liittyvää tavoitetta, sinun ei pitäisi jättää kuorrutusta kakun päälle: Ota käyttöön säännöllinen toimenpiteiden tarkastelu sprinttijaksossasi.

Itse olen yllättynyt siitä, että toimien tarkastelu ei ole (vielä) kiinteä esityslistan kohta sprintin retrospektiivissä Scrum-oppaassa. Joka tapauksessa suositukseni olisi lisätä se tähän: Scrum-opas.

Katsausten tiheydestä riippuen voi olla myös hyödyllistä keskustella toimintakatsauksesta päivittäisessä/viikoittaisessa tiimikokouksessa.

Vinkki 6: Luo ajanrajoituksella retroissa tarvittava tila hyvien toimenpiteiden määrittelylle

Retrospektiivi vie usein paljon energiaa, ja 60 minuutin keskustelujen jälkeen tiimien on usein vaikea ryhdistäytyä uudelleen ja koota tarvittava energia hyvien toimien määrittelyyn.

Retrospektiivin moderaattorina sinun on siis pidettävä silmällä aikaruutua ja annettava priorisoinnin/äänestyksen jälkeen riittävästi aikaa toimien johtamiseen. Viisi minuuttia retrospektiivin lopussa ei riitä hyvien toimenpiteiden johtamiseen. Varsinkin jos tiimin jäsenet ajattelevat jo seuraavaa kokousta.

Henkilökohtainen mielipiteeni: pidättäytykää vähintään 90 minuutin retromaratoneista. En voi syyttää ketään tiimin jäsentä siitä, ettei hänellä ole tarpeeksi keskittymiskykyä hyvien toimenpiteiden suorittamiseen näin pitkien tapaamisten jälkeen. Retrot voivat olla hyvin lisäarvoa tuottavia myös 30, 45 tai 60 minuutissa. Samalla toimenpiteet ovat kokemukseni mukaan parempia. 

Henkilökohtaisesti suosin aina 45 minuutin sijoittamista retroon kahden viikon välein kuin 90 minuutin kerran kuukaudessa. Tämä riippuu tietysti myös tiimin sprinttisyklistä. Ehkä tiimisi kokee samoin. Kysy heiltä – ja jos olet epävarma, kokeile :-)

Haluaisin lisätä yhden asian, joka on riippumaton retroista: Säännölliset kahdenkeskiset tapaamiset tai valmennukset kollegojesi kanssa voivat vaikuttaa ratkaisevasti tiimisi suorituskykyyn. Ja ne voidaan jopa toteuttaa datavetoisesti! Jos olet kiinnostunut aiheesta laajemmin, katso tästä: Täältä löydät 129 kysymystä henkilökohtaiseen tapaamiseen (tai arviointikeskusteluun). ja Tässä on 3 parasta kahdenkeskisten tapaamisten työkalua vertailussa. .

Vinkki 7: Älä luo toimenpiteille backlogia retrospektiiveissä

“Voi, meillä oli vielä niin monia hienoja ideoita toimenpiteiksi, jotka eivät päässeet kolmen parhaan joukkoon – pitäisikö minun luoda meille backlogi tätä varten?” – Ei.

Retrospektiivit aloitetaan aina saamalla tiimiltä uutta palautetta hyvästä syystä. Jos jokin aihe on siis todella tärkeä, se otetaan automaattisesti takaisin retrospektiivin asialistalle tiimin palautteen kautta. Kokemuksemme mukaan erillisen backlogin pitäminen on haitallista. Retrospektiivissä uudet ideat ja palautteet halutaan sijoittaa kierrokselle. Retrospektiivissä kukaan ei halua katsoa pitkää listaa aiemmista toimenpideideoista, joilla on usein vähän tekemistä tiimin tämänhetkisten haasteiden kanssa. 

Sääntö on, että se, mikä on tiimille tärkeää, tulee takaisin retrospectin asialistalle pelkästään tiimin palautteen kautta. Retrospektiivit eivät tarvitse toimenpiteiden backlogia.

Vinkki 8: Pohdi toimintakohteiden laatua tiimin kanssa.

Sinun tulisi säännöllisesti, esimerkiksi kerran neljännesvuosittain, pohtia tietoisesti toimintakohteiden laatua ja retroja yhdessä tiimin kanssa. 

Ovatko toimintakohteet ja eläkkeelle siirtyminen kokonaisuutena vieneet meitä eteenpäin? Jos ei, miksi ei? Mitkä ovat syyt (tähän voidaan käyttää 5 miksi -menetelmää)? 

Myös Health Check:n retrospektiivi tästä aiheesta voi olla hyödyllinen. Health Check-retrospektiivissä tiimiltä kysytään, ovatko he samaa mieltä jostakin väittämästä asteikolla 1-7. Tarvitaan vain täsmällisiä väittämiä, jotta tiimiltä saadaan pätevää palautetta.

Työkalussamme (lisää alla) se näyttää esimerkiksi suunnilleen tältä. Voit tietysti myös muokata lausuntoja. Katso ihmeessä – ehkä kokeilet sitä tiimisi kanssa: Echometer – ilman kirjautumista

Vinkki 9: Kokeile Echometeria

Retrotuotteet ovat yksinkertainen tuki hyvien toimenpiteiden johtamisessa. Ne voivat vähentää paljon työtä – mukaan lukien toimenpiteiden tarkastelu, ajanrajoitus, mutta myös toimenpiteiden kvalitatiivinen johtaminen. Retro ei ole enää monologi vaan vilkas keskustelu – ja voit loistaa moderaattorina 🙂

Annamme sinulle konkreettisia vinkkejä työkalussa siitä, miten hyviä toimenpiteitä johdetaan – ja sitä voidaan käyttää sekä verkossa etänä että offline-tilassa. Jos tarvitset lisätietoja, katso ihmeessä artikkelimme aiheesta “ 7 Smart Retro Boards vertailussa ”.

Muuten, voit tehdä retro-työkalumme avulla ilman sinun tai tiimisi kirjautumista.

Tällä painikkeella voit avata työkalun suoraan, valita retromenetelmän ja kutsua ryhmän linkin kautta:

Retromenetelmän valinta ja aloittaminen

Monet eri menetelmät ovat mahdollisia, jos olet kiinnostunut: Yli 30 takautuvaa menetelmää .

Jos olet vielä epävarma, voit antaa yhden käyttäjistämme vakuuttaa sinut täällä: Agile-valmentaja Holgerin kokemus työkalustamme .

Johtopäätös: Hyvät toimenpiteet, hyvät jälkikäteisnäkökohdat

Jos sinä ja tiimisi hallitsette taiteen, jolla retrospektiiveistä johdetaan hyviä toimia, yllätyt siitä, miten paljon tiimisi arvostaa retrospektiivejä.
Echometer:ssä kysymme tiimeiltä “sijoitetun ajan tuottoa” jokaisen retrospektiivin jälkeen ja voimme tehdä johtopäätöksen: Hyvin muotoillut toimenpiteet lisäävät merkittävästi tiimien tyytyväisyyttä retrospektiiviin.

Jos noudatat yllä olevia vinkkejä, mikään ei voi mennä pieleen! Onnea siis seuraavan retrospektiivin toimenpiteiden laatimiseen!

Yksi parhaista tavoista kehittää tiimin jäsenten ketterää ajattelutapaa kestävästi on muuten ketterän kuntotarkastuksen käyttöönotto. Ilmainen tiimin kuntotarkastuspakettimme voi auttaa sinua esittämään oikeat kysymykset – klikkaa itsesi läpi: Team-Health Check rakennussarja

Krediitit

Kuva “Luis Villasmil osoitteessa Unsplash”