Paras malli kahdenkeskisiin tapaamisiin (Word & Doc)

Nykypäivän työelämässä tehokas viestintä esimiesten ja heidän suorien alaistensa välillä on ratkaisevan tärkeää. One on One -kokouksista on tullut välttämätön väline, jolla edistetään tätä viestintää ja lisätään työntekijöiden sitoutumista. Tässä artikkelissa tarjoamme kattavan oppaan, jossa käymme läpi onnistuneiden kahdenkeskisten kokousten pitämisen perusteet. Saat kaiken aiheen ymmärtämisestä tehokkaiden strategioiden toteuttamiseen käyttäen räätälöityjä kokousmalleja Wordissa ja Docissa.

Ennen kuin tarkastelemme erityisiä malleja suorien alaisten kanssa pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten, on tärkeää ymmärtää, mikä on kahdenkeskisten tapaamisten tarkoitus.
Sillä vain oikealla aikomuksella nämä keskustelut voivat saada täyden vaikutuksensa.

Mikä on kahdenkeskinen tapaaminen?

Kahdenkeskinen tapaaminen on yleensä säännöllinen keskustelu esimiehen tai tiiminvetäjän ja työntekijän välillä.

Tapaamisessa tulisi olla aikaa keskustella työntekijän haasteista, tavoitteista ja ammatillisesta kehittymisestä. Monet yritykset käyttävät vakiomuotoista kahdenkeskisten tapaamisten mallia (saatavilla Word- ja Doc-muodossa) varmistaakseen näiden tapaamisten johdonmukaisuuden ja tehokkuuden.

Kahdenkeskisten tapaamisten merkitys ja tarkoitus

Kahdenkeskisillä tapaamisilla on useita tarkoituksia. Näitä ovat:

• Luottamuksen rakentaminen sekä johtajien ja työntekijöiden välisten suhteiden edistäminen.
• Säännöllinen palaute
• Huolien ja huolten ilmaiseminen
• Henkilökohtaisten tavoitteiden ja yrityksen tavoitteiden yhteensovittaminen
• Työntekijöiden kasvun ja kehityksen edistäminen
• Tehokas työntekijöiden sitouttaminen

Todella hyvin jäsennelty malli työntekijän arviointia varten sisältää kaikki nämä seikat yhdessä mallissa.

Johtajan ja työntekijän välinen suhde

Kuten ensimmäisessä kohdassa mainittiin, kahdenkeskisillä tapaamisilla on ratkaiseva merkitys johtajien ja työntekijöiden välisten suhteiden vahvistamisessa. Ne luovat turvallisen tilan avoimelle vuoropuhelulle, auttavat murtamaan hierarkkisia esteitä ja edistävät avoimuuden kulttuuria.

Haluaisin korostaa tätä kohtaa vielä kerran, koska esimiehen ja työntekijän välinen suhde muodostaa perustan onnistuneille kahdenkeskisille tapaamisille. Jos työntekijän ja hänen esimiehensä välinen suhde on horjuva, kahdenkeskiset tapaamiset voivat menettää vaikutuksensa.

Juuri tästä syystä me Echometer:ssä olemme keskustelleet monien johtajien ja tiiminvetäjien kanssa ja huomanneet, että työntekijäsuhteissa on toistuvia ongelmia.

Yksi näistä ongelmista on se, että työntekijät eivät avaudu esimiehilleen kahdenkeskisissä tapaamisissa. Olemme kiteyttäneet yhteensä kuusi näistä ongelmista. Käsittelemme niitä myöhemmin tässä artikkelissa, jotta kahdenkeskiset tapaamiset voivat todella saada täyden vaikutuksensa.

Tässä videossa esittelemme sinulle yksinkertaisen ja tehokkaan työntekijöiden kehityskeskustelujen kyselylomakepohjan:

Play

Tehokas kahdenkeskinen tapaaminen noudattaa yleensä tätä rakennetta. Kaikki kysymysmallit voidaan helposti sisällyttää tähän rakenteeseen:

1. Sisäänkirjautuminen (jäänmurtaja) keskustelun sujuvuuden luomiseksi (5 minuuttia).
2. Työntekijän mukanaan tuomat keskustelunaiheet (10-20 minuuttia).
3. Valvojan antama palaute ja keskustelunaiheet (10-15 minuuttia).
4. Tavoitteiden määrittely ja konkreettiset toimet (5-10 minuuttia).
5. Kokouksen yhteenveto (5 minuuttia)

Monien johtajien mielestä on hyödyllistä käyttää ilmaista Word- tai Doc-muotoista mallipohjaa, jotta he voivat varmistaa, että he kattavat kaikki tehokkaan kahdenkeskisen kokouksen kannalta tarpeelliset seikat.

Ennen kuin siirrymme tähän, haluaisin kiinnittää huomionne Echometer-työkalun ilmaisiin arviointikeskustelumalleihin. Niissä keskitytään menestyksekkään tiimityön psykologisiin edellytyksiin, ne auttavat parantamaan mitattavuutta kehitysprosessissa ja ne voidaan täyttää vuorovaikutteisesti. Tutustu rohkeasti:

Ensimmäinen henkilökohtainen tapaaminen työntekijän kanssa

Ensimmäinen kerta on aina ensimmäinen, ja näin on myös kahdenkeskisissä tapaamisissa. On tärkeää huomata, että ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen on rakenteeltaan hieman erilainen kuin sitä seuraavat säännölliset tapaamiset.

Oikeiden odotusten asettaminen

Hyödynnä ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen työntekijäsi kanssa:

• Selkeytetään roolit ja vastuualueet
• Keskustellaan viestintätottumuksista
• Sävyn asettaminen tuleville kahdenkeskisille tapaamisille
• Tavoitteiden ja keskeisten tulosindikaattoreiden asettaminen

Parhaat kysymykset ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen.

• Mitkä ovat lyhyen ja pitkän aikavälin uratavoitteesi?
• Miten haluat mieluiten saada palautetta? (Persoonallisuustesti voi auttaa tässä: Onko työntekijä abstrakti vs. konkreettinen / strateginen vs. taktinen?).
• Mikä motivoi sinua työssäsi?
• Mitä haasteita sinulla on tällä hetkellä edessänne?
• Miten voin parhaiten tukea sinua tehtävässäsi?

Sisällytä nämä kysymykset Word / Doc-arviointihaastattelumalliisi, jotta niihin on helppo viitata. Vaihtoehtoisesti voit ladata mallimme ilmaiseksi myöhemmin tässä artikkelissa.

Kun olet pitänyt ensimmäisen kahdenkeskisen tapaamisen suoran työntekijän kanssa ja luonut puitteet, nyt on aika suunnitella säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia. 

Kuinka usein kahdenkeskisiä tapaamisia pitäisi järjestää?

Kahdenkeskisten tapaamisten tiheys voi vaihdella. Tärkeää on, että ne järjestetään säännöllisesti. Johtajille tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, että 94% kaikista johtajista pitää kahdenkeskisiä tapaamisia, joista noin 49% viikoittain. Myös kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset ovat klassinen rytmi. Jos haluat selvittää, ovatko viikoittaiset vai kahden viikon välein pidettävät kahdenkeskiset tapaamiset ihanteellisia sinun tapauksessasi, voit kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Kuinka suuri tiimisi on?
• Kuinka monimutkainen nykyinen hanke on?
• Mikä sopii työntekijöidesi henkilökohtaisiin tarpeisiin?

Periaatteessa sovelletaan seuraavaa: 

Viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset: Ihanteellinen nopeatempoisiin ympäristöihin tai keskitettyjen projektien parissa työskentelyyn.

Kahden viikon välein järjestettävät kahdenkeskiset tapaamiset: Sopii vakiintuneemmille tiimeille tai kun tarvitaan syvällisempiä keskusteluja.

Mitä aiheita tulisi käsitellä kahdenkeskisessä keskustelussa (esimerkkejä)?

Tavoitteiden ja hankkeiden edistyminen

• “Miten asiakasprojekti XY sujuu? Missä vaiheessa olet aikatauluun verrattuna juuri nyt?”
• “Mitkä virstanpylväät olet saavuttanut edellisen keskustelumme jälkeen?”

Haasteet ja esteet

• “Onko olemassa teknisiä ongelmia, jotka tällä hetkellä estävät sinua ottamasta käyttöön uutta ohjelmistoa?”
• “Mitä resursseja tai tukea tarvitset valmistautuaksesi tulevaan esitykseen optimaalisesti?”

Palaute (molempiin suuntiin)

• “Mitä pidit palautteesta viimeisimmästä projektiraportistasi? Oliko se hyödyllistä ja rakentavaa?”
• “Onko johtamistyylissäni jotain, mitä voisin parantaa tukeakseni sinua paremmin?”

Urakehitys

• “Mitä taitoja haluaisit kehittää seuraavien kuuden kuukauden aikana saavuttaaksesi uratavoitteesi?”
• “Oletko kiinnostunut tulevasta jatkokoulutusohjelmasta? Miten se voisi edistää ammatillista kehitystäsi?”

Työ- ja yksityiselämän tasapaino

• “Kuinka tyytyväinen olet nykyiseen työ- ja yksityiselämän tasapainoon? Onko alueita, joita voitaisiin parantaa?”
• “Koetko, että joustavat työajat tukevat sinua? Miten se vaikuttaa yksityiselämääsi?”

Tiimin dynamiikka

• “Miten olet kokenut tiimityöskentelyn uudelleenjärjestelyn jälkeen? Onko positiivisia tai negatiivisia muutoksia?”
• “Mitä ideoita sinulla on osastojen välisen viestinnän parantamiseksi?”

Ilmainen kahdenkeskinen malli Wordia ja Docsia varten

Olemme luoneet avuksesi ilmaisen yhden kahdenkeskisen kokouksen mallin, joka on yhteensopiva Word- ja Docs-ohjelmien kanssa. 

Huomaa: Docs- ja Word-malli on englanninkielinen, ja se on ehkä käännettävä tarkoitustasi varten. Voit esimerkiksi käyttää Käytä DeepL.

Alla olevan mallin alta löydät linkin, josta voit ladata sen eri muodoissa, kuten Word, Google Sheets, PDF ja Excel. Voit käyttää Word- ja Doc-mallia seuraavasti:

1. Avaa asiakirja Google Docsissa siirtymällä alla olevaan vastaavaan vaihtoehtoon ja napsauttamalla sitten kuvaa (katso tämä symboli alla: ⏩).
2. Valitse muodosta riippuen vasemmasta yläkulmasta “Datei” -> “Herunterladen” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Voit nyt tuoda ladatun asiakirjan Wordiin ja muokata sitä haluamallasi tavalla.

Vaihtoehtoisesti, kuten näet tästä, voit tietenkin avata formaatin myös suoraan 1-to-1-kokousvälineessämme Echometer, jolloin vuorovaikutteisuus lisääntyy entisestään:

Jotta saisit käsityksen siitä, mitä muita malleja kahdenkeskisiin tapaamisiin tarkoitetuilla työkaluillamme on tarjota, suosittelen tutustumaan seuraavaan Health Check-kyselyyn.

Luovat muodot 1-to-1-kokouksia varten: Health Check-malliesimerkki

Perusajatuksena on käyttää kyselyitä (vastausvaihtoehdot ovat työkalussamme 1-7) nykyisen työn ja kasvun pohtimiseen. Toistat tämän sitten tietenkin 1:1 säännöllisesti ohjelmistomme avulla kehityksen visualisoimiseksi. Tutustu työkaluumme tai lataa se vaihtoehtoisesti Word-muodossa, katso alla:

Kuten jo mainittiin, ihmisten johtamisessa on kuusi yleistä ongelmaa, joita voidaan havaita erityisesti kahdenkeskisissä tapaamisissa. Tarvitaan yleensä muutama tapaaminen, jotta saadaan selville, mikä työntekijä kamppailee minkäkin ongelman kanssa.

Näihin kuuteen ongelmaan kuuluvat:

1. Asiakkaan empatia: “Työntekijöilläni on vaikeuksia ymmärtää asiakkaan ja yrityksen näkökulmaa.”
2. Suhteiden rakentaminen: “Työntekijäni eivät avaudu minulle 1:1-kokouksissa.”
3. Henkilökohtainen kehitys: “Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita.”
4. Yksilöllinen suorituskyky: “Työntekijäni eivät optimoi palautesilmukoitaan ja työprosessejaan.”
5. Pehmeät taidot: “Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksensä kunnioittavasti ja tuottavasti” tai “He tuntevat itsensä helposti hyökkäyksen kohteeksi, kun heitä arvostellaan”.
6. Vastuu ja osallistuminen tiimiin: “Työntekijäni eivät ota vastuuta tiimimme tavoitteesta.”

Strategiat haasteiden voittamiseksi

Näiden ongelmien käsittely voi olla haastavaa ryhmänjohtajille. Syyt voivat olla monitahoisia, esimerkiksi jos työntekijällä on aiemmin ollut kielteisiä kokemuksia avoimuudesta (ehkä jopa yksityiselämässä tai lapsuudessa).

Jotta voit puuttua näihin ongelmiin tehokkaasti, sinun on ehkä muutettava lähestymistapaasi siihen, miten pidät kahdenkeskisiä tapaamisia kyseisen työntekijän kanssa. Koska tämä on suuri haaste ja koska tavalliset mallit näitä kahdenkeskisiä tapaamisia varten eivät välttämättä riitä, me Echometer:ssä olemme kehittäneet erityisiä malleja yhdessä psykologien ja ketterien tapaamisten asiantuntijoiden kanssa.

Echometer-mallit ja muut resurssit

Koska olemme jo luoneet yli 25 mallia, jotka käsittelevät edellä mainittuja ongelmia, haluaisin esitellä tässä kaksi esimerkkiä:

Ongelmaesimerkki #1: Kehitystavoitteet puuttuvat

Työntekijöilläni ei ole sisäisiä kehitystavoitteita.

Vaikka ihmisillä ei ehkä olekaan erityisiä kehitystavoitteita, on varmasti olemassa työnsä osa-alueita, jotka kiinnostavat heitä enemmän kuin toiset. Jos ongelmaa tarkastellaan tällä tavoin, kehitystavoitteet voidaan johtaa niistä kiinnostuksen kohteista, jotka myös motivoivat työntekijää. Tätä kutsutaan myös “työn muotoiluksi”.

Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Työpaikan laatiminen

Meillä kaikilla on työssämme tiettyjä puolia, joista pidämme enemmän kuin toisista. Yleensä meillä on jonkin verran liikkumavaraa muokata rooliamme mieltymystemme mukaan. On hyvä olla tietoinen näistä mieltymyksistä ja viestiä niistä, jotta on valmistautunut, kun työtehtäviä tarjoutuu. Kysymyksiä “job crafting” 1:1 -mallia varten:

Ongelmaesimerkki #2: Työntekijät ovat myötäilijöitä

Työntekijöilläni on vaikeuksia ilmaista epäilyksiään.

tai

Työntekijäni loukkaantuvat helposti, kun heitä kritisoidaan.

Monet muut ongelmat johtuvat usein tästä perusongelmasta. Yksi esimerkki tästä on se, että näiden ihmisten on usein vaikeampi asettaa selkeitä rajoja, mikä puolestaan heijastuu huonosti näihin työntekijöihin.

Tätä esimerkkiä varten olemme luoneet mallin nimeltä “Ei sanominen”, jota voit käyttää kahdenkeskisessä keskustelussa työntekijäsi kanssa:

Kahdenkeskisen tapaamisen malli: Ei sanominen

Jos jonkun on vaikea sanoa “ei”, hänelle saatetaan antaa yhä enemmän tehtäviä, kunnes hän on vaarassa palaa loppuun. Tämä lomake auttaa henkilöitä miettimään, miten asettaa asianmukaisia odotuksia ja sanoa “ei” silloin, kun se on tarpeen.

Kahdenkeskiset tapaamiset ovat tehokas keino parantaa viestintää, lisätä työntekijöiden sitoutumista ja parantaa suorituskykyä. Toteuttamalla tässä oppaassa esitetyt strategiat ja käyttämällä hyvin suunniteltuja kahdenkeskisten tapaamisten malleja voit muuttaa nämä keskustelut dynaamisiksi ja tuottaviksi tapaamisiksi, joista hyötyvät sekä työntekijäsi että organisaatiosi.

Muista, että menestyksen avain on johdonmukaisuus, valmistautuminen ja aito sitoutuminen työntekijöiden kehittämiseen. Aloita näiden käytäntöjen toteuttaminen jo tänään käyttämällä ilmaista työntekijän kahdenkeskisten tapaamisten mallia ja seuraa, kuinka tiimisi tuottavuus ja tyytyväisyys nousevat pilviin.

Täällä voit myös kokeilla työkalua 1-to-1-kokouksia varten maksutta ja ilman kirjautumista:

Tässä videossa esittelemme luultavasti yksinkertaisimman ja tehokkaimman mallin tyypilliseen kahden viikon välein järjestettävään työntekijäkeskusteluun:

Play