1:1 tapaaminen vaikean työntekijän kanssa? 7 vinkkiä & malli

Yksittäinen kokous – subjektiivisesti koetun – vaikean työntekijän kanssa voi tuntua shakkipeliltä: jokainen siirto on harkittava huolellisesti, muuten joudut puolustuskannalle. 

Kukaan ei odota näin haastavaa kahdenkeskistä tapaamista. Näillä keskusteluilla on kuitenkin mahdollisuus saada aikaan todellisia läpimurtoja. Sen sijaan, että esimiehet välttelevät konflikteja, heidän tulisi nähdä ne mahdollisuutena: selkeyteen, kasvuun ja parempaan yhteistyöhön – myös kaikkein vaikeimpien työntekijöiden kanssa. 

Oikealla strategialla – empatiakyvyllä, älykkäillä kysymyksillä ja selkeillä odotuksilla – voit käydä keskustelun niin, että molemmat osapuolet voittavat lopulta.

Olipa kyseessä sitten digitaalinen tai virtuaalinen kahdenkeskinen kokous, kahdenkeskiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Ja tässä artikkelissa annan sinulle muutamia hyviä kysymyksiä, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa, jotta saat mahdollisimman tuottavan keskustelun.

Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Aloitetaan seitsemällä hyödyllisellä ja käytännöllisellä vinkillä arviointikeskustelua varten.

Kahdenkeskiset tapaamiset vaikeiden työntekijöiden kanssa - malli, kysymyksiä ja vinkkejä

💡 Vinkki: Muuta istumajärjestystä. Sen sijaan, että istut kasvotusten (jolla on usein vastakkainasetteleva vaikutus), kokeile 90 asteen asentoa tai keskustelua kävellen (“walk & talk”). Tämä rentouttaa ilmapiiriä ja ottaa paineita pois.

🎯 Miksi? Ihmiset tuntevat itsensä vähemmän hyökätyiksi, jos he eivät istu suoraan “vastakkain”. Tämä tekee keskustelusta rennompaa.

2. “Sano vähemmän, kysy enemmän – mutta eri tavalla.”

💡 Vinkki: Kysy kysymyksiä, jotka herättävät uteliaisuutta. Kysy “Miksi et tehnyt noin?” sijaan “Miten ratkaisisit ongelman, jos sinulla olisi täysin vapaat kädet?”.

🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät sulkevat usein asioita pois tai menevät puolustuskannalle. Kysymällä avoimia, tulevaisuuteen suuntautuvia kysymyksiä annat heille mahdollisuuden kehittää itse aktiivisesti ratkaisuja.

3. “Tee odotuksista yhteissuunnitteluhanke.”

💡 Vinkki: Sen sijaan, että vain asetat odotuksia, pyydä työntekijää muotoilemaan omat odotuksensa yhteistyöstä. “Miten sinä ideaalitilanteessa järjestäisit yhteistyömme?”

🎯 Miksi? Kun ihmiset muotoilevat omat odotuksensa, he ottavat automaattisesti enemmän vastuuta – ja heidän on vaikeampi kieltäytyä kokonaan.

4. “Siirry ongelmatilasta mahdollisuustilaan.”

💡 Vinkki: Käännä negatiiviset tilanteet haasteeksi: “Oletetaan, että olisit oma neuvonantajasi – mitä neuvoja antaisit itsellesi?”

🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät vastustavat usein muiden ehdotuksia. Antamalla heille uuden näkökulman käännät keskustelun ongelmista ratkaisuihin.

5 “Puhu vähemmän, anna ihmisten kirjoittaa enemmän.”

💡 Vinkki: Jos keskustelut ovat tunnepitoisia, pyydä työntekijää tiivistämään näkemyksensä kirjallisesti – joko ennen kokousta tai sen jälkeen.

🎯 Miksi? Tämä auttaa välttämään impulsiivisia reaktioita ja pakottaa sinut jäsentämään itseäsi selkeämmin. Kirjoittamasi voi myös toimia myöhemmin yhteisenä viitekehyksenä.

6. “Kuuntele vivahteita – ei vain sanoja.”

💡 Vinkki: Kiinnitä huomiota kehonkieleen, äänensävyyn ja pieniin reaktioihin. Joskus olkapäiden kohauttelussa tai lyhyessä tauossa on enemmän tietoa kuin varsinaisissa sanoissa. Sen sijaan, että tulkitset suoraan, kysy: “Minusta tuntuu, että siinä on enemmän – olenko oikeassa?”

🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät eivät aina sano suoraan, mitä ajattelevat. Mutta kun he huomaavat, että olet tietoinen heidän sanattomista signaaleistaan, se avaa usein uusia keskustelun tasoja.

7. “Sano, mitä et aio tehdä”.

💡 Vinkki: Jotkut työntekijät pelkäävät kritiikkiä tai kielteisiä seurauksia. Ota tämä pelko aktiivisesti pois huoneesta: “Älä huoli, tässä ei ole kyse siitä, että sinut laitetaan huonoon valoon. Haluan ymmärtää, mikä sinua vaivaa.”

🎯 Miksi? Tämä luo psykologista turvallisuutta ja laskee puolustuskykyä.

Tämä koskee periaatteessa sekä sinua että työntekijää: Sinulla on realistiset odotukset haastattelua kohtaan ja realistinen tavoite. Voit myös asettaa tämän tavoitteen haastattelun alussa. Se voi olla esimerkiksi melko yksinkertainen:

• Läpinäkyvä tavoite keskustelun alussaValitettavasti emme pysty täyttämään pyyntöäsi tai ratkaisemaan konfliktia yhdellä kertaa. Tavoitteeni tässä keskustelussa on ennen kaikkea ymmärtää tilanne sinun näkökulmastasi.

Tämän pitäisi antaa sinulle joitakin tärkeitä perusasioita vaikean työntekijän kanssa käytävää kahdenkeskistä tapaamista varten. Siirrytään seuraavaan vaiheeseen.

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että haluat jonkinlaisen oppaan vaikean työntekijän kanssa käytävää kahdenkeskistä keskustelua varten.

Siksi löydät täältä nyt mallin, jonka pitäisi tukea hyvin tällaista keskustelua. Samalla tarkka muotoilu riippuu tietysti hyvin paljon tavoitteestasi – ota siis huomioon yllä olevat vinkit, kun suunnittelet keskustelua suoran alaisesi kanssa.

Voit muuten tallentaa mallin Doc-tiedostona varsinaisen mallin alle, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF- tai Word-dokumenttina. Napsauta vain “Plus”-vaihtopainiketta.

Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Jos hankala työtoverisi puhuu vuolaasti, sinun kannattaa antaa hänen puhua loppuun ja tietenkin valmistautua heittämään valmiit kysymyksesi yli laidan.

Seuraava kuva pätee kyllä terveisiin tiimeihin – mutta se ei päde sinun kahdenkeskiseen keskusteluusi. Tässä tapauksessa sinun pitäisi pyrkiä siihen, että esität kysymyksiä ja vaikealla työntekijälläsi on enemmistö puheajasta.

Jos olet esimiehenä keskellä sanataistelua, sinun voi olla vaikea esittää hyviä kysymyksiä.

Mutta tietysti on myös kysymyksiä, joista joihinkin haluaisin vastata tässä.

Kuten ehkä huomaat, monilla niistä on yksi tavoite: Ymmärtää työntekijän näkökulma – ja samalla laajentaa sitä.

Ennaltaehkäisevän työn 1:1-malli

Näiden kysymysten lisäksi myös toisenlainen malli voi auttaa rakentamaan pitkäaikaista luottamussuhdetta työntekijään. Se ei sovellu itse haastatteluun, mutta sitäkin enemmän ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä. Haluan esitellä sinulle tähän erityisen tekniikan.

Keskusteltuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut kaavan. 

Monet pomot sisällyttävät toisinaan pieniä kyselyitä kahdenkeskisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös vaikeiden työntekijöiden kanssa käytävissä kahdenkeskisissä tapaamisissa. Olen koonnut yhteen neljä lausumaa, jotka keskittyvät sinuun: Johtajuuden laatuusi. Sillä onhan ilmeisesti suuri vaikutus siihen, miten työntekijäsi käyttäytyvät.

Voit myös ladata tämän mallin Doc-tiedostona, mutta vielä parempi on seuraava: Meidän kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä ajan mittaan mittareina ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla - tutustu mielellään ilman kirjautumista alla olevan painikkeen kautta.

Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. On tietenkin paljon muitakin kahdenkeskisiä tapaamisia koskevia malleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi malleista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-kokoukset: 15 todistettua mallia muokattavaksi (ilmainen).

Kun olet käynyt vaikean tapaamisen, on hyvin todennäköistä, että olet helpottunut. Ja jos keskustelusi onnistuu, saatat jopa kehittää jotain toivon kaltaista. Tässä esitettyjen kysymysten pitäisi auttaa sinua. Toivotan teille menestystä!

Mutta yhtä viisautta et saa unohtaa: On olemassa lukemattomia kysymyksiä, joita voi esittää - mutta tärkeintä on, että räätälöit keskustelun yksilöllisesti työntekijällesi sopivaksi. 

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua, jos pidät säännöllisesti kahdenkeskisiä kokouksia tiimisi jäsenten kanssa. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .