Uusi työntekijä? 5 vinkkiä ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen

Onko tiimissäsi uusi työntekijä, uusi tiimin jäsen tai uusi suora alainen, joka raportoi sinulle, ja nyt suunnittelet ensimmäistä henkilökohtaista tapaamista tai arviointikeskustelua? Täältä löydät kaikki vinkit 1-1 tapaamisen kutsuun, esityslistaan, moderointiin ja kaikkeen siihen liittyvään!

Ensinnäkin: Jos sinua kiinnostaa yleinen johdanto säännöllisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin, tutustu aihetta käsittelevään kirjoitukseemme: Opas: 6 vinkkiä onnistuneisiin 1-to-1-keskusteluihin.

Yritykseen uusina työntekijöinä tai tiimin uusina jäseninä tulevat henkilöt ovat usein hukkua uuden tiedon tulvaan. Siksi ensimmäisestä kahdenkeskisestä tapaamisesta uusien työntekijöiden tai tiimin jäsenten kanssa olisi aina keskusteltava henkilökohtaisesti ja ilmoitettava sähköpostikutsulla.

Jos uudesta tapaamisrutiinista ei keskustella henkilökohtaisesti etukäteen, uudella työntekijällä tai tiimin jäsenellä ei ole juurikaan mahdollisuuksia valmistautua siihen, ja tapaamiskutsu voi kadota sähköpostien ja ilmoitusten tulvaan.

Tee siis itsellesi ja suoralle alaisellesi palvelus ja hoida 1:1-kokoukset tai arviointikeskustelut henkilökohtaisesti ja anna työntekijälle mahdollisuus valmistautua ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen.

Ensimmäisen kahdenkeskisen tapaamisen alustavassa keskustelussa voit käsitellä seuraavia asioita:

• Mikä on yksi yhteen -sarjan tarkoitus?
• Kuinka usein kahdenkeskisen tapaamisen tulisi tapahtua (esim. viikoittain, kahden viikon välein tai kuukausittain) ja kuinka kauan tapaamisen tulisi kestää?
• Minä viikonpäivänä ja mihin kellonaikaan tapaaminen olisi järjestettävä?
• Mitkä ovat suoran raportoijan odotukset ensimmäistä kahdenkeskistä tapaamista varten?
• Milloin ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen järjestetään?

Haastattelun jälkeen voit myös lähettää työntekijällesi sähköpostitse kutsun ensimmäistä kahdenkeskistä tapaamista varten. Näin työntekijä voi lukea kaiken 1:1:stä tiedettävän kirjallisena. Tässä on artikkeli, jossa on esimerkkejä: 5 mallia ja esimerkkiä sähköpostikutsusta kahdenkeskisiä tapaamisia varten. .

Olen muuten tehnyt myös Youtube-videon (englanniksi), jossa esittelen pienen tutkimukseni tuloksia: Kysyin sadalta johtajalta laadullisissa haastatteluissa, miksi he oikeastaan pitävät kahdenkeskisiä tapaamisia – käy ihmeessä katsomassa.

Play

Ensimmäinen kahdenkeskinen tapaaminen määrittää sävyn kaikille seuraaville kahdenkeskisille tapaamisille tai arviointikeskusteluille. Esimiehenä on siis tärkeää valmistautua hyvin ensimmäiseen henkilökohtaiseen tapaamiseen tai arviointikeskusteluun.

Ensimmäisessä 1:1-tapaamisessa esimiehen olisi aluksi toistettava työntekijän odotukset ja hyödyt, jotta voidaan luoda puitteet:

Työntekijään kohdistuvat odotukset:

• Avoin viestintä: Työntekijän on oltava valmis puhumaan rehellisesti haasteista, onnistumisista ja palautteesta.
• Aktiivinen valmiste: Työntekijän tulisi valmistautua keskusteluihin tuomalla mukaan aiheita, kysymyksiä tai huolenaiheita.
• Ennakoiva yhteissuunnittelu: 1:1-kokous tai arviointikeskustelu on yhteinen tila, jossa keskustellaan ideoista, tavoitteista tai ongelmista. Työntekijän tehtävänä on hyödyntää tätä tilaa aktiivisesti.
• Vastuu henkilökohtaisesta kehityksestä: Työntekijän tulisi myös nähdä 1:1-tilaisuus mahdollisuutena ottaa vastuu omasta kehityksestään pyytämällä palautetta ja määrittelemällä tavoitteet.

Edut työntekijälle:

• Yksilöllinen tuki: Työntekijöille annetaan selkeä foorumi keskustella tarpeistaan, haasteistaan ja tavoitteistaan esimiehensä kanssa.
• Urakehitys: Haastattelut tarjoavat mahdollisuuden suunnitella ammatillista kehitystä ja saada kohdennettua tukea.
• Selkeys ja palaute: Työntekijät saavat säännöllisesti palautetta omasta työstään ja ohjeita odotuksista.
• Yhteistyön parantaminen: Säännöllinen viestintä lisää ymmärrystä ja luottamusta työntekijöiden ja johtajien välillä.
• Ongelman ratkaisut: Huolista tai esteistä voidaan keskustella ja ne voidaan ratkaista jo varhaisessa vaiheessa luottamuksellisesti.

Vasta kun nämä reunaehdot ovat selvillä ja kaikki työntekijän kysymykset 1-to-1-muodosta on selvitetty, kannattaa aloittaa varsinainen asialista.

1:1-kokousten tai työntekijöiden arviointien varsinainen asialista on usein hyvin vakio. Toistuvien esityslistan kohtien lisäksi on kuitenkin aina jätettävä tilaa yksittäisille aiheille ja tavanomaisesta muodosta poikkeamiselle.

Ensimmäisen henkilökohtaisen tapaamisen tai arviointikeskustelun asialista voi näyttää esimerkiksi seuraavalta:

1. Johdanto – odotukset ja 1-1:n hyödyt (erityisesti ensimmäistä työntekijäkeskustelua varten)
2. Progress: Mitä olet työstänyt?
3. Estävät tekijät ja haasteet: Mitä esteitä tai haasteita sinulla on?
4. Tavoitteet seuraavalle viikolle (seuraaville viikoille)
5. Muut työntekijän esittämät seikat (esim. palaute tai ideat).
6. Muut esimiehen esittämät seikat (esim. palaute tai henkilökohtainen vaihto yrityksen päivityksistä).

Mallin kaksi viimeistä kohtaa ovat tärkeitä, sillä ne ovat kokoava kohta kaikille aiheille, jotka eivät sovi edellisiin aiheisiin. Näin varmistetaan, että työntekijä tietää aina, mistä hän voi ottaa esille omia aiheita. Jos “muita kohtia” ei ole, voit yksinkertaisesti ohittaa tämän osan kokouksesta.

Hieman yksityiskohtaisempi versio tästä mallista löytyy 1-to-1-kokousvälineestämme Echometer. Katso kysymykset alta. Kuten mallin alareunasta näet, työkalumme avulla on mahdollista esittää myös lyhyitä terveystarkastuskysymyksiä: toisin sanoen kyselyitä, joilla voit mitata esimerkiksi tyytyväisyyttä ajan mittaan. Tutustu, klikkaa alla olevaa painiketta ja kokeile sitä kirjautumatta sisään:

Kahdenkeskisen tapaamisen esityslistaa voidaan luonnollisesti mukauttaa jatkuvasti yhdessä suoran raportoijan kanssa. On kuitenkin vältettävä tekemästä esityslistasta liian monimutkaista ensimmäistä kahdenkeskistä tapaamista tai arviointikeskustelua varten. On suositeltavaa aloittaa yksinkertaisesti ja mukauttaa ja yksilöllistää esityslistaa sitten jatkuvasti käytännön kokemusten perusteella.

Jos olet kiinnostunut tarkemmista malleista erilaisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin (esim. viikoittain, vuosittain, 1-1 vaikeiden työntekijöiden kanssa…), tutustu muuten vastaavaan artikkeliin: 15 testattua 1-1 kokousmallia muokattavaksi (ilmainen) .

Omasta kokemuksestani voin sanoa, että kokous, josta ei ole kirjallisia muistiinpanoja, tuntuu aina sitoutumattomalta ja epäammattimaiselta. Ilman muistiinpanoja on helppo unohtaa, mistä viimeksi keskusteltiin kahdenkeskisessä kokouksessa.

Tämän ongelman välttämiseksi suosittelen, että määrittelet heti ensimmäisen 1-to-1- tai arviointikeskustelun alussa, mihin haluat kirjata kahdenkeskisen tapaamisen asialistan kohdat ja muistiinpanot. On parasta käyttää työkalua, joka mahdollistaa yhteiset muistiinpanot, joita voit sekä tarkastella että muokata samanaikaisesti.

1:1-työkalun käyttäminen helpottaa toimenpiteiden suoraa muotoilua ja seurantaa yhdessä. Haluaisin erityisesti mainita 1-1-kokousohjelmistomme Echometer. Se auttaa sinua tekemään 1-1-kokouksista ajallisesti tehokkaampia, hauskempia ja tuottavampia. Löydät lisätietoja tältä verkkosivustolta. Vaihtoehtoisesti voit myös käyttää seuraavaa 1-1-kokousmallia, jotta pääset alkuun työkalun kanssa:

Jaettujen muistiinpanojen lisäksi voit tietenkin kirjoittaa myös yksityisiä muistiinpanoja, joita ei jaeta työntekijän kanssa. Useimmissa 1:1-kokouksiin tai työntekijöiden arviointiin tarkoitetuissa työkaluissa on kuitenkin myös tähän integroitu toiminto.

Jo ensimmäisessä kahdenkeskisessä tapaamisessa olisi pitänyt käydä selväksi, että esimiehenä työntekijäsi palaute on sinulle tärkeää.

Korostaaksesi tätä vielä kerran, pyydä työntekijältäsi palautetta ensimmäisen kahdenkeskisen tapaamisen päätteeksi. Esimerkiksi:

• Tuleeko mieleesi muita tapoja, joilla voisimme järjestää kahdenkeskiset tapaamisemme, jotta ne olisivat sinulle entistäkin miellyttävämpiä?
• Pitäisikö meidän asettaa muistutus kahden kuukauden päähän tästä hetkestä ja pohtia sitten yhdessä, sopiiko kahdenkeskinen tapaaminen meille tapaamistiheyden, tapaamisten keston ja esityslistan osalta?
• Mihin meidän pitäisi mielestäsi keskittyä seuraavissa 1-1-kokouksissa tai työntekijöiden arvioinneissa?

Muuten: Jos olet ohjelmistokehittäjien johtaja, seuraava artikkeli saattaa kiinnostaa sinua: 6 Esimerkkejä palautteesta ohjelmistokehittäjille .

Nyt on joitakin erityistilanteita, joissa voidaan järjestää kahdenkeskisiä tapaamisia. Tähänastisissa esimerkeissä on oletettu, että olet ottamassa käyttöön 1-to-1- tai työntekijäarviointeja nykyisessä tiimissäsi, jossa on nykyisiä suoria alaisia. Mutta mitä tapahtuu, kun uusi työntekijä liittyy olemassa olevaan tiimiin? Tai miten voit käyttäytyä esimiehenä, jos olet ainoa uusi henkilö, mutta muut tuntevat toisensa jo ennestään? Haluaisin nyt keskustella tästä.

Kun uusi suora raportoija aloittaa tiimissä, on muutamia asioita, jotka on syytä ottaa huomioon ensimmäisessä kahdenkeskisessä tapaamisessa tiimin johtajana, jotta tiimin jäsen saadaan onnistuneesti alkuun. 

Tässä ovat 3 tärkeintä vinkkiä:

Vinkki 1 ensimmäiseen kahdenkeskiseen tapaamiseen uuden tiimin jäsenen kanssa: Selkeytä rooli ja odotukset.

Onnistuneen yhteistyön kannalta on tärkeää, että uusi suora alainen ymmärtää tarkalleen, mitä odotuksia häneltä odotetaan.

Vastaa siis seuraavaan kysymykseen ensimmäisessä 1-1 tapaamisessa tai arviointikeskustelussa: Mikä on uuden työntekijän rooli tiimissä?

Vinkki 2 tiimin uuden jäsenen ensimmäiseen tapaamiseen tai arviointikeskusteluun: Selitä tiimi ja kulttuuri.

Uutena tiimin jäsenenä sinun on tutustuttava olemassa oleviin rakenteisiin. Esimiehenä sinulla on hyvä yleiskuva siitä, miten tiimi toimii. Auta siis uutta työntekijää ensimmäisessä 1-to-1- tai arviointikeskustelussa ymmärtämään paremmin, kuka tiimissä työskentelee minkäkin asian parissa ja miltä tyypilliset viestintäkanavat ja rutiinit näyttävät.

Myös tiimikulttuuri on tärkeä tekijä. Käytä uutta suoraa raporttia kertoaksesi, mitä arvostatte tiiminä yhdessä työskennellessänne. Ehkä on jopa tiettyjä työsopimuksia, joista voitte keskustella (lisää tästä: Työsopimukset: 10 esimerkkiä ja mallia ).

Tarjoa uudelle tiimin jäsenelle myös tukea verkostoitumisessa muiden tiimin jäsenten kanssa ja kutsu heidät yhteisiin kokouksiin. Tietenkin on järkevää tarjota myös oman tiimin ulkopuolisen “mentorin” järjestämistä.

Vinkki 3 ensimmäiseen henkilökohtaiseen tapaamiseen uuden tiimin jäsenen kanssa: Jätä tilaa kysymyksille.

Esimiehenä olet vastuussa uuden suoran alaisen onnistuneesta perehdyttämisestä. Kun tapaat uuden tiimin jäsenen ensimmäisen kerran kahden kesken, anna riittävästi tilaa kysymyksille ja tarjoa tukea:

• Mitä tarvitset eniten perehdytyksessäsi?
• Mikä on seuraava tärkein virstanpylväs perehdyttämisessäsi?
• Milloin haluaisit sanoa, että olet suorittanut perehdyttämisohjelmasi loppuun?
• Milloin meidän pitäisi seuraavan kerran tarkastella yhdessä perehdytyksenne tilaa?

Uuden tiimin jäsenen kysymykset ja vastaukset on hyvä kirjata muistiinpanoihin, jotka on laadittu kahdenkeskisestä tapaamisesta tai arviointikeskustelusta. Näin voit viitata niihin myöhemmin.

Jos olet uusi esimies olemassa olevassa tiimissä, kahdenkeskiset tapaamiset ovat hyvä tapa luoda henkilökohtainen suhde kaikkiin tiimin jäseniin ja tutustua heidän erilaisiin vahvuuksiinsa ja näkökulmiinsa.

Minulla on sinulle muutama erityinen vinkki tätä tilannetta varten:

Vinkki 1 uusien tiimien esimiehille: Käytä ensimmäisiä kahdenkeskisiä tapaamisia suhteen rakentamiseen.

Tärkein perusta onnistuneelle yhteistyölle on luottamuksellinen suhde. Käytä siksi ensimmäiset kahdenkeskiset tapaamiset ensisijaisesti siihen, että tutustut uusiin tiimin jäseniin.

Käytä kysymyksiä kuten: 

• Mikä johti sinut tähän tehtävään?
• Mistä nautit työssäsi erityisesti, mikä motivoi sinua?
• Mitä teet työn ulkopuolella? (Tämä kysymys kannattaa esittää vasta sen jälkeen, kun olet kertonut jotakin yksityisistä harrastuksistasi.)
• Mikä on sinulle erityisen tärkeää esimiehenä ja tiimityössä?

Varmista, että jaat myös henkilökohtaisia tietoja itsestäsi. Suhteen rakentaminen ei ole yksisuuntainen tie.

Tee itsellesi palvelus äläkä jätä tätä vaihetta väliin. Uskokaa minua, suhteen rakentamiseen käytetty aika on hyvin sijoitettu.

Vinkki 2 uusissa tiimeissä työskenteleville johtajille: Käsittele vahvuudet ja heikkoudet.

Vaikka alussa kaikki näyttäisi vielä ruusuiselta, jossain vaiheessa käy selväksi, että tiimilläsi on sekä vahvuuksia että heikkouksia – aivan kuten sinulla esimiehenäkin.

On tärkeää pystyä puuttumaan avoimesti tiimin virheisiin ja heikkouksiin. Esimiehenä sinun pitäisi näyttää hyvää esimerkkiä.

Kun olet osoittanut, että voit puhua avoimesti omista virheistäsi ja heikkouksistasi, on paljon helpompi puhua virheistä kollegoiden ja tiimin kanssa.

Toista kerta toisensa jälkeen, miten tärkeää avoin virhekulttuuri on sinulle, ja näytä sitten hyvää esimerkkiä kertomalla omista virheistäsi tai käyttäytymisestäsi ja tilanteista, joissa olit tyytymätön itseesi.

Työkalussamme on myös malli tätä tilannetta varten, kokeile sitä.

Vinkki 3 uusien tiimien johtajille: Ristiriidoissa rehellisyys

Kun tiimeissä syntyy ristiriitoja, kahdenkeskiset keskustelut antavat sinulle mahdollisuuden tutustua tiimin jäsenten erilaisiin näkökulmiin. Sinun on kuitenkin aina pysyttävä objektiivisena ja puolueettomana. Älä koskaan asetu 1-1-keskusteluissa tai arviointikeskusteluissa jonkun henkilön puolelle, vaan tee selväksi, että tavoitteenasi on löytää objektiivinen ja järkevä ratkaisu.

Jos Peterin ja Sabinen välillä on ristiriita 1:1-palaverissa, et saa olla samaa mieltä yksittäisten henkilöiden kanssa. 

Ennemmin tai myöhemmin tämä ristiriita paljastuu, ja rehellisyytesi johtajana kyseenalaistetaan. Pahimmassa tapauksessa menetät tiimisi luottamuksen.

Pysy siis aina neutraalina, myös 1:1-tapaamisissa tai arviointikeskusteluissa. 

Parempi tapa käsitellä tiimissä esiintyviä ristiriitoja: Puhu ristiriidasta kaikkien asianosaisten kanssa (esim. tiimikierroksella) eikä 1:1-palavereissa.

Pelkästään se, että olet lukenut tämän artikkelin, osoittaa, että sinulle on tärkeää täyttää esimiehen tehtäväsi hyvin. Työntekijäsi voivat olla kiitollisia siitä, että heillä on kahdenkeskisiä tapaamisia kanssasi! 😊

Jos haluat helpon tavan parantaa 1-1-kokouksiasi, voin suositella seuraavaa: Kokeile Echometer-työkalua ilmaiseksi, esimerkiksi käyttämällä alla olevaa mallia: