Retrospektiivien muotoilu - väärinkäsitysten välttäminen viestinnässä
Tiimityössä on erityisen tärkeää järjestää retrospektiivit oikein, koska ne tarjoavat optimaalisen pohjan tiimin sisäiselle vaihdolle, mutta samalla ne eivät ole itseohjautuvia. Erityisen tärkeä näkökohta on osallistujien välinen viestintä.
Juuri toissapäivänä jouduin yksityistilanteeseen, jossa tajusin, miten nopeasti ihmiset voivat ymmärtää toisensa väärin.
Ystäväni Ben oli lainannut minulta latauskaapelia, joka kuului toiselle ystävälleni Leonille. Kun halusin palauttaa sen Leonille, pyysin ystävältäni Beniltä, voisiko hän tuoda sen minulle. Hän ei voinut tällä hetkellä ja tarjoutui antamaan sen suoraan Leonille. Koska halusin luovuttaa sen itse, sanoin hänelle: “Ei, ei se mitään, et tarvitse sitä. Anna se minulle joskus toiste.
Seuraavana päivänä tuli Benin viesti: “Olen heittänyt sen Leonin postilaatikkoon.” ja mietin, mitä se tarkoitti, koska olin - mielestäni - nimenomaan sanonut, että hänen pitäisi antaa se minulle suoraan.
Ja tarinan opetus: Ben halusi vain tehdä minulle palveluksen ja luuli, että sanoin niin, jotta hänestä ei olisi ollut haittaa.
Tämä osoittaa, että viestinnässä voi olla erilaisia tulkintoja ja siten syntyä väärinkäsityksiä.
Erityisesti tästä syystä on tärkeää suunnitella retrospektiivit siten, että arkielämässä esiintyvät väärinkäsitykset voidaan paljastaa ja poistaa luomalla yhteiset mentaaliset mallit jopa etukäteen, jotta voimme toimia tehokkaasti tiiminä.
Tiimeissä, joissa useat osallistujat kommunikoivat eri kanavien, kuten sähköpostin, puhelimen tai Slackin & Co:n kaltaisten viestintävälineiden kautta, väärinkäsitysten mahdollisuus voi nopeasti moninkertaistua. Retrospektiivi luo suojatun tilan, jossa tiimi saadaan takaisin raiteilleen. Siksi retrospektiivien suunnittelu on erityisen tärkeää tällaisissa tiimeissä.
Retrospektiivien suunnittelu | Viestinnän menestystekijä
Mutta mikä retrospektiivin määritelmä oikeastaan on? Periaatteessa retrospektiivin voi määritellä seuraavasti: Retrospektiivi on tiimin säännöllinen tapaaminen, jossa tarkastellaan menneitä työvaiheita ja johdetaan niiden perusteella parannusehdotuksia tulevaa yhteistyötä varten. Tarkempaa tietoa löydät meidän FAQ lue siitä.
Ja miten retrospektiivi rakentuu? Retrospektiivin suunnittelu on tietenkin mukautettava tiimin tarpeisiin, mutta on olemassa tietty peruskehys tai retrospektiiviset menetelmät, joita olisi noudatettava.
On olemassa useita Kysymyksetjotka olisi pidettävä mielessä jälkikäteen tarkasteltaessa, jotta voidaan optimoida työprosessi, parantaa viestintää ja välttää tai ainakin paljastaa väärinkäsitykset:
- Mitä olemme tehneet niin hyvin, että meidän on puhuttava siitä, jotta emme unohda sitä?
- Mitä oivalluksia olemme saaneet?
- Mitä meidän on tehtävä toisin tulevaisuudessa?
- Mitä emme ole vielä ymmärtäneet?
Vaiheet retrospektiivin suunnittelemiseksi
Periaatteessa retrospektiivit voidaan jakaa useisiin eri osa-alueisiin. Vaiheet jotka on jaettu kuvassa esitetyllä tavalla:
Nyt luultavasti kysyt itseltäsi, mitä tämän pitäisi kertoa sinulle konkreettisesti? Kerromme sen ja sen, miten voit suunnitella retrospektiivisi seuraavassa, tietenkin!
- Intro: Intro sisältää tervehdyksen ja nykyisen tunnelman arvioinnin. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi lyhyellä ilmoittautumisella, jossa jokainen kertoo, miltä hänestä tällä hetkellä tuntuu.
- Tiedonkeruu: Tiedonkeruu: Tiedonkeruussa on kerättävä tietoja, joiden avulla voit arvioida yhteistyötänne. Tämä voi olla objektiivisia tosiasioita sekä henkilökohtaisia vaikutelmia.
- Oivallusten hankkiminen: Tässä on kyse syiden selvittämisestä. Miksi jokin asia menee hyvin tai ei mene hyvin? Edellä esitetyt kysymykset voivat auttaa sinua tässä.
- Määritä toimenpiteet: Tässä vaiheessa olisi päätettävä konkreettisista toimista, jaettava vastuualueet ja määritettävä aikataulu.
- Sulkeminen: Lopuksi sinun tulisi arvioida itse retrospektiiviä ja antaa siitä palautetta. Tämä auttaa sinua optimoimaan seuraavat retrospektiivit. Voit käyttää Työkalu tiimin retrospektiivejä varten voi olla hyödyllistä. Kohdennettujen asioiden avulla pohditaan yhteistyötä ja luodaan yhteinen konsensus.
Retrospektiivisten välineiden käyttö
Muuten, retrospektiivityökalut voivat auttaa sinua suunnittelemaan ja ohjaamaan retrospektiiviä (katso luettelo retrospektiivityökaluista). 14 Retro-työkalut vertailussa ).
Haluaisin erityisesti Echometer nimeltä, jonka kehittämiseen olen itse osallistunut. Se yhdistää psykologian oivalluksia ja Agile Best Practices -käytäntöjä, jotta tiimin kehittämisestä saadaan paras mahdollinen hyöty Team Health Checks & Retros -menetelmillä.
Voit suunnitella retrospektiivin ilman omaa tai tiimisi kirjautumista - työkalu hoitaa kaiken rakenteen ja auttaa aikarajoituksissa jne.
Tällä painikkeella voit avata työkalun suoraan, valita retromenetelmän ja kutsua tiimin linkin kautta (on olemassa yli 30 Retrospektiivinen menetelmät mahdollisia):
Kun olet päässyt retron loppuun, voit halutessasi luoda ilmaisen tilin tulosten tallentamista varten.
Jos haluat ensin tietää enemmän tai aloittaa heti oikean kokeilun - täällä saat lisätietoja ja Aloita ilmaiseksi.
Vältä väärinkäsityksiä viestinnässä
Palataanpa alkuperäiseen tarinaani: Miten väärinkäsitykset ja viestintä liittyvät retrospektiivisten menetelmien suunnitteluun?
Kuten vaiheista ja olennaisista kysymyksistä voi helposti nähdä, retrospektiivissä on kyse keskinäisestä viestinnästä ja yhteisten prosessien työstämisestä. Kuten muissakin arkipäivän tilanteissa, väärinkäsityksiä voi esiintyä. Siksi on järkevää tutustua viestintämalleihin, jotta voidaan herkistää ihmisiä väärinkäsitysten syille.
Periaatteessa on tärkeää pitää mielessä, että jokainen lausunto 4 sivua (ks. Schulz von Thun, 1981):
Kommunikaationeliö - erittäin tunnettu kommunikaatiomalli - auttaa ymmärtämään, miksi niin monet tulkinnat oletettavasti yksiselitteisestä lausunnosta ovat mahdollisia.
Jos otat tämän huomioon retrospektiiveissä, pystyt varmasti paljastamaan nopeasti, miksi aiemmassa työssä on joskus esiintynyt väärinkäsityksiä.
Erityisesti ketterässä työelämässä on tärkeää, että viestintä onnistuu, jotta voit vastata dynaamisiin vaatimuksiin. VUCA-maailma vastata nopeasti ja asianmukaisesti.
Viestinnän neliö takautuvassa suunnittelussa
Yritä jatkuvasti oppia olemaan hyväksymättä vain takautuvan tarkastelun kaikissa vaiheissa annettuja lausuntoja. Sen sijaan kyseenalaistakaa ja pohtikaa viestinnän neliön kaikkia neljää puolta. Kyseenalaistakaa ja muotoilkaa (eli tiivistäkää omin sanoin) vastapuolenne lausunto, jotta voitte tarkistaa, tarkoitatteko samaa asiaa.
Aluksi tämä tuntuu varmasti oudolta. Ajan myötä huomaat kuitenkin, että väärinkäsitykset voidaan välttää ja paljastaa ja että prosessit sujuvat sujuvammin.
Echometer takautuvan suunnittelun tukena
Me Echometer:ssä ymmärrämme, miten tiimityötä voidaan muuttaa ja edistää pitkällä aikavälillä. Psykologisen tietotaidon ja meidän Työkalu tiimin retrospektiivejä varten olemme kehittäneet sinun kaltaisillesi tiimeille optimaalisesti räätälöityjä kohteita, joilla varmistetaan, että kysytte oikeat kysymykset ja pääsette yhteiselle nimittäjälle, jotta voitte optimoida viestinnän ja välttää väärinkäsitykset.
Lähteet
Friedemann Schulz von Thun: Keskustelu keskenään 1 – Häiriöt ja selvennykset. Viestinnän yleinen psykologia. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8.
