6 toimenpidettä hedelmällisen palautekulttuurin luomiseksi

Monissa yrityksissä halutaan vakiinnuttaa palautekulttuuri. Mutta mitä se tarkalleen ottaen tarkoittaa? Koska kaikki rakastavat määritelmiä, aloitetaan määritelmällä termi: 

Palautekulttuurin määritelmä

Millainen on palautekulttuuri? Sille on ominaista keskinäinen  Luottamus  kaikkien yhdessä työskentelevien kesken, hierarkian rajat ylittävästi.  Viestintä  ja säännöllinen palaute työmenetelmistä, suorituskyvystä ja vaikutuksesta ulkopuolisiin. 

Perustamisen merkitys ja edut

Usein herää kysymys, mitä etuja palautekulttuurin luominen tuo mukanaan. Ensinnäkin rakentavan palautteen antaminen, hyväksyminen ja toteuttaminen voi yksinkertaistaa työprosessia ja tehostaa sitä. 

Avoimen palautekulttuurin avulla saavutetaan seuraavat edut:

• Vaihda  oppiva organisaatio Palaute ymmärryksen ja kehityksen lähteenä auttaa lisäämään suorituskykyä (vrt. Shipper, Hoffman & Rotondo, 2017.)
• Stressin ja konfliktien vähentäminen säännöllisen palautteen avulla johtaa terveempiin ja tyytyväisempiin työntekijöihin (ks. esim. Ansel & Lievens, 2007)
• Suora viestintä ja lisääntynyt tyytyväisyys johtavat työntekijöiden sitoutumisen lisääntymiseen (vrt. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Kuten huomaatte, palautekulttuurilla on myönteinen vaikutus paitsi työprosessiin myös työilmapiiriin. 

A Amadeus Fire GmbH:n tutkimus osoittaa myös, että mitä tyytyväisempiä työntekijät ovat palautekulttuuriin, sitä tyytyväisempiä he ovat työhönsä yleensä.

Palautekulttuurin ylläpitämiseksi yritykset käyttävät usein myös ohjelmistoratkaisuja, jotka helpottavat 360 asteen palautteen antamista. Esimerkiksi brittiläinen SenseHR-ohjelmistojärjestelmä on kattava alusta palauteprosessien saumattomaan hallintaan (Lisää aiheesta: SenseHR-ohjelmistojärjestelmä Yhdistyneessä kuningaskunnassa). Tällaiset ratkaisut, kuten SenseHR, voivat auttaa yrityksiä paitsi keräämään palautetta eri lähteistä myös analysoimaan sitä tehokkaasti ja reagoimaan siihen, jotta suorituskyvystä saadaan parempi kuva.

Ja kukapa ei haluaisi tyytyväisiä, motivoituneita ja tehokkaita työntekijöitä? 

Tiedämme nyt, mitä palautekulttuuri on määritelmän mukaan ja mitä hyötyä sen luomisesta on, mutta miten voimme todeta, eletäänkö sitä todella?

Tilannekatsaus: Onko palautekulttuuri elävä?

Vaikka monet ovat tietoisia vakiintuneen palautekulttuurin hyödyistä, sitä ei valitettavasti vielä eletä täysimittaisesti monissa yrityksissä. . Randstadin työbarometri 2019 osoittaa, että vain 35% saksalaisista yrityksistä antaa palautetta vuosittain. Toisaalta 32% yrityksistä ei anna palautetta koskaan. Jos palautetta annetaan, se tehdään usein sopimattomalla tavalla: 30% vastaajista ilmoitti, ettei tiedä, miten palautteeseen pitäisi reagoida, 24% otti kielteisen palautteen henkilökohtaisesti ja 21% tunsi olonsa epämukavaksi palautteen vastaanottamisen suhteen. 

Kun otetaan huomioon palautteen merkitys, nämä tulokset ovat melko niukkoja. Volkswagen AG:n hallituksen jäsen Hiltrud Werner sanoo jopa, että enemmän palautetta olisi voinut estää Volkswagenin päästöskandaalin (s. Schielke, 2018). 

“Tämä ei ole helppoa kenellekään. Sekä palautteen antajalle että vastaanottajalle. Tiimin on vain ymmärrettävä, että kannattaa miettiä mukana, keskustella mukana ja luottaa omaan vaistoon myös siinä määrin, että kannattaa puhua ääneen.”
- Hiltrud Werner, hallituksen jäsen VW

Siksi Volkswagenilla on nyt rehellisyyslähettiläitä, joiden tehtävänä on varmistaa, että keskustelukulttuuria eletään ja toteutetaan. Tulevaisuudessa skandaaleja ei pitäisi enää esiintyä, ja säännöllisellä palautteella voi olla tukeva vaikutus.

Monet yritykset tietävät toimivan ja vakiintuneen palautekulttuurin merkityksen ja ovat luoneet tällaisen kulttuurin yritykseensä tai ovat kehittämässä sitä. 

Palautekulttuuri on muodissa.

Suuntaus on kohti palautekulttuuria: erityisesti nuoret yritykset hyödyntävät sitä omaksi hyödykseen. Monet start-up-yritykset rakentavat palautekulttuurin luomisen varaan, sillä erityisesti nuoremmat työntekijät, niin sanotut “palautteen antajat”, eivät aina ole parhaita. MillennialsHe vaativat palautetta kehittyäkseen optimaalisesti. Palautekulttuurit ovatkin yhä tärkeämpiä uusien potentiaalisten työntekijöiden houkuttelemiseksi ja säilyttämiseksi. 

Säännöllisen palautteen edut eivät ole tunnistaneet vain nuoret yritykset. Jopa suuret yritykset, kuten SAP, DB ja Telekom, haluavat siirtyä pois klassisesta vuosittaisesta arviointikeskustelusta (Armin Trost, s. Schielke, 2018) ja etsivät siksi uusia tapoja. 

Palautekulttuuri on psykologin mukaan enemmän kuin vuosittainen arviointikeskustelu. Armin Trost (s. Schielke, 2018). Kyse on pikemminkin säännöllisestä vaihdosta ja jatkuvasta palautteesta. Palautekulttuuria on siis elettävä ja ennen kaikkea toteutettava tehokkaasti. Mutta miten?

Miten: Palautekulttuurin luominen

Ensinnäkin on tärkeää muistaa, että palaute ei ole sama asia kuin kritiikki. Palaute on pikemminkin, kuten sana antaa ymmärtää, palautetta. Ja sitä pitäisi käyttää sellaisena. On olemassa erilaisia Vinkkejäjotka osoittavat oikean tavan toteuttaa palautekulttuuri. 

Vinkkimme ovat: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Jos et itse ole selvillä siitä, mikä viestisi on, on suhteellisen varmaa, että se ei saavuta vastapuolta suunnitellulla tavalla. Sen vuoksi sinun on oltava etukäteen selvillä siitä, mikä palautteesi ydinviestin pitäisi olla.
2. Sage immer auch etwas Positives  Palautteen avulla työprosessia tarkastellaan kaikilta puolilta. Käsittele siis aina asioita, jotka menivät hyvin. Parhaimmillaan käytät Sandwich-menetelmä: Kehuja, kritiikkiä, kehuja. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Hyvin sujuneiden asioiden säännöllinen kehuminen on myös osa hyvää palautekulttuuria. Palautetta voi ja kannattaa antaa, vaikka ei olisikaan mitään huomautettavaa: Anna silloin vain myönteistä palautetta.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Formuloi palautetta siten, että se ei ole syytös, kuten “Sinä teit…”, vaan muotoile se minä-muodossa “Koen/huomaan…”. Palaute on aina subjektiivista, ja sen pitäisi ilmetä myös muotoilusta. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Lähes jokaisella tarinalla on kaksi puolta. Kysy siis aina toiselta ihmiseltä, miltä hänestä tuntui. Tämä auttaa teitä löytämään yhteisen pohjan ja rakentamaan keskinäistä ymmärrystä.
6. Initiativ nach Feedback fragen Palautetta ei aina tarvitse odottaa! Palaute auttaa paitsi koko tiimiä myös jokaista yksilöä henkilökohtaisessa kehityksessään. Pyydä aktiivisesti palautetta kasvaaksesi tasaisesti.

Kokonaisuuden tulisi tapahtua lyhyin väliajoin, esimerkiksi 1-2 kertaa viikossa. 

Käytä tähän tietoisesti aikaa. Palautekulttuurin käyttöönotto ei ole kenenkään rankaiseminen tai kontrollointi, vaan sen tarkoituksena on auttaa kaikkia sekä yksilöllisesti että kollektiivisesti kehittymään. 

Palautekulttuuri 1-to-1-kokousten avulla

Monet johtajat pitävät säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia työntekijöidensä kanssa – mutta eivät saa keskusteluista kaikkea irti. Nämä tapaamiset sopivat erinomaisesti aktiivisen palautekulttuurin edistämiseen.

Haluaisin siksi käyttää tätä tilaisuutta hyväkseni ja kiinnittää huomionne 1:1-kokousvälineeseemme Echometer (katso verkkosivusto). Siinä yhdistyvät lyhyet Health Check-kyselyt ja tekoälyavustaja, joka helpottaa työntekijöiden kehittämistä huomattavasti. Työkalulla voi olla hieno kerrannaisvaikutus, kun se antaa organisaatiosi johtajille mahdollisuuden antaa rakentavaa palautetta säännöllisesti.

Seuraava malli antaa sinulle tuntumaa siitä, millaisia kysymyksiä voit pohtia ja mitata Echometer:n avulla henkilökohtaisissa tapaamisissa. Kokeile sitä painikkeen avulla ilman kirjautumista:

Palautekulttuurin vakiinnuttaminen yksinkertaisesti

Toinen menetelmä terveen palautekulttuurin luomiseksi on säännöllisten retrospektiivien käyttöönotto.

Mitä ovat retrospektiivit? Retrospektiivi on tiimin säännöllinen kokous, jossa analysoidaan aiempia työvaiheita ja tehdään parannusehdotuksia tulevaa yhteistyötä varten. Voit lukea lisää tästä FAQ:sta (ks. FAQ).

Kokeile sitä, koska myös Henry Ford jo tiesi:

Ne, jotka tekevät aina sitä, mitä he jo voivat tehdä, pysyvät aina sellaisena kuin he jo ovat.

 Lähteet 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, haettu osoitteesta: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). Palauteympäristön pitkän aikavälin vaikutus työtyytyväisyyteen: kenttätutkimus belgialaisessa kontekstissa. Sovellettu psykologia, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 vinkkiä parempaan palautekulttuuriin, Haettu osoitteesta: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, Retrieved from: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Feedback geben - aber richtig: So etablierst du eine starke Feedbackkultur, haettu osoitteesta: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), German bosses often give useless feedback, haettu osoitteesta: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Politiikkaa koskevien käsitysten asettaminen palauteympäristön, työntekijöiden asenteiden ja työsuorituksen yhteyteen. Journal of Applied Psychology, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), Tarvitsemme uuden palautekulttuurin!, haettu osoitteesta: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), Luoko 360 palautteen prosessi yhtä lailla toimintakelpoista tietoa eri kulttuureissa?, AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Warum viele Chefs sich wie Bernd Stromberg verhalten, haettu osoitteesta: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org