1:1-palaveri: Yksinkertainen esityslistamalli (esimerkki ja PDF).

Kukaan ei mene kuntosalille ja harjoittele satunnaisesti siellä täällä – ainakaan, jos hän haluaa nähdä edistystä. Miksi sen pitäisi olla erilaista kahdenkeskisissä tapaamisissa?

Malliesityslistan avulla varmistetaan, että kaikki tärkeät osa-alueet on koulutettu, joten sekä ammatillisille että henkilökohtaisille asioille jää tilaa. Näin kahdenkeskisistä tapaamisistasi tulee ajan mittaan jäsennelty kuntosaliharjoittelusuunnitelma.

Olipa kyseessä sitten henkilökohtainen, digitaalinen tai virtuaalinen tapaaminen, henkilökohtaiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Tässä artikkelissa annan sinulle konkreettisen esityslistan ja hyödyllisiä kysymyksiä, joita voit käyttää viikoittaisissa, kahden viikon välein tai kuukausittain järjestettävissä kahdenkeskisissä tapaamisissa, jotta voit käydä hyviä keskusteluja suorien alaisten kanssa.

Ensinnäkin: Jos et ole vielä varma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset työntekijöiden kanssa, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Olen muuten nyt tehnyt myös YouTube-videon, jossa esittelen pienen tutkimukseni tulokset: Kysyin 100 johtajalta kvalitatiivisissa haastatteluissa, miksi he itse asiassa pitävät kahdenkeskisiä kokouksia. Jos olet kiinnostunut kahdenkeskisten tapaamisten tavoitteista, käy katsomassa:

Play

Ennen kuin siirryn suoraan esimerkkiesityslistaan, haluaisin vastata kysymykseen siitä, miten pitää kahdenkeskinen kokous pomona tai esimiehenä. 

Jotkin näkökohdat ovat suhteellisen itsestään selviä, joten keskityn seitsemään vinkkiin, jotka eivät ole yhtä intuitiivisia, mutta ovat sitäkin tehokkaampia.

Vihje 1: Kysy päinvastaista kuin mitä haluat tietää.

💡 Miksi? Jos kysyt: “Mitä voimme parantaa?”, saat vakiovastauksia. Mutta jos kysyt päinvastoin, se aktivoi uusia ajatusmalleja.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Sen sijaan, että kysyisit: “Miten projektin kanssa sujuu?”. → “Jos se yhtäkkiä katoaisi, mitä kaipaisit?”
• Sen sijaan, että kysyisit: “Mitä voin tehdä johtajana paremmin?”. → “Mitä minun pitäisi ehdottomasti säilyttää, koska se toimii hyvin?”
• Sen sijaan, että kysyisit: “Mikä on suurin esteesi?”. → “Mikä on sujuvin asiasi juuri nyt?”

Tämä käänne tuo usein syvällisempiä ja harkitumpia vastauksia.

Vinkki 2: Odota tärkeiden kysymysten kanssa – Anna hiljaisuuden toimia ensin.

💡 Miksi? Monet aloittavat 1:1 isoilla asioilla. Mutta jos aloitat suoraan “Miten menee?” tai “Onko sinulla haasteita?”, vastaukset ovat usein yleisiä (“Kaikki sopii”). Sen sijaan: aloita rennosti, odota ja salli hiljaisuus. Todella olennaiset kohdat tulevat usein luonnostaan.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Älä kysy aluksi mitään suuria kysymyksiä. Aloita rennosti (“Millainen oli aamusi?”) ja anna heille tilaa.
• Kestäkää tietoisesti hiljaisuutta. Ihmisillä on taipumus täyttää aukkoja – usein sillä, mikä heitä todella vaivaa.

Vinkki 3: Muuta ympäristöä – huone vaikuttaa keskusteluun.

💡 Miksi? Ilmapiiri vaikuttaa siihen, mitä ja miten ihmiset puhuvat. Keskustelu toimistolla tuntuu erilaiselta kuin kävelyllä tai kahvilatapaamisessa.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Kokeile muita paikkoja: kävelylenkki auttaa sinua puhumaan rennommin. Kahvila voi vaikuttaa epämuodollisemmalta.
• Virtuaaliset kokoukset? Testaa erilaisia asetuksia, esim. joskus pelkkä ääni, joskus video – aiheen ja henkilön mukaan.

Vinkki 4: Vältä “Miksi?”-kysymyksiä – käytä sen sijaan “Miten?”- tai “Mitä?”-kysymyksiä.

“Miksi?” voi kuulostaa puolustukselliselta (“Miksi teit sen noin?” → tuntuu kritiikiltä). “Miten?” tai “Mitä?” antavat mahdollisuuden pohtia asiaa enemmän.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Sen sijaan, että kysyisit “Miksi et saavuttanut tavoitetta?”. → “Mikä esti sinua saavuttamasta sitä?”
• Sen sijaan, että kysyisit “Miksi teet tämän?”. → “Miten päädyit tähän päätökseen?”

Ääni tekee eron.

Vinkki 5: Älä tee siitä kyselyä – vaan paljasta jotain itsestäsi.

💡 Miksi? Monet 1:1-keskustelut tuntuvat haastatteluilta: “Miten menee? Mitä sä tarvitset? Mitkä ovat haasteesi?” Mutta ihmiset avautuvat todennäköisemmin, kun he ymmärtävät, että kyseessä on vaihto.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Jaa pieni haaste tai oivallus omasta elämästäsi ennen kuin kysyt: “Tiedätkö sinäkin tämän?”
• Esimerkki: “Olen viime aikoina huomannut, että eksyn liikaa yksityiskohtiin. Onko sinullakin joskus niin?”
• Tämä luo luottamusta ja avaa oven rehelliselle vuoropuhelulle.

Vinkki 6: Älä katso vain taaksepäin, vaan myös “tulevia ongelmia”.

Miksi? 1:1-keskustelut pyörivät usein aiempien ongelmien ympärillä (“Mikä meni hyvin? Mikä oli vaikeaa?”). Vielä arvokkaampia ovat kuitenkin keskustelut tulevista esteistä ennen kuin niitä ilmenee.

🛠 Miten se toteutetaan?

• Kysymys: “Jos oletetaan, että seuraava neljännes menee täydellisesti –, mikä oli avain tähän?”
• Tai: “Mikä voisi estää sinua olemasta tuottava seuraavien viikkojen aikana?”

Tämä johtaa ennakoiviin ratkaisuihin sen sijaan, että vain reagoitaisiin aiempiin ongelmiin.

Vinkki 7: Älä tarjoa ratkaisuja suoraan – Kysy sen sijaan: “Mitä olet jo kokeillut?”.

💡 Miksi? On houkuttelevaa antaa vinkkejä suoraan. Työntekijöillä on kuitenkin usein jo ideoita – he tarvitsevat vain pohdintaa.

🛠 Miten se toteutetaan?

• “Voisit kokeilla X:ää!” → “Mitä olet jo kokeillut ongelman ratkaisemiseksi?”

Tämän seurauksena työntekijät kokevat, että heidät otetaan vakavasti, ja he kehittävät omia ratkaisujaan.

Jos haluat vielä 5 vinkkiä ja täydellisen esityslistan, lataa se: Uusin YouTube-videoni käsittelee tätä, mukaan lukien 7 luovaa 1:1-kokouksen kysymystä. Katso vapaasti.

Play

Jos otat nämä vinkit huomioon, kahdenkeskisen keskustelun käyminen on todennäköisesti paljon helpompaa ja tuottavampaa. Jos ainoa tavoitteesi kahdenkeskisen kokouksen mallipohjalla on, että työntekijäsi ei irtisano, sinulla on väärä asenne ja kokouksesi on tuomittu epäonnistumaan – katso sarjakuva.

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että etsit yksinkertaista esityslistan mallia työntekijöiden kanssa pidettäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten.

Siksi löydät täältä ensin yksinkertaisen, hyväksi havaitun asiakirjamallin, jonka pitäisi sopia hyvin esimerkiksi klassiseen kahden viikon välein tapahtuvaan arviointikeskusteluun.

Tärkeää: Tämä on yksinkertainen vakiopohja – mutta “paras” kahdenkeskisen kokouksen pohja on aina se, jonka olet esimiehenä yksilöllisesti mukauttanut työntekijällesi. Seitsemän vinkkiäni yllä auttavat sinua tässä. 

Voit muuten tallentaa mallin Doc-muodossa varsinaisen mallin alle, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF-, Excel-, Google Sheet- tai Word-dokumenttina. Napsauta vain “Plus”-kytkintä.

Kuten huomaat, tämän kahdenkeskisen esimerkkiesityslistan päätavoitteena on zoomaus. Tämä on usein hyvin vaikeaa jokapäiväisessä elämässä, minkä vuoksi tarvitaan oma aikalohko.

Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla, että sisäisesti motivoitunut työntekijäsi tuo itse mahdollisimman paljon aiheita pöytään.

Tämän asialistan lisäksi on tietenkin muitakin näkökohtia, joita voit pohtia arviointikeskustelussa.

Tämän vuoksi yksilölliset kysymykset, jotka herättävät uusia näkökulmia, ovat erittäin hyödyllisiä kahdenkeskisissä tapaamisissa. Haluaisin antaa tässä muutamia esimerkkejä tällaisista kysymyksistä.

Yksi kahdenkeskisten tapaamisten tärkeimmistä tavoitteista on, kuten mainittu, säännöllinen zoomaus. Tästä syystä kysymykset, jotka liittävät päivittäisen työn laajempaan kontekstiin, ovat hyödyllisiä.

Olen myös tuonut 17 kysymystä, joiden pitäisi rikastuttaa kahdenkeskistä vuoropuhelua.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan.

Monet esimiehet sisällyttävät ajoittain pieniä kyselyitä henkilökohtaisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:

• Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Ja tämä ajatus voi tietenkin olla myös osa kahdenkeskisen mallin asialistaa. Olen koonnut tähän viisi lausumaa, jotka keskittyvät heijastamaan jokaisen menestyvän työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Voit myös ladata tämän agendan Doc-tiedostona, mutta vielä parempi on seuraava: Kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä ajan mittaan mittareina ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla – tutustu mielellään ilman kirjautumista alla olevan painikkeen kautta.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Kyllä, puhun nyt sinusta. 

Tätä varten on tietysti olemassa myös lausumia, jotka voit sisällyttää osaksi kahdenkeskisen keskustelun näyteohjelmaa. Tässä on erityisesti 4 käyttäytymisankkuria pohdittavaksi, joihin voit myös vastata interaktiivisesti ilmaiseksi Echometer-keskusteluohjelmistossa ja tehdä niistä mitattavia.

Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo melkein arvannut sen. Tietenkin on paljon muitakin esimerkkiesityslistoja kahdenkeskisiä tapaamisia varten, joita voit käyttää ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi esityslistoista palkkaa käsittelevää kahdenkeskistä palaveria varten, keskustelua varten vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Kuten edellä todettiin, “paras” kahdenkeskisen tapaamisen esityslista on aina räätälöity yksilöllisesti työntekijällesi.

Tämän artikkelin tietojen pitäisi kuitenkin auttaa sinua tekemään juuri niin.

Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua tässä. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .