Analysoimalla 30k retroja: 4 vinkkiä ketterille tiimeille

Kokenut ketterä tiimi on luultavasti kokenut uransa aikana muutamia satoja ketteriä projekteja. Retrospektiivit toteutettu. Tämä riittää, jotta tiimin jäsen voi kehittää intuitiivisen käsityksen siitä, mikä toimii ja mikä ei. Mutta mitä voi oppia, kun käytettävissä on 30 000 retrospektiiviä?

Tässä artikkelissa tarkastelemme tätä kysymystä ja jaamme kanssasi yllättäviä, tietoon perustuvia oivalluksia.

Miksi jaamme analyysejämme ja näkemyksiämme ketteristä retrospektiiveistä?

Tavoitteenamme on Echometer on tehdä retrospektiiveistä ja tiimin kehittämisestä parempia, tietoon perustuvia. Teemme tämän tietysti ensisijaisesti käyttäjillemme, mutta myös laajemmassa mielessä herättelemällä vuoropuhelua retrospektiiveistä ketterässä yhteisössä.

Jakamalla näkemyksiämme yli 30 000:sta Retrospektiivit haluamme luoda konkreettisen pohjan keskustelulle siitä, mikä tekee hyvistä retrospektiiveistä hyviä ja miten voit parantaa omia retrospektiivejäsi.

Tässä artikkelissa kerromme analyysimme ensimmäiset tulokset. Ehkä sinäkin koet yhden tai kaksi yllätystä. 

No niin:

ROTI:lla (”Return on Time Invested”) selvitetään retrospektiivin uloskirjautumisen yhteydessä, kuinka hyvin aika oli sijoitettu retrospektiiviin. Jokainen osallistuja antaa vastauksen asteikolla 0 (huono sijoitus) - 10 (superhyvä sijoitus).

ROTI-pistemäärä on näiden vastausten keskiarvo.

Keskiviikko on suosituin retrospektiivien päivä 24,4%:llä, hieman ennen tiistaita (24%). 

Vain 14,1 % retrospektiiveistä pidetään maanantaisin. Perjantai on myös vähäisempi 16,5 %:lla – vaikka voisi ajatella, että perjantai sopisi viikon loppuna myös retrospektiiville?

Mikä on paras viikonpäivä retrospektiiville?

Mielenkiintoista on, että ROTI-pisteet perjantaisin pidettyjen retrospektiivien arvo on puolestaan korkein kaikista viikonpäivistä: 8,52/10! 

Keskiviikko puolestaan sulkeutuu hieman keskimääräistä huonommin ROTI-pistemäärällä 8,25. 

Maanantai ei ehkä todellakaan ole paras päivä retrospektiiville – ainakaan ROTI-pistemäärä 8,14 ei siihen viittaa.

Keskimääräinen retrospektiivi kestää 1 tunti ja 11 minuuttia, mutta vain 35% kuuluu 61-90 minuutin luokkaan.

Vain noin 7% Echometer:n retrospektiivisistä tapaamisista kesti yli 2 tuntia. Lyhyitä, 10-45 minuutin pituisia katsauksia oli edelleen 21%.

* Huomautus analyysistä: Olet ehkä huomannut, että emme ole sisällyttäneet 180 minuuttia tähän analyysiin. Miksi? Alaspäin suuntautuvat poikkeamat ovat monissa tapauksissa “demoretrospektiiveja”, joilla työkalu esitellään. Pidemmät retrospektiivit (>180 minuuttia) sisältävät usein niin pitkiä passiivisuusjaksoja, että voidaan olettaa, että työkalua käytettiin hieman eri tavalla kuin odotettiin.

Kuinka kauan parhaat retrospektiivit kestävät?

Parhaat retrospektiivit kestävät 30–45 minuuttia. Ainakin jos pohjana on ROTI-pisteet osallistujien antama 8,5 / 10. Ero luokkaan ”46–60 minuuttia” (8,47 / 10) on kuitenkin hyvin pieni. 

Toisaalta on selvästi havaittavissa, että tiimin jäsenten tyytyväisyys vähenee, kun retrospektiivit pitenevät. Mutta vaikka tulos on 8,17/10 “121-180 minuutin” osalta, tulos on riittävän hyvä olettaa, että retrospektiivit olivat keskimäärin kannattavia. Suurempaa aikapanostusta vastaavien tulosten on vain oltava parempia, jotta sama ROTI olisi perusteltu.

Jos olet kiinnostunut: Meillä on myös muutama Vinkkejä retrospektiivien aikapakettien laatimiseen .

Lähes 57% retrospektiiveissä on 6-10 osallistujaa. Jopa 31% jälkikäteisarvioinneissa on vain 3-5 osallistujaa.

Analyysissä on mukana hieman yli 10% suurempia osallistujaryhmiä, joissa on yli 10 osallistujaa.

Huomautus analyysistä: On huomattava, että tässä yhteydessä on kirjattu vain ne osallistujat, jotka osallistuivat aktiivisesti Echometer:n retrospektiiviseen tutkimukseen. On siis mahdollista, että muut osallistujat osallistuivat retrospektiiviin näytön jakamisen kautta. Valitettavasti emme voi antaa tietoja muista osallistujista näytön jakamisen kautta.

Kannattaako retrospektiivi 3-5 henkilön kohdalla?

Alkuaikoina Echometer:ssä meiltä kysyttiin usein, teimmekö myös kolmen hengen perustajatiimissä retrospektiivejä. Totta kai teimme. Meiltä kysyttiin usein, kannattaako retrospektiivit edes tehdä näin pienissä tiimeissä? Vastauksemme: ehdottomasti!

Sen vuoksi oli sitäkin ilahduttavampaa huomata, että Echometer:n retrospektiivien analyysi osoittaa myös, että retrospektiivit ovat erityisen hyödyllisiä pienissä tiimeissä.

Mikä on paras ryhmäkoko retrospektiiviä varten?

Kanssa ROTI-pisteet 8,64/10, 3-5 osallistujan retrospektiivit saavat parhaan arvosanan.

Suuntaus on selvästi havaittavissa: mitä enemmän osallistujia retrospektiivillä on, sitä heikommat ovat sen ROTI-pisteet. Etenkin 15 tai useamman osallistujan kohdalla ROTI-pistemäärä putoaa selvästi alle 8/10 rajan.

Kannattaako retrospektiivejä pitää suurissa tiimeissä ollenkaan? Vai onko järkevämpää muuttaa ensin tiimin kokoa… Ehkä Scrum-opas suosituksessaan noin 7 tiimin jäsenen tavoittelusta ei olekaan niin väärässä.

47.1% tiimeistä on käyttänyt 14 päivää tai vähemmän aikaa jälkikäteen tapahtuviin tarkasteluihin. Tämä vastaa oletusta, jonka mukaan useimmat ketterät tiimit työskentelevät kahden viikon välein. Toiseksi suurin ryhmä on 15-28 päivää (esim. “joka kolmas viikko” tai kuukausittain), 33,7%.

Jopa 17,6% tiimeistä tekee takautuvan tarkastelun 29-56 päivän välein (esim. 5, 6, 7 tai 8 viikon välein).

Kuinka usein tiimien pitäisi tehdä retrospektiivejä?

Monet ketterään järjestelmään vasta tutustuneet tiimit ehdottavat ensin, että riittäisi, että retrospektiivi tehdään kerran kuukaudessa tai neljännesvuosittain.

Tämä tietysti sattuu aluksi monien Agile-valmentajien korviin, sillä onnistunut iteratiivinen työskentely vaatii paljon enemmän pohdintaa kuin monet “aloittelijat” aluksi uskovat. Mutta onko paha aloittaa kuukausittaisilla tai puolikuukausittaisilla retrospektiiveillä?

Analyysimme mukaan tiimit ovat erittäin tyytyväisiä retrospektiiveihinsä myös pidemmissä, 29–56 päivän iteraatiosykleissä. ROTI-pisteet 8,31/10, ne suoriutuvat jopa hieman paremmin kuin tiimit, jotka tekevät retrospektiivejä 15-28 päivän välein (esim. “joka kolmas viikko” tai kuukausittain).

Huipulla on kuitenkin selvästi ryhmä, joka tekee retrospektiivit 14 päivän tai sitä lyhyemmässä rytmissä. ROTI-pistemäärän ollessa 8,61 he ovat ylivoimaisesti menestynein ryhmä. Jälleen kerran vahvistuu: harjoitus tekee mestarin.

Huomautus: Olemme tässä analyysin osassa ottaneet huomioon vain tiimit, jotka ovat suorittaneet vähintään 5 Echometer-ohjelmalla tehtyä retrospektiiviä.a

Tärkeimmät opit: Tältä näyttää täydellinen retrospektiivi 🤩.

Täydellinen retrospektiivi…

1. Tapahtuu perjantaina

2. Kestää 30-45 minuuttia

3. 3-5 osallistujaa

4. Taajuus on 7-14 päivää

Tämän mallin mukaisten retrospektiivien keskimääräinen ROTI-pistemäärä on 9,07/10. 

Tämä kuvioasetelma on siis selvästi alussa mainitun 8,33 prosentin keskiarvon yläpuolella.

Bonus: Kuinka parantaa retrospektiivejäsi 🔥.

Et ehkä pysty muuttamaan muuttujia, kuten tiimisi kokoa ja retrospektiivien tiheyttä, lyhyellä aikavälillä. Huomasimme kuitenkin vielä yhden asian, jota jokainen tiimi voi todella harkita retrospektiiviensä parantamiseksi:

Voimme sanoa suurella varmuudella, että aiemmista toimista keskusteleminen ja niiden loppuun saattaminen johtaa parempaan ROTI-pistemäärään retrospektiivissä.

Se on myös järkevää: Kun toimenpiteitä ei vain jaeta ahkerasti, vaan niitä myös toteutetaan ja tuloksista keskustellaan, lisätään tiimien itsetehokkuuden tunnetta.

Tämän vaikutuksen hyödyntämiseksi Echometer:ssä meillä on oma vaihe retro-ohjelmassa: “Toiminnan tarkastelu”. Tällä tavoin mitään takautuvasti toteutettua toimenpidettä ei enää koskaan lakaista pöydän alle. Ehkä sinäkin sisällytät tämän vaiheen seuraaviin retrospektiiveihisi.

Muuten: OpenAI:n ChatGPT:ssä on myös vinkkejä Agile-valmentajille. Tutustu haastatteluumme ChatGPT aiheesta Agile-valmennus .

Menetelmä: Mitä kannattaa ottaa huomioon ☝️

Kuten minkä tahansa data-analyysin kohdalla, tulokset ovat luonnollisesti vain rajoitetusti siirrettävissä mihin tahansa asiayhteyteen.

Kun esimerkiksi jaoimme ensimmäiset tulokset LinkedInissä, Giancarlolla oli hyvä vinkki. Löydät vastauksemme Giancarlon kommenttiin osoitteesta LinkedIn. Näin paljon etukäteen: hän on työskennellyt yhdessä Retrospektiivien tulokset tehdä.

 

Erityisesti on otettava huomioon klassinen otantaharha. Otoksen muodostavat luonnollisesti vain Echometer-työkalun käyttäjät. Tämä voi esimerkiksi johtaa siihen, että retrospektiivin laatu keskimäärin paranee moderoinnin tuen jne. ansiosta. Retrospektiivien määrän ja maailmanlaajuisen otoksen laajuuden vuoksi voimme kuitenkin olettaa, että tässä esitetyt suuntaukset pätevät monissa tyypillisissä yhteyksissä.

Johtopäätös: Retrospektiivien suurin analyysi

Tämä on tietojemme mukaan tähän mennessä suurin retrospektiivien analyysi, jossa on yli 30 000 retrospektiiviä.

Kuten kuvattu, tiedot eivät tietenkään edusta koko ketterää yhteisöä. Tiedonkeruumme rajoittuu Echometer:n käyttäjien anonymisoituun otokseen ja heidän retrospektiiviinsä vuosina 2020-2022.

Onko sinulla kysyttävää analyysistä tai lisäideoita siitä, mitä muuttujia meidän pitäisi tutkia? Keskustele kanssamme LinkedInissä tai Twitterissä.

Odotamme innolla uutisia ja kommentteja!