Kiinteät 1:1-keskustelut: 1 opas, 3 mallia ja 30 kysymystä.

Kuvittele, että autossasi näkyy “Check Engine” -varoitussignaali. Jättäisitkö sen huomiotta ja jatkaisit vain matkaa? Luultavasti en. Mutta juuri näin monet johtajat tekevät, kun he jättävät säännölliset keskustelut työntekijöidensä kanssa väliin. Ilman näitä keskusteluja havaitsemattomat mahdollisuudet jäävät piiloon, pienet ongelmat kasvavat suuriksi kriiseiksi – ja jossain vaiheessa “auto” pysähtyy.

Monet johtajat toimivat enemmänkin palohälyttimien tavoin: He reagoivat vain silloin, kun tulipalo syttyy. Onnistunut johtaminen on kuitenkin enemmän kuin termostaatti – se varmistaa ennakoivasti oikean lämpötilan tiimissä. 

Muistatko viimeisimmän kollegan, jonka kanssa olisit “todella halunnut käydä kahvilla”? Entä sitten? Tapahtuiko se? Todennäköisesti ei. Spontaanit keskustelut ovat mukavia –, mutta kestävä johtajuus vaatii sitoutumista.

Tästä pääsemmekin aiheeseen: Johtajien ja työntekijöiden väliset säännölliset tapaamiset. Ne pidetään yleensä viikoittain, kahden viikon välein, kuukausittain tai jopa kuuden viikon välein.

Suosittelen, että tämä riippuu tiimisi koosta. Tiheys riippuu myös tiimisi jäsenten ikäluokasta: vanhemmat työntekijät tarvitsevat luonnollisesti vähemmän mentorointia kuin nuoremmat tai jopa uudet työntekijät. Esimerkki: Jos tiimissänne on noin 10 jäsentä, kahden viikon välein pidettävät noin 30 minuutin mittaiset tapaamiset kuulostavat sopivilta.

Olipa kyse sitten kasvokkain, etänä, digitaalisesti tai virtuaalisesti käytävästä puhelinkeskustelusta, henkilökohtaiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehitykselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Ja tässä artikkelissa annan sinulle muutamia hyviä kysymyksiä, joita voit käyttää viikoittaisissa, kahden viikon välein, kuukausittain tai kuuden viikon välein järjestettävissä tapaamispuheluissa hyvien keskustelujen käymiseksi.

Ensinnäkin: Jos et ole vielä varma siitä, millaisia ovat hyvät esimiesten ja työntekijöiden väliset tapaamiset tai kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu yleiseen oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.

Tämän pitäisi myös auttaa sinua välttämään kuvassa esitetyn kaltainen tilanne.

Seuraavaksi haluan antaa sinulle muutamia tärkeitä vinkkejä siitä, miten säännöllinen tapaaminen voidaan järjestää tehokkaasti. 

Olen yrittänyt antaa sinulle muutamia vinkkejä viikoittaista kiinniottoa varten, jotka eivät ehkä ole ensi silmäyksellä täysin intuitiivisia, mutta ovat sitäkin tehokkaampia. Näiden vinkkien avulla voit loistaa pomon roolissasi.

1. tapaamisia ei tarvitse aina pitää työpöydän ääressä.

Kävelylenkit, kahvilavierailut tai etäpuhelut, joissa on tarkoituksella rento ilmapiiri, muuttavat keskustelua.

• 🔹 Etu: Uusi ympäristö = uusia ideoita. Joistakin aiheista on helpompi keskustella liikkeessä kuin steriilissä toimistossa.

2. “Tulevaisuuden sisäänkirjautuminen” – 5% tarkastelu, 95% näkymät

Vältä joka kerta muuttamasta kokousta jälkikäteen laadittavaksi raportiksi. Sen sijaan voit kokeilla seuraavaa logiikkaa muutaman kokouksen välein:

• ✅ “Minkä haasteen näet tulevan?” (tulevaisuuteen suuntautuva, tuottava)
• 🔹 Etu: Suoraa raporttiasi kannustetaan ajattelemaan ennakoivasti reagoinnin sijaan.

3. ei “tilapäivitystä” – vaan “Miten voin auttaa?”.

Älä koskaan järjestä tapaamista siten, että suoran alaisesi kokee, että hänen on “raportoitava”.

• 🔹 Sen sijaan: “Mitä voin tehdä helpottaakseni työtäsi?”
• 🔹 Etu: Tulee selväksi, että tapaaminen ei ole valvontakeino vaan tukiväline.

4. “käänteisen esityslistan” menetelmä – Suora raportoija määrittää aiheet.

Sen sijaan, että hallitset kokousta esimiehenä, anna hallinta suoralle alaisellesi:

• 💡 “Mistä SINÄ haluat puhua tänään?”
• 🔹 Etu: Työntekijäsi osallistuu aktiivisemmin eikä vain vastaa kysymyksiin.
• 🔹 Lisävinkki: Jos henkilö on epävarma, tarjoa “teemavalikko”, jossa on 2–3-vaihtoehtoja.

5. “ei-työskentelyä”-tapaamiset: puhutaan puhumatta työstä.

Tee joka neljännestä tai viidennestä tapaamisesta työhön liittymätön keskustelu.
🚀 Mahdollisia kysymyksiä:

• ✅ “Mistä olet ollut viime aikoina innostunut – ammatillisesti tai henkilökohtaisesti?”
• ✅ “Mitä tekisit, jos sinulla olisi kuusi kuukautta vapaata?”
• 🔹 Etu: Luo aitoa luottamusta ja edistää pitkäaikaisia suhteita.

Lisää ideoita tähän löydät alta.

6. “Yksi asia” -menetelmä kohdennettua palautetta varten.

Kysy kokouksen lopussa:

• 📝 “Mikä on yksi asia, jonka voisin tehdä paremmin johtajana?”
• 🔹 Etu: Saat suoraa, toimivaa palautetta.

7. Vältä “catch-up meetingin suhdetta”.

Älkää sortuko siihen, että aina vain puhutte, mutta ette saa aikaan muutosta.

• Ratkaisu: Määrittele yhdessä erityinen toiminta kunkin tapaamisen päätteeksi.
• 🔹 Esimerkki: “Olen huomannut, että meidän on tiedotettava projektin tavoitteista selkeämmin – Käsittelen tätä seuraavassa tiimikokouksessa.”

8. Tee siitä asynkroninen – Yhteydenottojen ei aina tarvitse olla suorassa lähetyksessä.

Kaikkien tapaamisten ei tarvitse olla kokouksia. Joskus riittää lyhyt kirjeenvaihto chatin tai ääniviestin välityksellä.

• 🔹 Etu: Säästää aikaa ja varmistaa, että kokoukset käytetään todella perusteellisiin keskusteluihin.

9. “Tulevaisuuden minä” -kysymys pitkän aikavälin kehitystä varten.

Kysy tämä kysymys kerran vuosineljänneksessä:

• ⏳ “Jos tuleva minäsi katsoo vuoden päästä taaksepäin tätä päivää – mistä olisit ylpeä, jos olisit saavuttanut sen?”
• 🔹 Etu: Auttaa suoraa raportoijaa muotoilemaan pitkän aikavälin tavoitteet selkeämmin.

Täältä löydät jo etukäteen mallipohjan kahdenkeskisiin tapaamisiin, jonka selitän lyhyellä videolla ja jossa on 5 vinkkiä, joiden pitäisi auttaa sinua heti:

Play

Näiden vinkkien pitäisi siis antaa sinulle hyvät suuntaviivat viikoittaisia tai säännöllisiä tapaamisia varten.

Annan sinulle nyt ensin yleisluonteisen esityslistamallin ja kysymyksiä. Sen jälkeen tulee myös hieman luovempia ja siten erittäin tehokkaita esityslistaehdotuksia kahden viikon välein tapahtuvaan tapaamiseesi – pysy kuulolla.

Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että olet kiinnostunut esityslistamallista säännöllisiä tapaamisia varten.

Tästä syystä löydät täältä asiakirjamallin, jonka pitäisi olla hyvä lisä klassiseen viikoittaiseen arviointikeskusteluun.

Esityslistan malli: Viikoittainen tapaaminen

Voit muuten tallentaa mallin Doc-muodossa varsinaisen mallin alle, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF- tai Word-dokumenttina. Napsauta vain “Plus”-kytkintä.

Jos et ole nähnyt sitä: Voit myös avata, muokata, ladata ja tulostaa tämän esityslistamallin muissa muodoissa (kuten PDF- tai Word-muodossa) yläpuolella olevilla valintaruuduilla. Ladattavat mallit ovat muuten englanninkielisiä, kuten olet ehkä jo huomannutkin. Voit kopioida yllä olevan tekstin tai käyttää Deepl-työkalua kääntäjänä, jos haluat Catch Up -esityslistamallin muulla kielellä (esim. espanjaksi, hollanniksi, portugaliksi, ranskaksi, suomeksi, italiaksi tai ruotsiksi).

Ennen kuin siirrymme kahden viikon välein pidettävien kahdenkeskisten tapaamisten malliin: Seuraavassa videossa selitän mallin (tässä tapauksessa Word-muodossa), mukaan lukien joitakin vaihtoehtoisia kysymyksiä, joita ei mainita tässä tekstissä:

Play

Esityslistan malli: kahden viikon välein pidettävä kokous

Seuraava lomake sopii maksuttomaksi esityslistamalliksi kahden viikon välein pidettävään työntekijöiden tapaamiseen. Kuten sanottu, se on periaatteessa myös tulostettavissa. On sanottava, että voit ja sinun pitäisi rikastuttaa mallia omilla ideoillasi, aktiviteeteillasi ja formaateillasi riippuen siitä, pidätkö kokouksen etänä tai virtuaalisesti vai paikan päällä. Toivottavasti kahdenkeskiset esimerkit tai ilmainen esityslista ovat sinulle esimiehenä hyvä malli keskusteluun työntekijöiden kanssa.

Jos et ole nähnyt sitä: Voit myös avata, muokata, ladata ja tulostaa tämän esityslistamallin muissa muodoissa (kuten PDF- tai Word-muodossa) yläpuolella olevilla valintaruuduilla. Ladattavat mallit ovat muuten englanninkielisiä, kuten olet ehkä jo huomannutkin. Voit kopioida yllä olevan tekstin tai käyttää Deepl-työkalua kääntäjänä, jos haluat Catch Up -agendamallin muulla kielellä (esim. espanjaksi, hollanniksi, portugaliksi, ranskaksi, suomeksi, italiaksi tai ruotsiksi).

Esityslistan malli: Kuukausittainen tiedotuskokous

Seuraava lomake soveltuu ilmaiseksi malliksi kuukausittaista työntekijän asemaa käsittelevää kokousta varten.

Kuten huomaat, tällaisten säännöllisten kahdenkeskisten tapaamisten tavoitteena on ennen kaikkea zoomaus. Tämä on usein hyvin vaikeaa arkielämässä, minkä vuoksi on tarpeen varata sille oma aikalohko.

Älä muuten anna esityslistan malliesimerkin hämätä: Periaatteessa tavoitteesi pitäisi olla se, että sisäisesti motivoitunut suora raportoijasi käsittelee itse mahdollisimman monia aiheita.

Siirrytään nyt muutamiin kysymyksiin, jotka auttavat sinua myös viikoittaisissa, kahden viikon välein, kuukausittain ja kuuden viikon välein pidettävissä Catch Up -kokouksissa.

Seuraavia kysymyksiä voidaan käyttää joustavasti verrattuna edellä esitettyyn asialistan malliin, minkä vuoksi suosittelen, että otat mukaan muutaman mielenkiintoisen kysymyksen henkilökohtaiseen tapaamiseen.

Olen jakanut ne yleisiin ja luovempiin kysymyksiin.

Kuten sanoin, edellä esitetyt kysymykset ovat luonteeltaan yleisluonteisia, minkä vuoksi haluaisin antaa teille tässä muutamia esimerkkejä. Näissä keskitytään ensisijaisesti kiinniottokeskusteluihin, joissa haluatte zoomata enemmän.

Esityslistamallien ja kysymysten lisäksi on tietenkin muitakin aiheita, joita voit pohtia esimiehenä arviointikeskustelussa.

Puhuttuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut tietyn kaavan. 

Monet esimiehet sisällyttävät satunnaisesti pieniä kyselyitä tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.

He odottavat näiltä mikrokyselyiltä seuraavia tuloksia:

• Enemmän vaihtelua ja sitoutumista Catch Up -vuoropuheluun
• Uusien näkökulmien omaksuminen
• (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.

Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös suorien raportoijiesi kanssa pidettävään tapaamiseen. Olen koonnut tähän viisi lausumaa, joissa keskitytään heijastamaan jokaisen menestyvän työntekijän tärkeitä edellytyksiä.

Voit myös ladata tämän esityslistamallin Doc-tiedostona, mutta vielä parempi on seuraava: Catch Up -kokousohjelmistossamme on integroitu työkalu, joka tekee tuloksista näkyviä ajan mittaan mittareina ja antaa sinulle vinkkejä tekoälyavustajan avulla - katso mielellään ilman sisäänkirjautumista alla olevan painikkeen kautta.

Kuten huomaat, lausunnoissa käsitellään tyytyväisen työntekijän keskeisiä näkökohtia. 

Toinen edellytys terveille ja tuottaville työntekijöille on tietenkin hyvä esimies. Kyllä, puhun nyt sinusta. 

Ja tietysti on myös lausumia, joita voit käyttää kiinniottokokouksessa. Tässä on erityisesti 4 käyttäytymisankkuria.

Esimiehenä tai tiiminvetäjänä sinulla pitäisi nyt olla hyvä perusta suoran alaisesi kanssa käytävää keskustelua varten.

Ja voitko tuskin odottaa, että voit kysyä nämä kysymykset? Oikein hyvä, se tekee minut onnelliseksi. 

Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta) .

Olet varmaan jo arvannut sen. Säännöllisiä tapaamisia varten on tietysti paljon muitakin esityslistamalleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin. 

Puhun esimerkiksi malleista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.

Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-palaverit: 15 testattua mallia muokattavaksi (ilmainen)

Ei ole väliä, järjestetäänkö Catch Up -kokouksesi viikoittain vai harvemmin, yhtä asiaa ei saa unohtaa: On olemassa lukemattomia kysymyksiä, joita voi esittää – mutta tärkeintä on, että räätälöit keskustelun yksilöllisesti työntekijällesi sopivaksi. 

Tekoälykokousavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua tässä. Jos haluat lisätietoja siitä, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto .

Lyhyt yhteenveto: FAQ

Mikä on täydennyskokouksen määritelmä?

Jälkipalaveri on säännöllinen, epävirallinen keskustelu esimiehen ja työntekijän välillä. Siinä keskustellaan ajankohtaisista aiheista, haasteista ja kehityksestä – ilman tiukkaa esityslistaa tai muodollista painostusta.

Kuinka usein olisi pidettävä täydentäviä kokouksia? (jaksotus)

Rytmi riippuu roolista ja tiimistä:

• Viikoittainen – nopealiikkeisille tai projekti-intensiivisille tiimeille.
• Kaksi kertaa viikossa –, jotta rakenne ja joustavuus ovat tasapainossa.
• ✅ Kuukausittainen – pitkän aikavälin suunnittelua ja strategista vaihtoa varten

Esimerkki: Ketterän ohjelmistotiimin tiiminvetäjä voi järjestää viikoittaisia tapaamisia, kun taas strategisen alueen johtaja käyttää kuukausittaisia kokouksia.

Mitä eroa on tapaamisella ja tilapäivityksellä?

Tilannekatsauksessa keskitytään edistymisraportteihin ja avainlukuihin, kun taas tapaaminen on henkilökohtaisempi ja käsittelee esimerkiksi motivaatiota, haasteita ja palautetta. Kyse on työntekijän ymmärtämisestä kokonaisuutena, ei vain hänen tehtävistään.

Mitä kysymyksiä esimiehen pitäisi kysyä tapaamisessa?

Yllä on monia esimerkkejä, tässä on lyhyt muoto:

• “Mikä sujuu tällä hetkellä todella hyvin?”
• “Mitä esteitä tielläsi on?”
• “Onko jokin asia, joka turhauttaa sinua juuri nyt?”
• “Miten voin tukea sinua paremmin?”

Ovatko kokoukset todella hyödyllisiä?

Kyllä, säännölliset tapaamiset edistävät luottamusta, avoimuutta ja tuottavuutta. Tutkimukset osoittavat, että työntekijät, jotka tuntevat tulleensa kuulluiksi, ovat sitoutuneempia ja tyytyväisempiä.

Mitä minun pitäisi sanoa työntekijänä työpalaverissa?

Hyödynnä tilaisuutta puhua onnistumisista, haasteista ja kehitysmahdollisuuksista. Ole rehellinen, mutta ratkaisukeskeinen.

Esimerkki:

• ❌ “Olen häkeltynyt.” (Ongelma ilman asiayhteyttä)
• ✅ “Ymmärrän, että minulla on paljon rinnakkaisia tehtäviä. Voimmeko terävöittää prioriteetteja?” (Rakentava)

Miten voit tehdä kokouksista mielenkiintoisempia?

• Aloita yllättävällä kysymyksellä (esim. “Mikä on yllättänyt sinut viime aikoina?”).
• Vaihtele ympäristöä (kävely, kahvi, etätarkastus).
• Pidä kokoukset lyhyinä (15–30 minuuttia keskittymisen ylläpitämiseksi).

Mitä tehdä, kun kokouksista tulee ajanhukkaa?

• Aseta selkeät aikarajat (esim. enintään 25 minuuttia).
• Määrittele yksi tavoite kokousta kohden (sen sijaan, että keskustelisit kaikesta).
• Sammuta: Joitakin päivityksiä voidaan tehdä myös asynkronisesti chatin tai sähköpostin välityksellä.

Säännölliset tapaamiset eivät ole itsetarkoitus – vaan väline yhteistyön ja johtamisen parantamiseksi. Käytä niitä fiksusti!