Plantilla de Agenda de Retrospectiva Sprint fácil de usar

Si buscaste en Google “Plantilla de orden del día de la reunión de retrospectiva de sprint” o “Qué ocurre en las reuniones de retrospectiva de sprint”, has llegado al lugar adecuado.

En este artículo, quiero acompañarte y mostrarte cómo son nuestras agendas de reuniones de retrospectiva de sprints. Te mostraré todos los aspectos importantes que hemos aprendido en más de 30.000 reuniones ágiles de retrospectiva, incluyendo capturas de pantalla y acceso directo gratuito por si quieres configurar tú mismo una agenda de retrospectiva.

En primer lugar, me gustaría presentarte varios “componentes básicos” que puedes utilizar para elaborar tu propia agenda de retrospectiva Scrum. En este caso, he elegido un orden que ya constituye una buena agenda para una retrospectiva ágil. Pero ten en cuenta que puedes reestructurar estos componentes básicos como quieras o incluso omitir algunos para seguir creando una buena agenda para una retrospectiva de sprint.
Piensa de cuánto tiempo dispones para la reunión retrospectiva y si tú y tu equipo tenéis ganas de hacer todos estos pasos diferentes.

Prepara una retrospectiva:

Antes de poder celebrar una retrospectiva con éxito, primero debes prepararla. En este primer paso, hay que distinguir entre tú, como organizador de la sesión, y las personas que sólo asisten a ella como participantes.

 

1. selecciona el formato retro adecuado

Quizá hayas oído hablar de la “Retrospectiva de lo que salió bien” o de la “Retro del velero”. En ambos casos, se trata de una serie de preguntas que se formulan durante la retrospectiva. Estas preguntas suelen considerarse el núcleo de la retrospectiva. Así que lo mejor es que prepares algunas preguntas interesantes con las que tu equipo pueda reflexionar sobre lo que ocurrió en el último ciclo de sprint. Para ello, existen muchas plantillas de retrospectiva. Por ejemplo, hemos escrito un artículo sobre más de 50 plantillas de retrospectiva y también en nuestra herramienta Echometer puedes elegir entre todas estas plantillas diferentes como preajustes.

En este caso, ves una pequeña selección de plantillas de retrospectiva a la izquierda y a la derecha puedes ver que, si te decides por la “Retrospectiva de mantener, detener, empezar”, por ejemplo, puedes seguir adaptando las preguntas a las necesidades de tu equipo.

2. recoger información

Tras elegir la plantilla adecuada para ti y tu equipo, me gusta enviar una retroencuesta a los miembros del equipo para que puedan responder por adelantado a las preguntas que se les harán en la retrospectiva. Esto acorta la duración de la retrospectiva y se ha demostrado que la hace más fructífera. Sin embargo, responder a esta encuesta con antelación no es una obligación, sino una opción si tú y tu equipo estáis de acuerdo en hacerlo. Si decides enviar una encuesta a los miembros de tu equipo, puedes hacerlo en la herramienta Echometer con un simple clic del ratón.

¿Quieres preparar tú mismo una retrospectiva en poco tiempo? Entonces deberías echar un vistazo gratis a nuestra herramienta:

El curso de la retrospectiva:

Una vez que hayas hecho todos los preparativos para la retrospectiva, tú y tu equipo podéis iniciarla. Éste es el proceso de retrospectiva que suelo utilizar:

Es importante mencionar aquí que no tienes por qué seguir este orden, o incluso puedes saltarte partes si quieres. Simplemente puedes decidir si satisfacen o no las necesidades de tu equipo.

 

3. control retrospectivo / rompehielos

Para poner en marcha la retrospectiva y que todos estén en el ambiente adecuado, utilizamos los llamados “rompehielos”. Un rompehielos es una pregunta sencilla al principio de la retrospectiva para involucrar a todos los miembros del equipo y hacer que cuenten una breve historia, por ejemplo, sobre sus últimos días de trabajo. Es importante que este paso no lleve demasiado tiempo. Normalmente hacemos una pequeña pregunta divertida y damos a todos los miembros del equipo 20 segundos para pensar en ella y luego de 30 segundos a un minuto para hablar de ella. Uno de mis rompehielos favoritos es el “¿Qué animal? - Rompehielos”.

Como puedes ver, este primer paso sirve para dar a todos los miembros del equipo un buen ambiente y una primera participación en la sesión. Estos rompehielos no tienen por qué incluir imágenes divertidas de animales, sino que también pueden ser una simple pregunta como “¿Qué tal ha ido tu día hasta ahora?”.

Pero si tienes la oportunidad de hacerlo más divertido, ¿por qué no?

En la herramienta Echometer puedes elegir entre diferentes plantillas de rompehielos, como el “¿Qué animal? - Rompehielos”, o incluso puedes empezar la retro con un rompehielos seleccionado al azar para aportar más variedad.

4. revisión de la acción (punto de acción)

Después de un breve registro, el siguiente paso en mis reuniones de retrospectiva de sprint es la llamada “Revisión de elementos de acción”. Para decirlo en palabras sencillas: todos los elementos de acción o medidas que se decidieron en el último sprint se discuten brevemente.
Si es tu primera retrospectiva con un equipo y aún no has formulado ningún elemento de acción, puedes saltarte este paso. Volveré sobre ello más adelante, cuando llegue el momento de formular nuevos elementos de acción.
Si ya tienes elementos de acción, ahora debes comprobar cada uno de ellos:

- ¿Hemos implementado el elemento de acción según lo previsto? (“Check”)
- ¿Necesitamos dedicarle más tiempo? (“Re-Do”)
- ¿Descartamos el elemento de acción debido a nueva información? (“Cancle”)

En nuestra herramienta tiene este aspecto:

Después de revisar todos los elementos de acción, llegas al siguiente paso de la agenda de la reunión de retrospectiva del sprint…

 

5. recogida de datos 2.0

Si no lo has hecho ya antes de la retrospectiva mediante una encuesta, tu equipo puede responder ahora a todas las preguntas de la plantilla de retrospectiva que hayas elegido.

Normalmente, no sólo respondemos a las preguntas de la retrospectiva, sino que también mezclamos aleatoriamente dos preguntas del llamado “Health Check” para medir el estado de ánimo del equipo sobre varios temas:

Esto te da la oportunidad de medir la salud de tu equipo no sólo en un punto específico, sino también a lo largo del tiempo. En la herramienta Echometer, se crea una estadística automática que mide lo “saludable” que está tu equipo en este momento en comparación con otros periodos de tiempo. Esto te permite detectar señales de advertencia temprana y tomar contramedidas antes de que el rendimiento del equipo se resienta.

Cuando termines de recopilar información, normalmente doy a cada miembro del equipo la oportunidad de presentar brevemente sus respuestas. Esto sirve sólo para obtener una primera pequeña impresión en poco tiempo y no para profundizar en las respuestas. Esto sólo ocurre en el siguiente paso…

6. diseño de ideas y acciones

En este punto de la agenda de la Reunión de Retrospectiva del Sprint, queremos profundizar en las respuestas de los miembros del equipo. Para enfocar esto estratégicamente, primero damos a los miembros del equipo la oportunidad de votar sobre qué puntos quieren tratar con más profundidad en la retrospectiva. En Echometer, lo hacemos dando a los miembros del equipo puntos de votación que pueden asignar individualmente a las respuestas. Nuestra herramienta calcula automáticamente cuántos puntos de votación asignamos a cada miembro para que la reunión sea eficaz (en el ejemplo, 2 votos por usuario están resaltados en azul).

Después, hablamos de las respuestas por las que hemos votado. Mientras hablamos de los puntos individuales, desarrollamos medidas para mejorar el trabajo en equipo. Se trata de los llamados “Action Items”, que queremos implementar en el Sprint Cycle y volver a revisar en la próxima retrospectiva. Como puedes ver en la imagen, en nuestra herramienta puedes adjuntar los Action Items directamente a los puntos de la reunión.

Ahora que hemos creado nuevos Action Items para el próximo Sprint Cycle, sólo queda un pequeño pero importante paso por dar…

7. la retroalimentación retrospectiva

Aunque la retrospectiva haya terminado, queremos aprovechar la oportunidad para aprender de ella. A ti, como facilitador de la retrospectiva, no sólo te corresponde llevarla a cabo, sino también asegurarte de que cada vez sea mejor y se adapte a tu equipo. Para ello, en Echometer simplemente pedimos la llamada puntuación ROTI. La puntuación ROTI (retorno del tiempo invertido) es una métrica subjetiva en la que los participantes pueden valorar la retrospectiva en una escala de 1 a 10. Con ello obtienes una respuesta rápida sobre lo buena que ha sido la retrospectiva y también puedes comparar cómo se comporta la puntuación ROTI a lo largo del tiempo para ver si el estado de ánimo general va en la dirección correcta.

Espero haber podido darte una buena visión general de cómo planifico y realizo mis reuniones retrospectivas en el menor tiempo posible. Si estás interesado en planificar profesionalmente tus propias retrospectivas de sprints, puedes hacerlo gratuitamente en nuestra herramienta Echometer.
Ten en cuenta que las herramientas presentadas aquí son sólo una muestra de todo el espectro del universo Echometer. Las pizarras, las estadísticas y el Radar de chequeo son sólo algunos ejemplos más.
Así que no lo dudes, haz clic en el botón y prueba nuestra herramienta sin registrarte: