10 consejos para buenas medidas retrospectivas incl. ejemplos

En las retrospectivas se habla mucho, pero ¿el equipo también deriva buenas medidas del debate en la retrospectiva? La derivación de buenas medidas suele decidir si las retrospectivas son percibidas por el equipo como una “reunión de charla” o como un tiempo de creación de valor en el sprint del equipo. Por lo tanto, están estrechamente relacionadas con el grado en que ambos se benefician de los métodos ágiles: El equipo ágil y la cultura organizativa .

Por ello, en este artículo nos gustaría compartir 7 consejos prácticos sobre cómo generar acciones realmente significativas de tus retros que realmente ayuden a tu equipo. Y qué errores es mejor evitar. Primero una cosa:

Si quieres preguntas más variadas para tus retrospectivas, consulta nuestro post al respecto: 54 nuevos métodos retrospectivos para principiantes y profesionales (con, entre otros, el Mario Kart Retro, el Marathon Retro y el Elon Musk Retro).

Consejo 1 para obtener buenas medidas de las retrospectivas: Cuando se trata de medidas, se aplica la calidad en lugar de la cantidad

El objetivo de una retrospectiva no es que todos los miembros del equipo se lleven al menos una tarea. En lugar de eso, el objetivo de una retrospectiva debería ser desarrollar un entendimiento común dentro del equipo sobre cuáles son los asuntos más centrales para el equipo. 

A medida que aumenta la cantidad de medidas, también aumenta el riesgo de que las medidas sólo interesen a los individuos, pero sean relativamente insignificantes para el equipo en su conjunto. En estos casos, disminuye la probabilidad de que el equipo se tome el tiempo necesario para supervisar juntos la aplicación y la eficacia. Con el tiempo, las medidas se quedan en el camino y surge la sensación de que las medidas de las retrospectivas no tienen fuerza vinculante.

El mejor enfoque: En tu retrospectiva, intenta identificar las 3 cuestiones más importantes sobre las que merece la pena actuar y formúlalas de tal manera que su puesta en práctica sea realmente relevante para el equipo.

Consejo 2: En las retrospectivas, primero prioriza y luego define las medidas

Entonces, ¿cómo se consigue aumentar la calidad de las medidas?

Una retrospectiva consta de distintas fases por una buena razón: Las 5 fases de un retro . No es casualidad que la derivación de medidas venga al final. Sin embargo, nosotros también solemos tener la tentación de pensar en términos de medidas al principio de la clarificación de la retroalimentación y de querer registrarlas. 

Registrar medidas demasiado pronto en una retro puede convertirse rápidamente en un problema. Esto se debe a que no se da el importante paso de priorizar las opiniones y temas recogidos. Sólo después de priorizar sabrás qué temas son los más urgentes para el equipo y podrás formar una lista de 3 prioridades adecuada.

Por tanto, nuestro consejo es anotar ideas de medidas en la primera mitad de la retro SIN definir una medida definitiva. La definición de medidas sólo debe tener lugar después de la priorización. Un efecto secundario bienvenido: negarse sistemáticamente a discutir las medidas en la primera mitad de la retro también es una gran ventaja para el timeboxing.

Consejo 3: Sólo medidas concretas (ver ejemplos)

Quizá hayas oído lo mismo: “Bueno, pongamos como medida ‘Que todo el mundo preste atención a ser más amable’”. No es de extrañar que se perciba que las retrospectivas no añaden valor cuando la formulación de las medidas es tan vaga y poco caritativa.

Si una cuestión es lo suficientemente importante como para que haya aterrizado en el top 3 de la priorización, entonces también hay que hacer el esfuerzo de formular la medida SMART. Todo el mundo lo sabe ya y debería ser norma aplicarlo también a las medidas de las retrospectivas: Los criterios SMART.

Con algunos temas, puede parecer difícil formular medidas concretas. He aquí algunos ejemplos de lo que se debe y no se debe hacer al formular medidas:

Importante a la hora de formular las medidas: 

• Las medidas no deben ser demasiado ambiciosas. Por ejemplo, verás que el ejemplo solo trata de “organizar un taller”. Por lo tanto, queda completamente abierto qué decisión se tomará en este taller. El tiempo en la retrospectiva debe servir para identificar los temas más importantes, no para resolverlos de inmediato. La coordinación de una cita de seguimiento (en nuestro caso llamada “Breakout Session”) también puede ser una buena medida: 10 veces mejor que “Mejor descripción de la tarea” en cualquier caso ;-)
• Las medidas también pueden ser pequeños experimentos: quizá no todo el mundo esté de acuerdo en que la medida dé sus frutos. La regla aquí es: “La prueba del pudín está en comerlo”. Si no hay razones importantes en contra, formula la medida de forma que el cambio sólo se pruebe durante la semana o el mes siguientes.

"¡Muchos miembros del equipo tienen miedo de hablar!"

Resolver este desafío

"¡Descubrimos demasiados problemas inesperados y bugs demasiado tarde!"

Resolver este desafío

"¿Por qué a veces necesito horas para preparar una simple retrospectiva?"

Resolver este desafío

Consejo 4: Define el objetivo y la medida por separado (con un ejemplo)

A menudo, el equipo se pone rápidamente de acuerdo sobre cuál es el objetivo común. Las ideas sobre cómo lograr este objetivo pueden, por supuesto, seguir siendo muy divergentes.

Por lo tanto, a menudo es útil acordar primero un objetivo común. Sólo cuando se ha definido un objetivo claro se puede empezar a diseñar posibles medidas.

Al revisar la medida más adelante, el objetivo ayuda como ancla para evaluar la eficacia de una medida. Si se alcanza un objetivo, se puede completar una medida. Si la medida se ha aplicado, pero el objetivo aún no se ha alcanzado, podría ser útil definir una medida de seguimiento. Si un objetivo se ha vuelto obsoleto debido a nuevas condiciones marco, se puede descartar una medida, independientemente de si ya se ha implementado o no.

En términos más estructurados, el esquema de la revisión de la acción podría ser el siguiente:

Entonces, ¿qué aspecto puede tener un objetivo bien formulado para una medida? He aquí de nuevo algunos ejemplos adecuados de medidas y objetivos correspondientes:

Consejo 5: Establece la revisión de la acción como un punto fijo del orden del día en las retrospectivas

Si ya te estás tomando la molestia de formular medidas concretas y el objetivo correspondiente, no debes dejar de lado la guinda del pastel: Establece una revisión periódica de las acciones en tu ciclo de sprints.

Personalmente, me sorprende que la revisión de las acciones no sea (todavía) un punto fijo del orden del día de las retrospectivas de los sprints en la Guía Scrum. En cualquier caso, mi recomendación sería añadirlo aquí: Guía Scrum.

Dependiendo de la frecuencia de tus retrospectivas, también puede ser útil debatir la revisión de la acción en la reunión diaria/semanal del equipo.

Consejo 6: Utiliza el timeboxing en retro para crear el espacio necesario para definir buenas medidas

A menudo, la retrospectiva atrae mucha energía y, tras 60 minutos de debate, a los equipos les suele costar recomponerse y reunir la energía necesaria para definir buenas acciones.

Por tanto, como moderador de una retrospectiva, debes vigilar el encajonamiento del tiempo y dejar tiempo suficiente después de priorizar/votar para derivar medidas. 5 minutos al final de una retrospectiva no bastan para derivar buenas medidas. Sobre todo si los miembros del equipo ya están pensando en la próxima reunión.

Mi opinión personal: Abstente de hacer maratones retro de 90 minutos o más. No puedo culpar a ningún miembro del equipo por no tener la concentración suficiente para derivar buenas medidas después de citas tan largas. Las retros también pueden ser muy valiosas en 30, 45 o 60 minutos. Al mismo tiempo, según mi experiencia, las medidas son mejores. 

Personalmente, siempre preferiría invertir 45 minutos en una retrospectiva cada dos semanas que 90 minutos una vez al mes. Por supuesto, esto también está relacionado con el ciclo de sprint del equipo. Tal vez tu equipo se sienta igual. Pregúntales y, si no estáis seguros, probadlo :-)

Quiero añadir una cosa, independientemente de las retrospectivas: las reuniones individuales periódicas o el coaching con tus compañeros pueden tener un efecto decisivo en el rendimiento de tu equipo. ¡E incluso se pueden llevar a cabo de forma basada en datos! Si te interesa este tema, echa un vistazo aquí: Aquí encontrarás 129 preguntas para reuniones individuales (o entrevistas de evaluación) y Aquí tienes una comparación de las 3 mejores herramientas para reuniones individuales .

Consejo 7: No crees un backlog de medidas en las retrospectivas

“Oh, teníamos tantas ideas buenas para las medidas que no llegaron al top 3, ¿debería crear un backlog para ellas?” - No.

Las retrospectivas siempre empiezan con la obtención de nuevos comentarios del equipo por una buena razón. Así, si un tema es realmente importante, se vuelve a incluir automáticamente en el orden del día de una retrospectiva a través de los comentarios del equipo. Según nuestra experiencia, mantener un backlog separado es contraproducente. En la retrospectiva, debes colocar tus nuevas ideas y comentarios en la ronda. En una retrospectiva, nadie quiere ver una larga lista de ideas pasadas sobre medidas que a menudo tienen poco que ver con los retos actuales del equipo. 

La regla es: lo que es importante para el equipo vuelve a la agenda de una retrospectiva sólo a través de los comentarios del equipo. Las retrospectivas no necesitan una lista de medidas pendientes.

Consejo 8: Reflexiona sobre la calidad de los elementos de acción con el equipo

Regularmente, por ejemplo una vez al trimestre, debes reflexionar conscientemente sobre la calidad de las acciones y retrospectivas junto con el equipo. 

¿Nos han hecho avanzar los puntos de acción y los retros en su conjunto? Si no, ¿por qué no? ¿Cuáles son las causas (para ello puede utilizarse el método de los 5 Porqués)? 

También puede ser útil un chequeo retrospectivo sobre este tema. En las retrospectivas de chequeo, pides al equipo que esté de acuerdo con una afirmación en una escala del 1 al 7. Sólo necesitas afirmaciones precisas para obtener una respuesta válida del equipo.

En nuestra herramienta (más abajo) por ejemplo, se ve así. Por supuesto, también puedes adaptar las declaraciones. Échale un vistazo, tal vez quieras probarlo con tu equipo: Echometer - ohne Login

How to

Kanban Health Check 📝: Así es como funciona la retroalimentación

1. Rompehielos aleatorio (2-5 minutos)

   Echometer te proporciona un generador de preguntas aleatorias para el registro.

2. Revisión de las medidas abiertas (2-5 minutos)

   Antes de empezar con nuevos temas, hay que hablar una vez sobre el control de la eficacia de lo que ha sido de las medidas de las retrospectivas pasadas. Echometer enumera automáticamente todos los puntos de acción abiertos de las retrospectivas pasadas.

3. Control de salud

   Todos los miembros del equipo pueden responder anónimamente a los controles de salud en una escala. A continuación, revisad juntos los resultados de los controles de salud y registrad cualquier comentario adicional si es necesario. Si utilizas los mismos controles de salud en varias retrospectivas, también puedes hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo en Echometer.

   • Mejora Continua: Implementamos mejoras continuas significativas en nuestro equipo.
   • RO(T)I: El esfuerzo y el tiempo que dedicamos a nuestros retros están bien invertidos.
   • Foco: Los temas discutidos en la retrospectiva son relevantes para todos y los temas que solo afectan a unos pocos se externalizan de forma consistente.
   • Proceso: Conseguimos aplicar las medidas de las retrospectivas.

4. Debatir temas retro

   Utiliza las siguientes preguntas abiertas para recopilar tus principales conclusiones. Primero, cada uno por su cuenta. Echometer permite revelar cada columna del tablero retro individualmente para presentar y agrupar la retroalimentación posteriormente.

5. Pregunta comodín (Recomendado)

   Para que también haya un lugar para otros temas:

   • ¿De qué más quieres hablar en la retroalimentación?

6. Priorización / Votación (5 minutos)

   En el tablero retro de Echometer, puedes priorizar fácilmente la retroalimentación con la votación. La votación es, por supuesto, anónima.

7. Definir medidas (10-20 minutos)

   Se puede crear una medida enlazada a través del símbolo más en un comentario. ¿Aún no estás seguro de qué medida sería la correcta? Entonces abre una pizarra sobre el tema a través del símbolo más para hacer una lluvia de ideas sobre las causas raíz y las posibles medidas.

8. Checkout / Cierre (5 minutos)

   Echometer te permite recoger feedback anónimo del equipo sobre lo útil que fue la retro. Esto crea la puntuación ROTI ("Retrun On Time Invested"), que puedes seguir a lo largo del tiempo.

Kanban Health Check 📝

Preguntas de health check (escala)

Mejora Continua: Implementamos mejoras continuas significativas en nuestro equipo.

No estoy nada de acuerdo totalmente de acuerdo

RO(T)I: El esfuerzo y el tiempo que dedicamos a nuestros retros están bien invertidos.

No estoy nada de acuerdo totalmente de acuerdo

Foco: Los temas discutidos en la retrospectiva son relevantes para todos y los temas que solo afectan a unos pocos se externalizan de forma consistente.

No estoy nada de acuerdo totalmente de acuerdo

Proceso: Conseguimos aplicar las medidas de las retrospectivas.

No estoy nada de acuerdo totalmente de acuerdo

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Consejo 9: Prueba Echometer

Una ayuda sencilla para derivar buenas medidas son las herramientas de retrospectiva. Pueden quitarte mucho trabajo, incluyendo la revisión de medidas, el timeboxing, pero también la derivación cualitativa de medidas. La retrospectiva ya no es un monólogo, sino una discusión animada, y tú puedes brillar como moderador/a 🙂

Te damos indicaciones concretas en la herramienta sobre cómo derivar buenas medidas, y se puede utilizar tanto online de forma remota como offline. Si necesitas más información, consulta nuestro artículo sobre “ 7 pizarras retro inteligentes en comparación ”.

Por cierto, puedes realizar una retro con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.

Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace:

Son posibles muchos métodos diferentes si estás interesado: Más de 30 métodos retrospectivos .

Si aún no estás seguro, puedes dejar que uno de nuestros usuarios te convenza aquí: Experiencias del Agile Coach Holger con nuestra herramienta .

Conclusión: Buenas medidas, buenas retrospectivas

Si tú y tu equipo domináis el arte de sacar buenas acciones de las retrospectivas, te sorprenderá lo mucho que tu equipo apreciará las retrospectivas.
En Echometer preguntamos a los equipos sobre el “Rendimiento del tiempo invertido” después de cada retrospectiva y podemos concluir: Las medidas bien formuladas aumentan significativamente la satisfacción de los equipos con las retrospectivas.

Si sigues los consejos anteriores, ¡nada puede salir mal! Así que ¡buena suerte en la obtención de medidas para tu próxima retrospectiva!

Por cierto, uno de los mejores métodos para desarrollar de forma sostenible la mentalidad ágil de los miembros del equipo es la implementación de un Health Check ágil. Nuestro kit de herramientas gratuito Team-Health Check puede ayudarte a hacer las preguntas correctas: simplemente haz clic en él: Kit de chequeo médico del equipo

Créditos

Foto von “Luis Villasmil en Unsplash”