Let at bruge Sprint Retrospective Agenda Template

Hvis du har søgt på Google efter “Sprint Retrospective Meeting Agenda skabelon” eller “Hvad sker der i Sprint Retrospective Meetings”, er du kommet til det rette sted.

I denne artikel vil jeg tage dig med og vise dig, hvordan vores sprint retrospektive mødedagsordener ser ud. Jeg viser dig alle de vigtige aspekter, vi har lært af over 30.000 agile retrospektive møder, inklusive skærmbilleder og gratis direkte adgang, hvis du selv vil sætte en retrospektiv dagsorden op.

Først og fremmest vil jeg gerne præsentere dig for forskellige “byggesten”, som du kan bruge til at sammensætte din egen Scrum retrospective-dagsorden. I dette tilfælde har jeg valgt en rækkefølge, som allerede udgør en fin dagsorden for en agil retrospective. Men husk, at du kan omstrukturere disse byggesten, som du vil, eller endda udelade nogle af dem, og stadig skabe en god dagsorden for en sprint retrospective.
Bare tænk over, hvor meget tid du har til det retrospektive møde, og om du og dit team har lyst til at gennemføre alle disse forskellige trin.

Forbered en retrospektiv:

Før du kan afholde en vellykket retrospektiv session, skal du først forberede den. I dette første trin er vi nødt til at skelne mellem dig som arrangør af sessionen og de mennesker, der kun deltager i sessionen som deltagere.

 

1. Vælg det passende retroformat

Måske har du hørt om “What Went Well Retrospective” eller “Sailboat Retro”. I begge tilfælde er der tale om en række spørgsmål, der stilles under retrospektivet. Disse spørgsmål betragtes ofte som kernen i retrospektivet. Så det er bedst at forberede nogle interessante spørgsmål, som dit team kan bruge til at reflektere over, hvad der er sket i den seneste sprintcyklus. Til dette formål findes der mange retrospektiv-skabeloner. Vi har f.eks. skrevet en artikel om mere end 50+ retrospektiv-skabeloner, og i vores Echometer-værktøj kan du også vælge mellem alle disse forskellige skabeloner som forudindstillinger.

I dette tilfælde kan du i venstre side se et lille udvalg af retrospektiv-skabeloner, og i højre side kan du se, at hvis du f.eks. vælger “Keep, Stop, Start Retrospective”, kan du stadig tilpasse spørgsmålene til dit teams behov.

2. indsamle oplysninger

Når jeg har valgt den rigtige skabelon til dig og dit team, sender jeg gerne en retrospektiv undersøgelse til teammedlemmerne, så de på forhånd kan besvare de spørgsmål, der vil blive stillet i retrospektivet. Det forkorter retrospektivets varighed og har vist sig at gøre det mere vellykket. Det er dog ikke et must at besvare denne undersøgelse på forhånd, men snarere en mulighed, hvis du og dit team er glade for at gøre det. Hvis du beslutter dig for at sende en undersøgelse til dine teammedlemmer, kan du gøre det i Echometer-værktøjet med et enkelt klik med musen.

Vil du selv forberede et retrospektiv på ingen tid? Så bør du tjekke vores gratis værktøj ud:

Forløbet af det retrospektive:

Når du har gjort alle forberedelserne til retrospektivet, kan du og dit team gå i gang med det. Dette er den retrospektive proces, jeg normalt bruger:

Det er vigtigt at nævne her, at du ikke behøver at følge denne rækkefølge, eller at du endda kan springe dele over, hvis du vil. Du kan blot beslutte, om de opfylder dit teams behov eller ej.

 

3. Retrospektiv check-in / ice-breaker

For at få retrospektivet i gang og alle i den rette stemning bruger vi såkaldte “isbrydere”. En isbryder er et simpelt spørgsmål i starten af retrospektivet for at involvere alle teammedlemmer og få dem til at fortælle en kort historie om f.eks. deres seneste arbejdsdage. Det er vigtigt, at dette trin ikke tager for lang tid. Normalt stiller vi et lille sjovt spørgsmål og giver alle teammedlemmer 20 sekunder til at tænke over det og derefter 30 sekunder til et minut til at tale om det. En af mine personlige favoritisbrydere er “Hvilket dyr - isbryder”.

Som du kan se, er dette første skridt beregnet til at give alle teammedlemmer en god stemning og en første deltagelse i mødet. Disse isbrydere behøver ikke nødvendigvis at indeholde sjove dyrebilleder, men kan også være et simpelt spørgsmål som “Hvordan har din dag været indtil videre?”.

Men hvis du har mulighed for at gøre det sjovere, hvorfor så ikke?

I Echometer-værktøjet kan du vælge mellem forskellige isbryder-skabeloner, f.eks. “Hvilket dyr - isbryder”, eller du kan endda starte retroen med en tilfældigt udvalgt isbryder for at få mere variation.

4. Gennemgang af handlinger (handlingspunkt)

Efter et kort check-in er det næste skridt i mine sprint retrospective-møder det såkaldte “Action Item Review”. For at sige det enkelt: Alle action items eller foranstaltninger, der blev besluttet i den sidste sprint, bliver kort diskuteret.
Hvis dette er din første retrospektive samtale med et team, og du endnu ikke har formuleret nogen handlingspunkter, kan du springe dette trin over. Jeg vender tilbage til det senere, når det er tid til at formulere nye handlingspunkter.
Hvis du allerede har handlingspunkter, skal du nu markere for hvert handlingspunkt:

- Har vi implementeret action item som planlagt? (“Check”)
- Skal vi bruge mere tid på det? (“Re-Do”)
- Skal vi droppe action item på grund af ny information? (“Cancle”)

I vores værktøj ser det nogenlunde sådan ud:

Når du har gennemgået alle action items, kommer du til næste trin i sprint retrospective meeting agenda…

 

5. Dataindsamling 2.0

Hvis du ikke allerede har gjort det før retrospektivet gennem en undersøgelse, kan dit team nu besvare alle spørgsmålene i den retrospektivskabelon, du har valgt.

Normalt besvarer vi ikke kun retrospektiv-spørgsmålene, men blander tilfældigt to såkaldte “Health Check”-spørgsmål ind for at måle teamets stemning om forskellige emner:

Dette giver dig mulighed for at måle dit teams sundhedstilstand ikke kun punktuelt, men også over tid. I Echometer-værktøjet genereres en automatisk statistik, der måler, hvor “sundt” dit team er i øjeblikket sammenlignet med andre perioder. På den måde kan du identificere tidlige advarselssignaler og træffe modforanstaltninger, før teamets præstation falder.

Når du er færdig med at indsamle oplysninger, giver jeg normalt hvert teammedlem mulighed for kort at præsentere deres svar. Dette er kun for at få et første lille indtryk på kort tid og ikke for at uddybe svarene endnu. Det sker først i næste trin…

6. Design af indsigt og handling

På dette tidspunkt i dagsordenen for Sprint Retrospective Meeting ønsker vi at gå dybere ind i teammedlemmernes svar. For at gribe det strategisk an, giver vi først teammedlemmerne mulighed for at stemme om, hvilke punkter de ønsker at gå mere i dybden med i retrospektivet. Hos Echometer gør vi det ved at give teammedlemmerne stemmepoint, som de individuelt kan tildele svarene. Vores værktøj beregner automatisk, hvor mange stemmepoint vi tildeler hvert medlem for at holde mødet effektivt (i eksemplet er 2 stemmer pr. bruger markeret med blåt).

Derefter taler vi om de svar, vi har stemt på. Mens vi taler om de enkelte punkter, udvikler vi foranstaltninger til at forbedre arbejdet i teamet. Det er de såkaldte “Action Items”, som vi vil implementere i sprintcyklussen og revurdere i næste retrospektive. Som du kan se på billedet, kan man i vores værktøj knytte Action Items direkte til mødepunkterne.

Nu hvor vi har oprettet nye Action Items til den næste sprintcyklus, er der kun et lille, men vigtigt skridt tilbage at tage…

7. den retrospektive feedback

Selv om retrospektivet er overstået, vil vi gerne benytte lejligheden til at lære af det. For dig som retrospektiv facilitator er det ikke kun dit job at gennemføre retrospektivet, men også at sørge for, at det bliver bedre og tilpasset dit team hver gang. For at gøre dette beder vi hos Echometer ganske enkelt om den såkaldte ROTI-score. ROTI-scoren (return on time invested) er en subjektiv måling, hvor deltagerne kan bedømme retrospektivet på en skala fra 1 til 10. Her får du en hurtig tilbagemelding på, hvor godt retrospektivet var, og du kan også sammenligne, hvordan ROTI-scoren udvikler sig over tid for at se, om den generelle stemning går i den rigtige retning.

Jeg håber, at jeg kunne give dig et godt overblik over, hvordan jeg planlægger og gennemfører mine retrospektive møder på kortest mulig tid. Hvis du er interesseret i at planlægge dine egne sprint retrospectives professionelt, kan du gøre det gratis i vores Echometer-værktøj.
Husk på, at de værktøjer, der præsenteres her, kun er et udsnit af hele spektret i Echometer-universet. Whiteboards, statistikker og Health Check Radar er blot nogle få eksempler.
Så tøv ikke, bare klik på knappen og prøv vores værktøj uden at registrere dig: