Moderering af et retrospektivt studie: 6 tips fra praksis

Moderation og design af retrospektiver overlades ofte til uddannede Scrum Masters og Agile-trænere, som allerede har stor erfaring med forskellige workshopformater.

I mange virksomheder må teammedlemmer også selv hoppe i rollen som facilitator fra tid til anden – hvilket er godt. For facilitering er en evne, der kan læres og trænes og hjælper i forskellige områder.

Hvis du vil arbejde med Retrospektivt format Hvis du endnu ikke er bekendt med et retrospektiv som sådan, kan det være værd at tage et kig på denne præsentation. Her er vores tips, hvis det er første gang, du er vært for et retrospektiv:

Tip 1 til at facilitere et retrospektivt møde: Spørg dig selv, om du er neutral nok

Med dette tip vil jeg gerne henlede opmærksomheden på, at rollen som facilitator stiller visse krav til neutralitet. Hvis du fungerer som meningsdanner eller leder af et team, vil du udøve en særlig indflydelse på teamet som moderator. Og det gælder også, selvom du (subjektivt) neutralt modererer retrospektivet eller lignende. Alene deltagernes forventning om din reaktion er en effekt, som desværre ikke kan udelukkes.

En facilitator bør derfor være en så neutral person som muligt, der er anerkendt af teamet i denne rolle. Hvis denne rolle ikke kan udfyldes af en Scrum Master eller Agile Coach, er det ofte en god idé at give facilitatorrollen videre til teamet på rullende basis, så alle får mulighed for at glide ind i rollen og lære af den.

Især hvis du som leder skal facilitere en retrospektive, skal du aktivt opfordre teammedlemmer til at overtage faciliteringen af retrospektiver. Eller skab en pull-effekt – det er trods alt en aktiv investering i videreudviklingen af faciliteringsevner (ikke kun retrospektiver).

Tip 2 til at være vært for en retro: Sæt scenen med check-in

Som moderator er det meningen, at du skal spille en aktiv rolle, men det gør dig ikke til hovedpersonen i Retro. Det bør du i hvert fald ikke være. Din opgave er at iscenesætte teammedlemmer som skuespillere og sætte scenen for dem.

I den forstand fungerer check-in som en opvarmning. Sørg for, at alle er aktivt involveret i check-in, og at der skabes en positiv atmosfære. Hvis du klarer dette trin med succes, vil resten af samtalen glide af sig selv.

Her er et par eksempler på check-in-spørgsmål, du kan bruge til at komme i gang med Retro:

• Hvad er dit højdepunkt eller lavpunkt i den seneste uge?
• På en skala fra 0 for dårligt til 10 for fantastisk – hvordan har du det lige nu?

Ellers er der selvfølgelig også forskellige Generatorer til check-intil at inspirere dig.

Tip 3 til moderering af retrospektiver: Behersk moderationens sætninger

Der er nogle få tilbagevendende mønstre i workshopfacilitering, som der findes velafprøvede formuleringer for, som du kan adoptere og tilpasse til dig selv:

En person (Peter) taler hele tiden: 

• “Tak, Peter. Lad os se på, hvilke perspektiver vi ellers har på emnet. Hvordan ser de andre på dette punkt?”

Diskussion mellem 2 personer: 

• “Jeg har en fornemmelse af, at dette emne kun vedrører jer to lige nu. Jeg noterer det i vores noter og foreslår, at I fortsætter diskussionen på tomandshånd senere. Hvad siger I til det?”

Diskussionen tager for lang tid: 

• “Er I sikre på, at det er fornuftigt at fortsætte diskussionen her i betragtning af den fremskredne tid? Vi har to andre emner på dagsordenen med X og Y.”

Andre eksempler på sådanne sætninger til moderering af dit retrospektiv kan findes, for eksempel her. Det er som sagt vigtigt at tilpasse formuleringerne, så de passer til dig, og at de er den psykologiske sikkerhed af holdet.

Tip 4: Bed om feedback

Alle vil tage hensyn, når du for første gang indtager rollen som facilitator ved en retrospektive. Så benyt lejligheden til åbent at spørge deltagerne om feedback bagefter – både i plenum og i individuelle samtaler.

Hvis du for eksempel i nogle situationer ikke er sikker på, om du reagerede korrekt, kan du spørge deltagerne bagefter, hvordan de opfattede situationen.

Det vil maksimere din læring og sætte dig på sporet af at blive en af de bedste retro-værter.

Tip 5 til at facilitere et retrospektivt møde: Vælg et enkelt format

Især ved de første retrospektiver bør du vælge et enkelt, velstruktureret format til at facilitere retrospektivet. For eksempel klassikerne – “Keep, stop, start”, “Mad, sad, glad” eller i næste trin sejlbådsretrospektivet. Du kan også finde konkrete inspirationer i disse tre enkle og interaktive retro-metoder . Der findes mange metoder til retrospektiver, som er meget krævende at facilitere, og som kræver strenge tidsrammer.

En klassiker blandt retro-metoderne er for eksempel “Sejlbådsretrospektivet”, som også er velegnet til begyndere. Hvis du har lyst, kan du se det i vores værktøj ( Intet login nødvendigt ). Måske vil du prøve dem med det samme:

• ⛵️ ⚓️ Anchor: Hvad holder os tilbage?
• 🦈🧊 Shark/Iceberg: Hvilke farer eller forhindringer står vi over for?
• 💨 Medvind: Hvad driver os fremad?
• 🏝💰 Paradis: Hvilke mål eller milepæle arbejder vi hen imod?

Tip 6 til moderering af retrospektiver: Prøv at Echometer fra

En fantastisk hjælp til at facilitere din retrospektive er eksisterende retro-værktøjer. De kan tage noget af arbejdet fra dig – inklusive facilitering, timeboxing, men også kvalitativ afledning af tiltag.

I særdeleshed vil jeg gerne Echometer kalde det, som jeg selv har været med til at udvikle. Det kombinerer indsigt fra psykologien med Agile Best Practices for at få det bedste ud af Team Health Checks & Retros til teamudvikling. 

Vi giver dig konkrete tips i værktøjet om, hvordan du udleder gode tiltag – og det kan bruges både online, eksternt og offline.

Du kan designe en retrospektive uden at du eller dit team skal logge ind – værktøjet tager sig af hele strukturen og hjælper med timeboxing osv..

 

Med denne knap kan du åbne værktøjet direkte, vælge din retro-metode og invitere et team via et link (der findes  mere end 30 retrospektive  Metoder, der er mulige med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro):