4 tips til retrospektiver i hybride teams

Mange teams arbejdede helt eksternt eller på hjemmekontorer under Corona-pandemien. Langsomt går nogle virksomheder “tilbage til kontoret” eller ind i en hybrid arbejdsmodel: så nogle er på stedet, andre på hjemmekontoret. Da timingen og “hvordan” ofte er uklar, er retroformater i hybridteams også svære at planlægge. Så hvordan kan Agile-coaches og Scrum Masters bedst designe retrospektiver i hybride, on-site eller remote setups?

Her opsummerer vi de vigtigste forskelle og tips til retro-metoder og -formater.

🔮 Tal og udsigter for hybridarbejde i agile teams

Men først kort om spørgsmålet: Er distribueret arbejde i agile teams overhovedet en fremtidsmodel? Især inden for “vidensarbejde” arbejder Ifølge Gartner arbejder halvdelen af verdens 1 milliard arbejdstagere allerede hjemmefra.. Her trænger spørgsmålet sig naturligvis på, hvordan denne “remote setup” vil udvikle sig efter Corona, om teams igen vil arbejde fuldstændigt “on-site”, eller snarere i en hybrid model. Meningsmålingerne blandt agile teams er ifølge Undersøgelsen “State of Agile” klar:

• Kun 3 % angiver, at de planlægger at vende tilbage til kontoret på fuld tid.
• 25 % af de adspurgte siger, at de fortsat vil arbejde fuldt ud eksternt i en verden efter COVID-pandemien.
• 56 % foretrækker en hybrid tilgang, hvor de vender tilbage til kontoret regelmæssigt, men ikke dagligt.

Da vi lige nu har et stærkt arbejdstagermarked inden for vidensarbejde, kan virksomheder altså blive tvunget til at imødekomme disse ønsker fra arbejdstagerne for at forblive konkurrencedygtige på arbejdsmarkedet og ikke miste talenter. Det kan altså betale sig at beskæftige sig med distribuerede og hybride arbejdsmodeller. Her er altså vores tips til hybride retrospektiver:

Få mere at vide

☝️ Tip 1: Afklar opsætningen af Retro på forhånd

Noget, som mange mennesker ikke er klar over, men som er blevet bevist gang på gang med traditionelt hybride fjernorganisationer som Gitlab: Den bedste opsætning til “hybridarbejde er at sætte al kommunikation op “remote first”.

Så hvis du har et team med medlemmer, der arbejder hjemmefra eller i marken, er det værd at starte med det samme med al kommunikation og dokumentation. “fjernbetjening først” der skal lægges ud. Det kan virke dyrt på kort sigt, men det betaler sig på lang sigt.

Så hvis dit team beslutter sig for at bruge en hybridmodel, bør du forpligte dig til at gøre det rigtigt. For et agilt team betyder det, at retrospektiverne også skal opfylde dette “remote first”-krav.

Men hvad sker der, når nogle kolleger er på stedet ved retrosystemet, og andre er på afstand?

☝️ Tip 2: Lige meget interaktion for deltagere på afstand og på stedet

I et retrospektiv er målet altid at skabe de samme, lavest mulige barrierer for, at alle deltagere kan deltage i samtalen. I hybride retrospektiver har erfaringen vist, at der er to forskellige metoder til at opnå dette:

Retro-metode 1: Alle deltagere ringer ind separat.

I denne retro-metode deltager alle teammedlemmer separat i det online møde - også de teammedlemmer, der er på kontoret og som teoretisk set også kunne mødes sammen i et rum. På den måde er der de samme betingelser for alle deltagere. Hvorfor skulle man ikke sætte alle kollegerne på kontoret ind i et konferencerum? Fordi det skaber en to-klasses dynamik, hvor de remote-kolleger bliver udgrænset i mange interaktioner i rummet. Den, der har afprøvet dette setup “Delvist i rummet, delvist via videokonference”, ved, hvad vi taler om her.

Retro-metode 2: Digital kanal også i on-site retro

Selv om metode 1 er den foretrukne variant i henhold til “remote first”-logikken, ønsker vi ikke at fratage dig metode 2 i det mindste: Hvis du har en del af teamet samlet i et rum, bør interaktionen i det mindste være så lige som muligt for alle. Et fysisk whiteboard er ikke egnet til dette. De bedre alternativer er online whiteboards (såsom Miro), live engagement-værktøjer (såsom Mentimeter) eller simpelthen Echometer - som kombinerer whiteboard- og live engagement-funktioner. Grundlæggende bør man selvfølgelig også være opmærksom på, at retro-formatet (“Keep, Stop, Start” osv.) kan tænkes for et distribueret team. Her finder du flere tilsvarende, kreative retrospektive metoder såsom Skribbl eller Johari-vinduet.

☝️ Tip 3 til retrospektiver i hybride teams: Involver teamet i designet

Dette tip er indlysende, men overses ofte: Spørg simpelthen teamet åbent, hvordan de forestiller sig de hybride retrospektiver. Som Scrum Master eller Agile Coach er du ikke alene ansvarlig for retro-metoden, men for teamet som helhed.

Det, der fungerer godt i denne sammenhæng, er fjern-, hybrid- og on-site retrospektiver: Når du tjekker ud af retrospektivet, skal du bede om “Return on Time Invest” (ROTI) på en skala fra 0 (meget dårligt investeret tid) til 10 (meget godt investeret tid) og bede om årsagen til vurderingen. På denne måde skaber du en ramme for at registrere teamets friske indtryk direkte ved afslutningen af retrospektivet.

☝️ Tip 4: Én platform til alle retroopsætninger (remote, hybrid og on-site)

I ånden af “remote first” bør der være et digitalt retroarkiv, som alle kolleger kan få adgang til.

Dette bør dokumentere både on-site retros, hybrid retros og komplette remote retros.

Denne dokumentation vil være en stor hjælp til at visualisere teamets udvikling over tid. Når vi har gennemgået ældre retros, har vi ofte hørt ting som “Wow, var det virkelig vores største udfordring for et år siden?”

Tilsvarende succesøjeblikke har en stor effekt på at gøre merværdien af agile metoder håndgribelig og dermed øge engagementet i retros.

Med Echometer er der en platform, der understøtter alle hybrid retro-formater fra forberedelse, implementering til opfølgning.

Med Echometer kan du:

• Indhent feedback via en undersøgelse allerede på forhånd og asynkront i forhold til retrospektivet 💬
• Indhent live feedback under retroen og start afstemninger - NYT: det kan deltagerne nu også gøre helt bekvemt via deres smartphone 📲
• Du indhenter automatisk en ROTI til hvert retrospektiv og kan se, hvordan kvaliteten af de forskellige formater opfattes 📊
• Og sidst, men ikke mindst, har du en ensartet dokumentation af alle dine retrospektiver med et tryk på en knap inklusive 😮‍💨

Den ensartede platform gør teamudviklingen mere transparent for alle involverede, og teamet har i stedet for forskellige værktøjer kun én holistisk løsning til den kontinuerlige teamudvikling. 🚀

Du kan i øvrigt gennemføre en retro med vores værktøj uden et login fra din eller dit teams side og bare prøve det af. Via denne knap kan du for eksempel gennemføre en retro til de 5 agile Scrum-værdier:

Bemærk: Dette format beder om enighed med Health Check-emnerne på en skala.

• Mod: Vi værdsætter det, når nogen viser mod.
• Respekt: Vi værdsætter hinandens ideer, selv om vi er uenige.
• Forpligtelse: Alle teammedlemmer stræber efter at holde, hvad de lover.
• Fokus: Vi lader os ikke distrahere fra at forfølge sprintmålet.
• Åbenhed: Vi er åbne over for konstruktiv feedback og kan vokse af den.

Hvis du gerne vil have nogle mere varierede spørgsmål til dine retrospektiver, kan du læse vores indlæg om 32 friske retrospektive metoder til begyndere og professionelle (med bl.a. Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).

En af de bedste metoder til bæredygtigt at udvikle agile teammedlemmers tankegang er i øvrigt implementeringen af et agilt Health Check. Vores gratis Team-Health Check-byggesæt kan hjælpe dig med at stille de rigtige spørgsmål - klik dig bare igennem.