3 agile metoder, som enhver leder bør kende (del 3): Retrospektiver
I de sidste to artikler har vi givet dig Præ-mortem og Udarbejdelse af job to spændende metoder. For at fuldende serien vil vi i dag præsentere jer for retrospektiver (eller kort sagt “retros”), en metode, der har et enormt potentiale for løbende at forbedre samarbejdet i teams – hvis du bruger dem rigtigt .
Retrospektiver: Scenen for kontinuerlig feedback
Hvis I allerede kender retrospektiver, er der stor sandsynlighed for, at I kommer fra agil softwareudvikling – ikke sandt? ;-) Retrospektiver er allerede meget udbredte dér (også selvom de helt sikkert stadig har potentiale for forbedring, se her). De gennemføres efter hvert Scrum Sprint for at reflektere over samarbejdet. I processen indsamles tilgange til, hvordan man kan arbejde endnu mere succesfuldt sammen i det næste Scrum Sprint.
Retrospektiver er derfor den fase, hvor feedback lægges på bordet for at forbedre teamarbejdet baseret på det.
Hvorfor retrospektiver er relevante for alle
Inden man får det indtryk, at alle, der ikke er softwareudviklere, kan stoppe med at læse her: Vi ønsker at gøre det klart, hvorfor retros er relevante for alle, der ønsker løbende at forbedre sig selv og deres teamwork.
Næsten alle metoder til kontinuerlig forbedring er baseret på en cyklus – den såkaldte “cyklus”. DMAIC-cyklus. Disse metoder har nogle gange flere, andre gange færre trin. Men kernen er altid måling, analyse og implementering:
- Mål det, du ønsker at forbedre
- Analyser, hvordan det kan forbedres
- Implementere tiltag for efterfølgende at måle igen, om den håbede effekt er indtruffet.
Hvis man nu relaterer disse faser til et team, bliver det klart, hvorfor retros er så vigtige: De er den ramme, inden for hvilken teams analyserer deres opfattelser og udleder foranstaltninger til løbende udvikling.
Især hvis teamwork ses som en kontinuerlig forbedringsproces (CIP) fortolket, er en retro altså en obligatorisk del af teamrutinerne. Derfor er det efter vores mening ærgerligt, at retros stadig er så ofte uberørt territorium uden for det agile miljø. Mange teams arbejder stadig i et “feedbackløst” rum, hvor deres stemmer ikke bliver hørt. På den måde forspilder virksomhederne potentialet for at udnytte denne feedback.
Ofte indebærer en hierarkisk virksomhedskultur, at det er op til projektledere eller ledere at tage sig af forbedringsinitiativer. Medarbejderne indtager så en passiv holdning og brokker sig indbyrdes. Det kan ikke rigtig være i en leders ånd. Retros gør det muligt for teams at være selvstyrende og proaktive i forhold til at gøre processer og projekter mere effektive – gennem en medarbejderdrevet forbedringsproces (praktisk set fra et ledelsesmæssigt synspunkt).
Hvordan fungerer retroer?
Princippet er utroligt simpelt: I sin grundform behandler teamdiskussionen i retrospektivet hovedsageligt de to spørgsmål “Hvad er gået godt?” og “Hvad er ikke gået så godt?”. Disse åbne spørgsmål giver medarbejderne mulighed for at bemærke alle de ting, der falder dem ind. Og det uden, som ved klassiske medarbejderundersøgelser, at skulle udfylde spørgeskemaer i timevis.
Før du går i gang med spørgsmålene, bør du dog sikre dig, at der er en åben og tillidsfuld atmosfære. Den grundlæggende forudsætning for dette er blandt andet overholdelse af Vegas-regel – Alt, hvad der diskuteres i retroen, forbliver i retroen. Normalt er det kun resultaterne, dvs. de foranstaltninger, der besluttes, der tages ud af retroen.
Man taler ofte om den 5 faser et tilbageblik, som vi kort har opsummeret for dig i den følgende tjekliste:
Med Echometer bygger vi videre på denne retrospektive metode. Ved hjælp af “Pulsundersøgelser” (dvs. korte spørgeskemaer) registrerer vi stemningen i teamet over tid og bruger resultaterne som grundlag for retro i teamet. På den måde erstatter vi klassiske medarbejderundersøgelser og sætter samtidig gang i en medarbejderinitieret forbedringsproces. Her kan du finde ud af, hvordan vi gør det.
Vores kerneanliggende er at bruge retros, som allerede er så succesfuldt anvendt i agile teams, også i hele virksomheden. For uanset om man arbejder agilt eller ej, er løbende feedback en hjørnesten i succesfulde teams.
Vi håber, at de metoder, der præsenteres i denne artikelserie, vil Før døden indtræffer , Udarbejdelse af job og Retrospektiver lyder lige så spændende for dig, som de gør for os. Det bedste er at afprøve alle tre i praksis og danne sig sin egen mening! Du kan finde et konkret workshopforslag til et særligt effektivt retrospektiv her her.
