Udskydelse: Hvordan holder du styr på et fjernteam?

En af de udfordringer, som fjernarbejdere står over for igen og igen, er at opretholde deres produktivitet - det er ikke alle, der arbejder hjemmefra, der får udført deres opgaver og når deres mål. I betragtning af den frihed, som en fleksibel arbejdsorganisering giver, har nogle medarbejdere en tendens til at udskyde tingene, hvilket naturligvis påvirker deres præstationer. 

Hvordan kan du opmuntre fjernteams til at forblive produktive og engagerede?

Forståelse af overspringshandlinger

Vi kender det alle sammen. Processen med at udskyde går mere eller mindre sådan her: 

 

• • Du gennemgår din to-do-liste for dagen. 

• • Du starter med den første opgave.

• • Du bliver distraheret og laver andre, mindre relevante opgaver. 

• • Du finder ud af, at du er nødt til at gøre tingene på din to-do-liste nu, ellers får det konsekvenser, såsom forsinkelser i projektet eller en reprimande fra andre. 

• • Til sidst, i sidste øjeblik, fuldfører du opgaven. 

Måske har du lovet dig selv (som alle os andre), at du næste gang ikke vil vente til sidste sekund. Men desværre falder du altid ind i den samme cyklus. 

Hvorfor udskyder folk noget?

I betragtning af at 88 % af den amerikanske arbejdsstyrke udskyder ting, er det vigtigt at forstå, hvorfor folk gør det (til kilden). 

Lad os starte med at rydde op i nogle misforståelser om overspringshandlinger. Aktuel forskning tyder dog på, at overspringshandlinger har mere at gøre med følelsesmæssig styring og problemer som stress og træthed. Prokrastinering defineres af forskere som en form for selvregulering, der især omfatter den irrationelle udsættelse af opgaver, selvom det kan have negative konsekvenser (til kilden). 

Overspringshandlinger er ikke dovenskab, men er ofte forbundet med høje niveauer af angst og depression (til kilden). Folk har en tendens til at udskyde opgaver, der giver dem stress. 

De udskyder, fordi de vil undgå de negative følelser, der er forbundet med den udskudte opgave. Kort sagt, hvis arbejdet stresser din kollega, er hun mere tilbøjelig til at udskyde det, indtil hun ikke længere kan undgå det, og så skynde sig at få det gjort under tidspres. 

Billedkilde

Overspringshandlinger på arbejdet, hvad enten det er på kontoret eller andre steder, kan forårsage mange problemer for medarbejdere og virksomheder. Det påvirker medarbejdernes arbejdsindsats og deres evne til at udvikle sig professionelt.

Konsekvenser af overspringshandlinger for medarbejdere

Ifølge undersøgelser fra publikationen “Good Therapy” forårsager udsættelse problemer på arbejdspladsen, såsom dårlige præstationer, økonomisk uansvarlighed og mere (til publikationen). 

Undersøgelser forbinder også overspringshandlinger med stress, udmattelse på arbejdet og lavt følelsesmæssigt velvære, hvilket påvirker følelsen af engagement og tilknytning og sætter gang i en cyklus af modløshed og dårlige præstationer (til kilden). Det påvirker medarbejderens arbejdsindsats og evne til at udvikle sig fagligt, og det påvirker medarbejdernes motivation for at lære og udvikle sig (til kilden).

Billedkilde

Konsekvenserne af overspringshandlinger for arbejdsgivere

Overspringshandlinger sænker produktiviteten og påvirker samarbejdet. Når medarbejderne afleverer deres opgaver for sent, påvirker det resten af arbejdsgangen. 

I et fjernarbejdsmiljø er overspringshandlinger et dobbelt problem. Fleksibilitet kan føre til distraktioner, overspringshandlinger og endda til, at man helt undgår ubehagelige opgaver. I det næste afsnit vil jeg diskutere nogle strategier, du kan bruge til at holde dine fjernarbejdere på opgaven. 

Sådan forebygger du overspringshandlinger blandt fjernarbejdere

Fjernarbejdere føler sig ofte afkoblet fra virksomheden og kan udvikle negative følelser over for de opgaver, de skal udføre. For at fremme medarbejdernes engagement og opbygge succesfulde teams skal arbejdsgiverne sikre, at forventninger og mål er klare (Læs mere: Forventninger i Retros ), samtidig med at man støtter medarbejderne i at nå disse mål. Her er fem tips til at hjælpe medarbejderne med at føle sig mere engagerede og set, hvilket fører til mindre udskydelse:

1. Lav et ugentligt check-in eller regelmæssige retrospektiver.

Som tidligere nævnt føler fjernarbejdere sig nogle gange afkoblet fra virksomheden og kæmper for at føle sig set. Et kort møde hver uge eller hver 14. dag kan gøre meget for at få dem til at føle sig engagerede. Her kan de dele deres tanker og følelser med ledelsen eller lederne. 

At gennemføre regelmæssige check-ins eller agile retrospektiver med et simpelt værktøj som Echometer har flere fordele for dine fjernarbejdere: 

 

• • Det åbner en kommunikationskanal og hjælper med at forstå deres arbejde fra deres synsvinkel. 

• • Det øger tilliden og den gensidige støtte ved at forbedre kommunikationen og styrke forholdet til dine teammedlemmer. 

• • Du giver medarbejderne en stemme og modet til at komme til dig med ideer, spørgsmål og bekymringer. 

• • Du vækker ansvarsfølelsen og øger produktiviteten.

2. Nedbryd målene

Giv dine kolleger overskuelige mål. Det er lettere for alle at gennemføre en opgave, hvis den er opdelt i mindre mål. 

Derudover skal målene være opnåelige og klare. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timed) er en fælles ramme for at definere mål. Når du tildeler opgaver, skal du sørge for, at de følger SMART-rammen (Læs mere: Sæt gode mål ). 

Overvæld ikke medarbejderne med for mange opgaver. En enorm liste over ting, der skal gøres, er demotiverende for alle. Tildel kun det, som medarbejderne kan nå inden for en rimelig tidsperiode. 

3. Fejr små succeser

En af årsagerne til overspringshandlinger er følelsen af at være undervurderet eller ikke værdsat. Anerkendelse, selv for en lille succes, kan gøre meget for at få kolleger til at føle sig værdsatte. 

En kort tak eller et “Godt gået” kan være en god motivator til at få flere opgaver fra hånden. Dette kan også gøres med digital værktøjsunderstøttelse (mere om dette:  Analyse af arbejdsstyrken og performance management).

4. Måling af følelsesmæssigt velbefindende

Det er vigtigt at tjekke dit fjernteams følelsesmæssige velbefindende for at opretholde produktiviteten og undgå overspringshandlinger. Mens det er nemt for interne teams at tjekke ind personligt, har fjernteams færre muligheder for at diskutere og løse problemer uden at føle sig udstillet. 

Indførelsen af en stemningsundersøgelse kan hjælpe din virksomhed med at øge engagementet. Stemningsundersøgelser er normalt korte og omfatter spørgsmål om medarbejdernes følelser omkring deres arbejde, og hvordan de oplever arbejdsbyrden. De giver også medarbejderne mulighed for at dele deres tanker og følelser (eventuelt anonymt) uden stresset ved en personlig samtale med en leder. Værktøjet Echometer hjælper med at gennemføre stemningsundersøgelser - i kombination med korte møder for direkte at udlede handlinger fra resultaterne og øge medarbejdernes selvvirksomhed (Mere om Echometer).

5. fremme modstandsdygtighed eller modstandsdygtighedskapacitet 

At overvinde daglige og ikke så daglige udfordringer er en normal del af enhver medarbejders job, hvilket gør modstandsdygtighed til en kritisk kvalitet i et succesfuldt team. For at sikre, at dine kolleger holder ud, når det bliver svært, skal lederne opmuntre til opfindsomhed og opbygge relationer mellem teammedlemmerne. Psykologisk sikkerhed ). Modstandsdygtighed starter med selvindsigt, dvs. at medarbejderne først skal erkende de omstændigheder, der fører til deres udskydelse. Hvis der er et område eller en opgave, de kæmper med, har de brug for et miljø, hvor de kan være ærlige og få støtte uden frygt for repressalier.

Hvordan software kan hjælpe med at overvinde overspringshandlinger

Forebyggelse af overspringshandlinger i fjernteams lettes af teknologiske værktøjer, der muliggør samarbejde og engagement med teammedlemmer. 

Der findes en række værktøjer og apps, som kan hjælpe medarbejdere med at overvinde overspringshandlinger. Nogle udvidelser, såsom Pomodoro Timer, kan understøtte effektiv tidsstyring, men de har deres begrænsninger. Organisationer med mobile og hybride arbejdsstyrker bør have et robust tidsstyringssystem på plads, der dækker hele virksomheden. System til tidsregistrering Brug de indbyggede besked- og samarbejdsfunktioner til at engagere alle medarbejdere i at diskutere de daglige opgaver. 

Med engagement fra chefer og andre ledere, passende anerkendelse, brug af teknologi og opbygning af modstandskraft kan du hjælpe dine mobile medarbejdere med at undgå overspringshandlinger. 

Om forfatteren

Dean Mathews er grundlægger og administrerende direktør for OnTheClock, en app til Tidsregistrering til medarbejdere, som giver support til tidsregistrering til over 15.000 virksomheder verden over. 

Dean Mathews har mere end 20 års erfaring med design og udvikling af virksomhedssoftware. Han ser softwareudvikling som en form for kunst. Når kunstneren skaber et mesterværk, bliver mange menneskers liv ændret til det bedre. 

Når han ikke perfektionerer tidtagningen, kan Dean Mathews godt lide at fordybe sig i sin tro, tilbringe tid med sin familie og sine venner og lede efter måder at gøre verden lidt bedre på.