Hvor mange teams skal en Scrum Master have? 10 tips

I den agile verden står Scrum Masters ofte over for udfordringen med effektivt at lede mere end to teams. Er det ikke for meget? Hvor mange Scrum Masters på hvor mange teams giver mening? Det diskuterer vi nedenfor.

I princippet kræver det klare strategier og tilpasningsevne at mestre denne opgave. Find ud af i denne artikel, hvordan du med succes kan lede og støtte flere teams som Scrum Master.

Forestil dig, at du er Scrum Master for fire teams - ville det være for meget? Sandsynligvis ja.

Det ideelle antal teams, som en Scrum Master bør coache, varierer afhængigt af forskellige faktorer som organisationens størrelse og kompleksitet, teamets og Scrum Masterens erfaring samt projektets specifikke krav. I Scrum-litteraturen kan man indirekte læse, at anbefalingen er at antage et maksimum på 2 teams pr. Scrum Master som et rimeligt forhold.

Denne anbefaling er baseret på den antagelse, at den personlige interaktion og støtte fra en Scrum Master kan falde, når antallet af teams stiger. Hvis en Scrum Master støtter flere teams, er det vigtigt at sikre, at han/hun etablerer effektive kommunikations- og koordineringsmekanismer for at imødekomme alle teams behov. Selv eller især hvis du er Scrum Master for fire teams, er dette råd vigtigt.

Det er vigtigt at bemærke, at rollen som Scrum Master ikke er begrænset til at coache teams, men også at støtte hele organisationen i implementeringen af agile metoder (selvom det normalt kommer i baggrunden og ikke er den første prioritet). Derfor kan det nøjagtige antal af teams, der understøttes, variere fra organisation til organisation. Det er tilrådeligt at vurdere situationen på stedet og justere antallet af teams, der understøttes, i overensstemmelse hermed. Nogle spørger også fejlagtigt, hvor mange Scrum Masters der er fornuftige pr. team - men normalt bør ikke flere Scrum Masters coache et team, men maksimalt én.

Hvis en Scrum Master har ansvaret for mere end to teams, kan det være en udfordrende opgave. Det kræver derfor effektiv organisering og prioritering af opgaverne. Her er nogle tips til Scrum Masters, der administrerer flere teams:

1. Effektiv kommunikation: Sørg for at etablere klare og effektive kommunikationskanaler for at holde dig velinformeret og sikre, at teams kan kommunikere med hinanden. Brug digitale værktøjer, regelmæssige møder og andre kommunikationsmidler til at dele information effektivt.

2. Uddelegering af opgaver: Identificer opgaver, der kan overtages af andre teammedlemmer eller Scrum Masters, og uddelegér disse opgaver for at fordele arbejdsbyrden. Det kan f.eks. være at organisere retrospektiver, træning eller overvågning af metrikker.

3. Standardisering af processer: Implementer standardiserede processer og praksisser på tværs af alle teams for at fremme konsistens og gøre arbejdet lettere. Dette kan omfatte indførelsen af fælles værktøjer, definitioner af arbejdsgange og brugen af standardiserede målinger (såsom teamtilfredshed).

4. Prioritering efter behov: Identificer teamets mest presserende behov, og fokuser på at prioritere disse problemer. Sæt klare prioriteter, og arbejd med de udfordringer, der har størst indflydelse på teamene.

5. Fremme selvorganisering af holdene: Tilskynd teamene til at handle autonomt og løse problemer selvstændigt. En selvorganiseret teamstruktur kan reducere byrden for dig som Scrum Master, da teamene påtager sig mere ansvar.

6. Brug agile principper til dit workflow: Anvende agile principper i dit eget arbejde som Scrum Master. Brug f.eks. den agile tilgang med løbende forbedringer til at øge din egen effektivitet.

7. Uddannelse og vejledning: Invester tid i at træne og vejlede teammedlemmer og andre Junior Scrum Masters. Jo bedre teamene er til at organisere sig og løse problemer, jo mindre direkte støtte har de brug for.

8. Fremme samarbejde på tværs af teams: Skab muligheder for, at teams kan samarbejde med hinanden og dele viden. Det kan være i form af community-of-practice-møder, fælles retrospektiver eller regelmæssige fælles arrangementer. Teamene kan lære af hinanden og dele best practices.

9. Brug effektive værktøjer: Brug værktøjer, der understøtter samarbejde og kommunikation mellem teams. Virtuelle værktøjer til projektstyring, kommunikation og samarbejde kan hjælpe med at styre information centralt og lette udvekslingen.

10. Klare roller og ansvarsområder: Sørg for, at alle teammedlemmer har klare roller og ansvarsområder inden for deres team. Det hjælper ikke kun med selvorganiseringen, men giver også dig som Scrum Master mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver.

11. Regelmæssige tilbageblik: Planlæg regelmæssige retrospektiver for at gennemgå effektiviteten af din pleje og støtte. Tag dig tid til refleksion og forbedring for at sikre, at du fokuserer på de vigtigste aspekter.

12. Overvej at skalere frameworks: Hvis antallet af teams, du leder, fortsætter med at vokse, kan det give mening at overveje skaleringsrammer som SAFe (Scaled Agile Framework) eller LeSS (Large-Scale Scrum). Disse rammer giver strukturer og praksisser, der er specielt designet til at skalere agile principper på et organisatorisk niveau.

Husk, at udfordringerne ved at lede flere teams ikke kun ligger i organisationen, men også i din personlige tidsstyring og dine kommunikationsevner. Fleksibilitet, tilpasningsevne og en kontinuerlig vilje til at lære er afgørende faktorer for din succes i en sådan rolle.

Scrum Master to Teams-forholdet kan også sammenlignes med Agile Coach to Teams-forholdet. Hvis du har en god forståelse af dette, kan du også svare på spørgsmålet: Hvor mange Agile-trænere har jeg egentlig brug for til min agile transformation?

Antallet af teams, som en Agile Coach superviserer, kan variere afhængigt af forskellige faktorer, ligesom det er tilfældet med en Scrum Master. Der er dog ingen faste regler eller standarder, der foreskriver præcis, hvor mange teams en Agile Coach skal supervisere. Det optimale antal afhænger af forskellige faktorer, herunder

1. Organisationens størrelse og kompleksitet: I større og mere komplekse organisationer kan det være nødvendigt for en Agile Coach at støtte flere teams, da behovet for støtte til agilitet og transformation er større.

2. Erfaring med Agile-træneren: En erfaren Agile-coach kan måske støtte flere teams effektivt end en med mindre erfaring. Erfaring spiller en vigtig rolle i evnen til at forstå og støtte forskellige teams på deres agile rejse.

3. Type af coachingaktiviteter: Typen af coachingaktiviteter kan også have en indvirkning. En Agile-coach, der fokuserer på træning, workshops og strategisk planlægning, kan potentielt coache flere teams end en, der fokuserer meget på individuel teamdynamik og konfliktløsning.

I praksis er det min erfaring, at en Agile-træner ikke bør træne mere end to til fem hold direkte for at sikre, at der er tilstrækkelig tid til hver holdstøtte. Det er dog vigtigt at bemærke, at dette ikke er en fast regel, og at situationen kan variere afhængigt af de faktorer, der er nævnt ovenfor. En Agile-træner bør være i stand til at vurdere organisationens og holdenes behov og tilpasse sig derefter. 

Hvad jeg også har set oftere: Der er en Agile Coach for 100 personer, og Agile Coach bliver anmodet om af teams efter pull-princippet, så ressourcerne fordeler sig naturligt fornuftigt. I den henseende kan spørgsmålet “Hvor mange Agile Coaches har jeg brug for?” kun besvares godt afhængigt af de allerede nævnte faktorer.

Du kan også reducere antallet af nødvendige Scrum Masters eller Agile Coaches, hvis du bruger de rigtige værktøjer, hvilket bringer os til næste afsnit.

Hvis du føler, at du skal støtte for mange teams på samme tid, så er værktøjet Echometer interessant for dig. Det fokuserer på at forenkle den kontinuerlige forbedring af teams - især for teams, der ikke har en dedikeret fuldtids Scrum Master.

Echometer er et digitalt værktøj, der hjælper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check’er. Uanset om det er remote, hybrid eller on-site: det gør teamcoaching målbart og professionaliserer dit arbejde, samtidig med at det sparer dig for en masse arbejde. Tag et kig på vores hjemmeside for at finde ud af mere: www.echometerapp.com.

“Hvis du har for mange teams, så lad værktøjer som Echometer hjælpe dig: Hvilke teams er utilfredse med hvad? Så kan du starte der!”

• Christian Heidemeyer, psykolog og Scrum Master

Kort sagt, 2 teams pr. Scrum Master er passende. Desværre bliver der ofte ikke taget fuldt hensyn til dette i praksis. 

Ledelse af flere teams kræver en balance mellem effektiv kommunikation, smart prioritering af ressourcer og fremme af selvorganisering. Med de rette metoder kan Scrum Masters skabe et agilt miljø, hvor teams kan trives og bidrage til succes sammen.

Til sidst, igen henvisningen: Hvis du gerne vil prøve, hvordan det føles at videreudvikle dit team med vores værktøj: Du kan starte en agil retrospektive nedenfor uden at logge ind, i dette tilfælde “Keep, Stop, Start” workshoppen. 

Alternativt kan du blot videresende vores hjemmeside til de ansvarlige kolleger: www.echometerapp.com.