Færdig er ikke bare færdig – et eksempel på Definition of Done

Den anden dag forberedte jeg en workshop sammen med en kollega. Vi blev hurtigt enige om indholdet, det eneste, der manglede, var en passende PowerPoint-præsentation. For at kunne arbejde på præsentationen så effektivt som muligt, delte vi den op tematisk. Da vi så satte os ned for at diskutere det færdige udkast, viste der sig et stort problem: Vi havde meget forskellige opfattelser af, hvad der egentlig kendetegner et “færdigt udkast”. 

Dette problem kan også opstå i agile Scrum-teams. Efter to uger er teamet nået til slutningen af sprinten, men der er uenighed om, hvorvidt produktinkrementet allerede er færdigt og kan flyttes fra “in progress” til “done”. Denne uenighed fører til diskussioner, som igen påvirker klimaet i teamet negativt. For at forhindre disse diskussioner og for at beskytte et effektivt teamwork er der et artefakt i Scrum-verdenen, der hedder “Definition of Done” (DoD). 

Hvad er en definition af færdig?

Definition of Done betyder bogstaveligt talt “definition af færdig”. Det betyder, at teamet bliver enige om, hvad der skal gøres, for at en feature kan betragtes som færdig. I praksis kan Definition of Done repræsenteres som en slags tjekliste, der bruges under sprintet og især i slutningen til at kontrollere, om visse færdiggørelseskriterier er blevet opfyldt. For softwareudviklingsteams kan disse kriterier f.eks. være følgende: 

• Der er udarbejdet dokumentation. 
• Koden er fuldt implementeret og kommenteret. 
• Der blev udført en kodegennemgang. 
• …

Hvorfor er en definition af Done vigtig?

At målsætning er af enorm betydning for præstation er ikke en ny indsigt. Målsætning er et meget udforsket emne inden for psykologien (jf. Locke & Latham, 2006). Det har vist sig, at præstationen er højest, når målene er så specifikke og udfordrende som muligt uden at virke uopnåelige. Definition of Done er dog ikke en metode til at sætte mål (men hvis den skal bruges, er det en metode til at sætte mål). Støtte til at sætte mål Hvis du har brug for hjælp, vil vi med glæde hjælpe dig); det er snarere et spørgsmål om kriterier, der skal opfyldes for at nå målet. 

Disse kriterier er vigtige for at skabe en fælles forståelse i teamet. En forståelse af, hvad hvert enkelt teammedlem skal opnå for at nå det fælles mål. Så det handler om individuelle præstationer, der i sidste ende bliver til en holdpræstation. 

Hvis vi ser på spørgsmålet om DoD fra produktejerens synsvinkel, bliver helt andre problemer tydelige. Hvis det ikke er klart defineret, hvornår et produktinkrement betragtes som færdigt, kan det føre til uenigheder med kunden, når produktet præsenteres for ham. Hvis dette sker, og et ufærdigt produkt præsenteres, blokeres muligheden for feedback fra kunden. 

Kontinuerlig forbedring

Da en Definition of Done ikke er et statisk koncept, men kan og bør være i konstant udvikling eller forandring, giver den også teamet mulighed for at lære. Hvis teamet ved slutningen af et sprint indser, at det ikke kunne opfylde kriterierne i Definition of Done, kan teammedlemmerne enten justere Definition of Done for at opfylde den faktiske præstation, eller teamet drager konklusioner for det næste sprint og ændrer sin egen måde at arbejde på.

Prøv Echometer gratis nu og få ny inspiration til dine retrospektiver!

Test Echometer gratis

Disse refleksioner over Definition of Done bør foretages af teamet under retrospektivet. Muligt Echometer-artiklerDe spørgsmål, der kan stilles som forberedelse, er 

Vi har klare definitioner af vores krav.

Jeg ved som regel, hvor vi står i forhold til at nå vores fælles mål.

Målsætninger: Mine mål er på linje med mine kollegers mål.

Teamet dækker alle de kompetencer, vi skal bruge for at nå vores mål.

De sætter ikke kun spørgsmålstegn ved, om der overhovedet er en Definition of Done i teamet, men også hvordan gennemsigtighed, autonomi og rolleklarhed er i teamet.

Du kan finde den komplette varepulje i vores Retro-værktøj.

Hvordan kan vores team definere det færdige? Et eksempel på en workshop 

Vi har vist dig, hvad en Definition of Done er, og hvorfor den er vigtig for et effektivt samarbejde i Scrum-teams. Men hvis dit team ikke har oprettet en DoD endnu, undrer du dig sikkert over, hvordan den fungerer. 

I princippet er det vigtigt, at teamet tager sig god tid til at udarbejde dokumentet. I sidste ende skal der opstå et dokument, som alle teammedlemmer kan identificere sig med, og som ikke bare ses som et nødvendigt onde. Derfor anbefaler vi et workshop-lignende format med Scrum Masteren som moderator. Hvert teammedlem skal tænke over, hvilke kriterier der er vigtige for færdiggørelsen af produktet, og teamet kan derefter opsummere disse tanker. På samme måde har vi udviklet et workshopformat til målsætning. Tag et kig for at få idéer til din Definition of Done-workshop! 

Den færdige DoD kan bruges i retrospektiver, for eksempel i form af Definition-of-Done-trafiklyset:  

1. Skriv jeres kriterier for Definition of Done under hinanden.
2. Tegn en rød, en gul og en grøn firkant ved siden af hver.
3. For hvert punkt i Definition of Done markerer hvert teammedlem, om det blev implementeret godt, moderat godt eller dårligt i det sidste sprint. 
4. Diskuter de tre med de hyppigste omtaler i det røde område. 
5. Juster din definition af færdig, hvis det er nødvendigt.

Konklusion - Færdig?

Et par afsluttende ord: Der er ikke noget, der hedder “færdigt” i det agile miljø. Færdig betyder blot, at noget er foreløbigt færdigt, men yderligere justeringer og forbedringer kan og bør følge til enhver tid. Det er et af de mange smukke aspekter ved agilt arbejde: løbende forbedringer. 

Særligt spændende: Nogle gange er punkter “færdige”, indtil kunden kommer og sætter spørgsmålstegn ved hele løsningen og dermed ryster dit fundament af antagelser om kundens behov. I sådanne situationer bliver det klart, om teamet virkelig har prioriteret kundefordele frem for fremskridt i billetsystemet.

En klar definition af, hvad der er gjort, kan undgå konflikter og øge din præstation. Hvis du er interesseret i flere måder at nå dette mål på, bør du også tage et kig på vores artikel  om den forbløffende sandhed bag den agile tankegang  se. Eller berig dine tilbageblik ved at tage højde for de seneste videnskabelige resultater fra psykologien.

Præcis med dette løfte har vi udviklet vores retroværktøj Echometer. Hvis du er interesseret i, hvordan (og om) Echometer fungerer, kan du læse Holgers erfaringsrapport med vores værktøj:

Vil du løfte dit team til et nyt præstationsniveau? Vores Retro Tool kan hjælpe dig med det. Her er Holgers erfaringer med det:

Holgers erfaringsrapport om Remote Retro Tool

Kilder 

Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x