Tjekliste for teamledere: 10 vigtige opgaver

Som teamleder påtager du dig et stort ansvar for dine medarbejdere og dit team. Denne tjekliste for teamledere vil gøre det lettere for dig at bevare overblikket og sikre, at intet går galt.

Vores skabelon er velegnet både som reference for erfarne folk og for nye teamledere. Især teamledere, der er nye i deres team, kan bruge listen som grundlag for at gøre et supergodt førstehåndsindtryk i teamet – uanset om du arbejder efter Scrum, Agile eller vandfaldsmetoden.

Hvis du er interesseret, kan du forresten også downloade tjeklisten som manager i en gratis PDF nedenfor. Lad os komme i gang!

Tjekliste for teamledere #1: Det fælles teammål

Hvis flere personer kun arbejder parallelt, men ikke har et fælles mål, taler man om en arbejdsgruppe – ikke om et team. En arbejdsgruppe bliver først et team, når de også arbejder hen imod et fælles mål.

Din opgave som teamleder er at forstå teamets mål i virksomhedens overordnede sammenhæng så hurtigt som muligt. Dernæst skal du sikre dig, at alle Direct Reports forstår det aktuelle mål, og at der er enighed i teamet. Hvis ikke, kan det også være nyttigt at sætte spørgsmålstegn ved målet.

Afhængigt af konteksten kan teamets mål være et specifikt projektmål eller relatere sig til bestemte nøgletal (f.eks. nye kunder eller kundetilfredshed), som er vigtige for virksomheden. 

Når du har krydset dette af på din tjekliste, kommer vi til det andet punkt, som er tæt forbundet med det.

Tjekliste for teamledere #2: Opbyg relationer – 1-til-1-møder

Gennem regelmæssige en-til-en-møder styrker du dit personlige forhold til alle teammedlemmer og skaber et rum for feedback i begge retninger. Det er ligegyldigt, om de afholdes digitalt eller virtuelt på afstand eller personligt på stedet.

Især i begyndelsen er en-til-en-møder guld værd for at lære hinanden at kende, opbygge tillid og skabe de rette forventninger. Én-til-én-møder hjælper også med at realisere teamets mål og mange andre punkter på denne tjekliste, for eksempel.

For nye direkte underordnede, eller hvis du er ny i teamet som teamleder, bør du i første omgang indstille hyppigheden til ugentligt eller hver 14. dag. Senere, eller med erfarne medarbejdere, er hver 14. dag eller hver måned ofte tilstrækkeligt som frekvens for en-til-en-møder. Her er 5 tips til den første personlige samtale med nye medarbejdere og Her er 6 generelle tips til vellykkede 1-til-1-samtaler .

Vores Echometer-værktøj hjælper også med at gennemføre produktive 1-til-1-samtaler. Her er et eksempel på en skabelon, som ledere kan bruge til at udvikle deres medarbejdere på en målrettet måde. Vi har mange flere psykologisk baserede skabeloner i vores værktøj:

Tjekliste for teamledere #3: Uddelegering af ansvar

Rollen som teamleder kan være overvældende, især hvis man forsøger at gøre alting selv. Men det er ikke formålet med rollen. Som teamleder skal du lære at uddelegere ansvar.

Giv dit team mulighed for selv at træffe så mange beslutninger som muligt. Vis teammedlemmerne den tillid, at de kan påtage sig et vist ansvar, og gør det klart, at dit mål er at opbygge et selvorganiserende team – ikke et, der er maksimalt afhængigt af dig som teamleder.

Også her er det vigtigt at holde en-til-en-møder for at forstå, hvordan rollerne i teamet allerede er fordelt, og hvilke teammedlemmer der allerede har ekspertise på hvilke områder. På baggrund af dette kan man give ansvar til teammedlemmer på forsøgsbasis, især i begyndelsen, mens man stadig er ved at lære sig selv at kende. Måske kan disse teammedlemmer endda påtage sig opgaverne permanent, så du kan fokusere på strategiske emner? 

Tjekliste for teamledere #4: Få aktivt feedback

Selvfølgelig vil alt ikke altid køre perfekt i teamet. Vær åben over for, at Direct Reports giver dig feedback eller blot deler deres mening.

Nogle teammedlemmer vil være mere villige til at tale om det. For andre er du nødt til at skabe plads til feedback og aktivt bede om den. Brug dine 1-til-1-møder til aktivt at bede om feedback og medarbejderens perspektiv igen og igen.

I øvrigt handler feedback ikke om at være enig i al feedback og forsøge at implementere den en-til-en. Det handler snarere om at vise medarbejderne, at man er interesseret i deres mening og lytter til dem. Om du som teamleder er enig i feedbacken, og hvordan du håndterer den, er et andet spørgsmål. 

Dit vigtigste mål som ny leder i starten er at forstå, hvordan teammedlemmerne opfatter dine initiativer som leder – sammenlignet med status quo før dig – for også her at praktisere aktiv forventningsstyring. 

Tjekliste for teamledere #5: Skab klare rolleforventninger

Ved hver Direct Report, hvad der forventes af ham eller hende?

Kun de, der kender og forstår forventningerne til deres egen rolle, kan opfylde dem. At skabe klare rolleforventninger er derfor altid et af de første skridt som teamleder. Det omfatter selvfølgelig også en klar kommunikation af de krav, du stiller til dine medarbejderes præstationer.

Brug dine en-til-en-møder til at forklare rolleforventningerne individuelt med medarbejderne, afklare spørgsmål og give regelmæssig feedback på graden af opfyldelse.

Tjekliste for teamledere #6: Reflektere over processer i teamretrospektiver

Teamretrospektiver er et teammødeformat, hvor teamet samles som helhed i 30 til 90 minutter for at reflektere over det seneste samarbejde og udlede forbedringstiltag. De er blevet bedst kendt gennem Scrum-rammen.

Teamretrospektiver spiller en vigtig rolle i at styrke teamkulturen og skabe en åben feedbackkultur. Især som ny leder kan de være et fantastisk værktøj til at igangsætte bottom-up-forandringer i teamet på en konstruktiv og positiv måde. Du kan finde mere information om agile retrospektiver her .

Jeg anbefaler at udføre retros hver anden til maksimalt fire uger for at gøre princippet om løbende forbedringer til en vane. 

Tjekliste for teamledere #7: Fremme af en fejlkultur

Tal selv om dine fejl! Opfordr også teammedlemmerne til at tale om deres fejl. Det kan være en god idé at tale om fejl i det trygge rum, som et en-til-en-møde er, før du eventuelt fortæller om dem til hele teamet. 

Hvis fejlkulturen i teamet er tilstrækkeligt udtalt, bliver det en praksis i teamet at lære af fortidens fejl – for eksempel i teamets retrospektiver. Sørg altid for, at det aldrig handler om at udpege den skyldige, men fejre dem for, at de står ved deres fejl og lærer af dem.

Hvorfor er en god fejlkultur så vigtig? Den er en indikator for, hvor sundt dit team er, og hvor trygt det føler sig. Kort sagt: Kun når dit team er sundt, kan det frit udtrykke sine ideer. Først da kan I blive et ægte high performance-team.

Tjekliste for teamledere #8: Aktivt design af teamrutiner

Hvilke rutiner er der virkelig brug for i teamet? Hvilke teammøder giver i øjeblikket kun lidt værdi (selv om det kun er for enkeltpersoner)? 

Som teamleder er du primært ansvarlig for at sikre, at dit team har effektive rutiner og møder.

Tip: Brug dine team-retrospektiver til at sætte spørgsmålstegn ved dine teamrutiner og mødeformater. Det giver dit team mulighed for at tage ansvar for at være med til at forme deres egne rutiner og formater. Du kan læse mere om de 5 faser i en retrospektiv workshop her..

En ekstrem foranstaltning kunne endda være at aflyse alle møder i 1-2 uger og tage et kig: Hvilke møder har vi virkelig brug for? Ja, det har vi allerede prøvet med succes internt 🙂 .

Tjekliste for teamledere #9: Håndtering af konflikter og fjernelse af forhindringer

Hvis du som teamleder ikke har modet til at tale åbent om en konflikt, er der sandsynligvis ingen, der vil gøre det. Konflikten vil ødelægge teammoralen, og i værste fald vil du miste vigtige teammedlemmer på grund af frustrationen.

Som teamleder skal du derfor kunne tale åbent om alle konflikter – også eller især når de vedrører dig selv. Dit mål er at skabe et arbejdsmiljø, hvor de direkte underordnede kan yde deres bedste. Men det kan ikke lade sig gøre, hvis konflikter slører alles opmærksomhed.

Det gælder i øvrigt især i virtuelle eller eksterne teams: Her har uudtalte konflikter potentiale til at bidrage til frustration og begrænse produktivitet og tilfredshed. Hvis du gerne vil have et par konkrete tips om ledelse på hjemmekontoret, kan du se her: 5 tips til virtuel ledelse på afstand .

Tjekliste for teamledere #10: Fejr teamets succeser, og fremhæv individuelle bidrag

Værdifulde milepæle og mål, der er nået sammen med teamet. Nu mere end nogensinde søger medarbejderne tilfredsstillelse i deres arbejde og følelsen af at have skabt noget betydningsfuldt. Som teamleder bidrager du til dette ved at fejre succeser.

Fokuser primært på holdets præstation, men fremhæv også enkeltpersoner, hvis de har ydet et særligt bidrag til resultatet. Der bør ikke være en “free-rider-effekt”, hvor nogle få personer gør en uforholdsmæssig stor indsats for holdet, men i sidste ende får alle lige meget kredit. 

Ros den enkeltes særlige indsats foran hele teamet, så alle ser og forstår, hvad du værdsætter som teamleder (på en sund og fair måde, naturligvis). Det tjener til at anerkende individuelle præstationer, forhindrer top-performere i at føle sig undervurderede og opmuntrer andre teammedlemmer til også at ville kvalificere sig til ros i fremtiden. Hvis du er i tvivl, bør feedback først kommunikeres i en individuel dialog. Her er mere information om, hvordan du giver effektiv feedback .

Tjekliste for teamledere #11: Selvledelse

Som teamleder er det vigtigt at planlægge sin egen tid effektivt ved at prioritere og skabe faste tidsrum til ledelsesopgaver, strategisk tænkning og personlig refleksion. 

Sørg for at holde dit stressniveau under kontrol ved hjælp af teknikker som regelmæssige pauser, mindfulness eller motion for at forblive produktiv på lang sigt. I bedste fald skal du aktivt søge støtte, det være sig gennem dialog med andre teamledere, få feedback eller arbejde med en mentor for løbende at udvikle dig selv.

Så forhåbentlig har vores tjekliste for ledere givet dig en god idé om, hvad du skal være opmærksom på som teamleder. Hvis du er interesseret, kan du downloade den gratis som PDF fra følgende link.

Download PDF

Download PDF

Konklusion: Top 10 tjekliste for teamledere

Der er selvfølgelig utallige andre ting, du kan eller bør gøre som teamleder. Men hvis du samvittighedsfuldt implementerer top 10 på denne tjekliste, er du sandsynligvis allerede en af de bedste agile teamledere i din virksomhed.

Hvis du stadig er i tvivl, kan det digitale online softwareværktøj Echometer hjælpe dig med at indføre de vigtigste ledelsesrutiner som agile retrospektiver og 1-til-1-møder med dine medarbejdere. Du kan finde ud af mere om Echometer-appen her.

Hvis du er interesseret, kan du også lege med en af vores skabeloner til en-til-en-møder her og snart afprøve den gratis med et af dine teammedlemmer: