5 whiteboard-skabeloner til brainstorming af handlinger i retrospektiver

Ud over det sjove og teambuilding-aspektet ved et retrospektiv er det også vigtigt at brainstorme og registrere meningsfulde tiltag. Her kan whiteboard-skabeloner være en god hjælp. I denne artikel introducerer vi dig til 5 vigtige whiteboard-skabeloner og forklarer, hvordan du kan bruge dem i forskellige eksempler.

Retro whiteboard-skabelon #1: “5x hvorfor”-metoden

Når du kan bruge “5x hvorfor” i et retrospektivt forløb

Før man brainstormer foranstaltninger i et retrospektiv, bør man sikre sig, at problemet er tilstrækkeligt forstået. Ofte har teammedlemmer forskellige perspektiver på et problem. At dele disse perspektiver hjælper med at udvikle en fælles forståelse, hvilket øger effektiviteten af foranstaltninger. “5x Hvorfor”-whiteboard-skabelonen gør det muligt at strukturere denne proces. Den kan nemt bruges sammen med retrospektivskabelonen og supplerer den fremragende.

Sådan fungerer “5x Why”-metoden

Du starter med det problem, du har identificeret i “Indsaml data”-fasen af retrospektivet, og stiller spørgsmålet om, hvorfor problemet eksisterer. Svaret på dette “hvorfor?” noteres i skabelonen. Derefter går vi et niveau dybere og spørger ind til svaret på “hvorfor?” igen. Gennem denne kæde af “hvorfor”-spørgsmål kommer man tættere på den egentlige kerneårsag og kan opdage forskellige alternative løsninger undervejs.

Efter at have gentaget “Hvorfor?” op til 5 gange, kan teamet brainstorme sig frem til, hvilket “Hvorfor” der giver en god løsningstilgang.

Praktisk eksempel på “5x Hvorfor” i en retro

Et meget godt eksempel på, hvordan nye perspektiver opstår gennem “5x Hvorfor”-modellen, er de høje rengøringsomkostninger for Washington Monument:

ProblemUdgifterne til rengøring af Washington-monumentet stiger enormt.

Hvorfor 1: Hvorfor stiger rengøringsomkostningerne? → Fordi der er så meget fugleekskrementer.

Hvorfor 2: Hvorfor er der så mange fugleklatter? → Fordi monumentet tiltrækker så mange fugle.

Hvorfor 3: Hvorfor tiltrækker monumentet så mange fugle? → Fordi der er så mange insekter der.

Hvorfor 4Hvorfor er der så mange insekter ved monumentet? → Fordi det er oplyst i mange timer om aftenen.

Hvorfor 5Hvorfor er monumentet oplyst? → Fordi det er mere attraktivt for turister.

Mulige løsninger ifølge denne kerneårsagsforskning:

• Mindre belysning til monumentet
• Brug belysning, der tiltrækker færre insekter

Retro whiteboard-skabelon #2: Fiskebensdiagrammet (Ishikawa)

Hvornår skal man bruge fiskebensdiagrammet i en retrospektiv analyse?

Ligesom med “5x Hvorfor” handler denne whiteboard-skabelon også om at udforske de grundlæggende årsager. I modsætning til “5x Hvorfor” handler det her om at opdele de grundlæggende årsager i forskellige kategorier for at skabe et så bredt perspektiv som muligt.

Sådan fungerer fiskebensdiagrammet

Det problem, der skal behandles, er fiskens hoved. I det første trin fastlægger man de kategorier, hvor man mistænker kerneårsagerne. Her kan man henvise til forskellige standarder eller brainstorm kategorier selv i et team.

Når kategorierne er defineret, kan hvert teammedlem brainstorme årsager inden for den pågældende kategori og præsentere dem for gruppen. Baseret på de kerneårsager, der er udviklet, kan I så som team beslutte, hvilke udgangspunkter I vil bruge til handling.

Praktisk eksempel på fiskebensdiagrammet i en retrofilm

Lad os tage et kig på fiskebensdiagrammet ved hjælp af eksemplet med togforsinkelser:

Problem: 50% af fjerntogene i Tyskland er mere end 60 minutter forsinket.

Brainstorming af kategorier for mærkesager:

• Ruteplanlægning
• Jernbanenetværk
• Vejrets indflydelse
• Toget selv
• Station og spor
• Ændringer og tilsluttende tog

Baseret på kategorierne kan man nu brainstorme, hvilke Specifikke grundlæggende årsager er skjult her i hvert enkelt tilfælde. Eksempler kunne være:

• Ruteplanlægning

  • For tæt frekvens af tog på en strækning
  • For få muligheder for alternative ruter
  • Overdrevent lange godkendelsesprocesser for godkendelse af alternative ruter
  • …

• Jernbanenetværk

  • Efterslæb under vedligeholdelsesarbejde
  • Fejl med strømforsyningen i en bestemt serie
  • …

• …

Baseret på de indsamlede grunde kan I nu vurdere, hvilke tiltag I med fordel kan tage fat på som et team.

Retro whiteboardskabelon #3: Matrixen mellem indsats og effekt

Hvornår kan du bruge indsats-effekt-matrixen i en retrospektiv undersøgelse?

Det sker ofte i retrospektiver, at der er mange mulige tiltag i rummet. Så er det vigtigt at afveje, hvilke ideer til tiltag der er de mest lovende. Det er præcis i den slags situationer, at indsats-effekt-matrixen er nyttig.

Sådan fungerer indsats-effekt-matrixen

Matricen beskriver “indsatsen” på den vandrette X-akse. Jo længere til højre et emne er placeret, jo højere er den formodede indsats. Den lodrette Y-akse beskriver til gengæld den formodede effekt, som tiltaget ville have. Følgende kategorier for tiltag udspringer af de resulterende kvadranter:

• Fill-ins (nederst til venstre): Foranstaltninger, der er lette at implementere, men som heller ikke har den store effekt.
• Hurtige gevinster (øverst til venstre): Tiltag, der er lette at implementere og har stor effekt
• Store projekter (øverst til højre): Gennemarbejdede tiltag med stor effekt
• Utaknemmelige opgaver (nederst til højre): Omfattende foranstaltninger med lav effekt

Tendensen er derfor: Jo længere et tiltag er placeret oppe til venstre, jo bedre. Den nøjagtige placering af de foreslåede tiltag bør diskuteres i teamet.

Praktisk eksempel på indsats-effekt-matrixen i en retro

Illustreret med eksemplet “For langsom feedback på supporthenvendelser” kunne målene fra kvadranterne i effekt- og indsatsmatrixen hver især være som følger:

Udfyldninger (nederst til venstre):

• Svar på supporthenvendelser med en automatisk kvittering for modtagelse (er enkelt, men er sandsynligvis ikke tilfredsstillende for kunden som en selvstændig ændring)

Hurtige sejre (øverst til venstre):

• Tildeling af rollen som “first responder” for at undgå ansvarsdiffusion (hvis ansvarsdiffusion er en central årsag til de lange responstider, kan dette tiltag være meget effektivt).

Større projekter (øverst til højre):

• Etablering af en kunstig intelligens, der automatisk behandler op til 80% af supportanmodningerne (er sandsynligvis et stort projekt, men hvis det lykkes, kan det også tilbyde en tilsvarende bæredygtig merværdi).

Utaknemmelige opgaver (nederst til højre):

• Genopbyg proceskortet til supportanmodninger (forudsat at proceskortet er forældet, men alligevel næsten ikke er i brug, og derfor vil en opdatering sandsynligvis ikke have den store effekt).

Retro whiteboardskabelon #4: Cirkler af indflydelse

Hvornår skal man bruge indflydelsescirklerne i et retrospektivt forløb?

Mange problemer, der dukker op under et retrospektiv, vil være af tværgående karakter. Det betyder, at ikke alle løsninger ligger inden for teamets indflydelsessfære. Modellen med indflydelsescirkler er en god tilgang til at afklare, hvilke initiativer der alligevel kan igangsættes på individ- eller teamniveau.

Sådan fungerer indflydelsescirklerne

Når problemet er defineret, begynder den første fase af brainstormingen. Her handler det først og fremmest om, hvad hvert enkelt teammedlem kan gøre for at løse problemet eller i det mindste afbøde de negative virkninger. Det samme gøres på team- og organisationsniveau.

Målet er at finde ud af, hvad teamet selv kan ændre for at tilpasse sig så godt som muligt til de organisatoriske rammebetingelser. For løsningerne uden for teamet er det vigtigt at brainstorme, hvilke ændringer i organisationen der kan foreslås. Det kan også være en værdifuld foranstaltning at tage fat på problemer i de organisatoriske rammer uden for teamet.

Praktisk eksempel på indflydelsescirkler i en retro

Lad os illustrere omfangsmodellen med et eksempel på problemet “produktmilepæle bliver ikke nået”:

Hvad kan alle gøre for sig selv?

• Aktivt stille spørgsmålstegn ved, hvilke forudsætninger der skal være til stede for ens eget bidrag (for på forhånd at identificere forsinkelser på grund af eksterne faktorer).
• Del aktivt i teamet, hvor meget usikkerhed der stadig er i implementeringen af emner (for at gøre det klart på et tidligt tidspunkt, at arbejdspakker endnu ikke kan estimeres præcist).

Hvad kan vi gøre som et team?

• Søg aktiv udveksling med andre produktteams for at identificere grænsefladeproblemer på et tidligere tidspunkt.

Hvilke forandringer i organisationen kan vi stimulere?

• Foreslå 1 uges “nedkølingsfase” mellem sprinterne.
• Foreslå indførelse af en bedre dokumentationslogik for krav og afhængigheder.

Retro whiteboardskabelon #5: Hypotese og eksperiment

Hvornår skal man bruge eksperimentskabelonen i en retrospektiv undersøgelse?

I retrospektiver har man en tendens til at planlægge tiltag for ambitiøst. Når man implementerer disse store tiltag, kommer den daglige forretning i vejen, og implementeringen af tiltaget går i stå, indtil det bliver droppet under bordet. Hvis det sker for dig, kan “eksperiment”-skabelonen hjælpe dig med at gøre tiltagene mindre og øge hastigheden og sandsynligheden for implementering.

Sådan fungerer eksperimentskabelonen

Når man har defineret problemet, er det næste skridt at beskrive en måltilstand. Det er vigtigt at forstå, hvad der præcist vil ændre sig i måltilstanden, og hvorfor det er så vigtigt. Det næste skridt er at brainstorme hypoteser om, hvorfor denne måltilstand endnu ikke er opnået, og hvilke forhindringer der skal overvindes for at nå den.

Nu handler det om at bevise disse hypoteser gennem eksperimenter, der er så små som muligt. Måltilstanden behøver ikke nødvendigvis at være nået endnu. I stedet er fokus på at validere hypotesen. På den måde hjælper skabelonen teamet med at tænke i små skridt.

Praktisk eksempel på eksperimentskabelonen i en retro

I praksis kunne eksemplet med at arbejde med eksperimenter se sådan ud:

ProblemProduktvisionen rejser flere spørgsmål for os, end den besvarer.

MåltilstandProduktvisionen giver os orientering og sikkerhed til at træffe vores daglige beslutninger i teamet uafhængigt og til at have mindre brug for koordinering med produktejeren.

HypoteseVi taler for lidt om den konkrete køreplan for, hvordan vi vil opnå produktvisionen.

Mulige eksperimenter:

• Indsæt et nyt felt i epics, hvor produktejeren kort forklarer strategisk betydning og perspektiv.
• Afhold en workshop om produktvisionen og køreplanen med produktejeren.

Som nævnt bør de mulige eksperimenter fra brainstormingen hver især være små tiltag, der er lette at gennemføre. Disse eksperimenter vil ikke nødvendigvis løse problemet holistisk. Derfor bør resultaterne og erfaringerne fra eksperimenterne aktivt tages op igen i fremtidige retrospektiver for at beslutte gennem de nye erfaringer (hypotese bekræftet eller afvist?), om der er behov for opfølgende foranstaltninger, og i så fald hvilke foranstaltninger der ville være lovende.

Brug af whiteboard-skabeloner i retrospektiver

Det er ikke nok at have et par skabeloner til brainstorming af tiltag. Du er også nødt til at vurdere i hver enkelt situation, hvilken skabelon med hvilken metode der er passende. Forhåbentlig vil eksemplerne hjælpe dig med at vurdere dette lettere.

Tip til Echometer-brugere

Under retroen kan du blot vælge mellem de foreslåede whiteboard-skabeloner for hvert emne på retro-lærredet, uanset hvilken retrospektiv skabelon du bruger. Hvis du har lavet dine egne whiteboard-skabeloner, kan du også vælge dem her: